У всіх організаціях іноді трапляються ситуації, коли необхідно тимчасово замінити одного зі співробітників. Для проведення цієї процедури за встановленими правилами є певний розроблений алгоритм дій, початок яким дає наказ про заміщення відсутнього працівника.
ФАЙЛИ
Завантажити порожній бланк наказу про заміщення тимчасово відсутнього працівника .doc Завантажити зразок наказу про заміщення тимчасово відсутнього працівника .doc
Причини для заміщення
Приводом для заміни будь-кого з персоналу можуть послужити самі різні обставини. Найбільш поширені:
- догляд одного із співробітників на лікарняний;
- догляд в декретну або плановий звичайний відпустку;
- від'їзд у відрядження і т.п.
Слід зазначити, що не завжди в таких випадках призначається тимчасовий заступник.
Зазвичай це потрібно, коли відсутність триває більше трьох робочих днів або тоді, коли обов'язки працівника настільки значущі, що без них нормальна поточна діяльність фірми неможлива.
Кого можна призначити
Для того, щоб запустити процес по заміщенню тимчасово відсутнього співробітника, необхідно спочатку підібрати правильну кандидатуру на заміну.
Це має бути людина, що володіє достатньою кваліфікацією, рівнем освіти та досвідом.
Він може працювати на будь-якій посаді всередині компанії (в цьому випадку потрібно буде заручитися ще й його письмовою згодою) або прийнятий «з боку» на умовах сумісництва.
У деяких ситуаціях, для заміщення тривало відсутнього цінного «кадра», на роботу приймається новий фахівець - тоді з нею має укладатися окремий строковий трудовий договір із зазначенням конкретного обмеженого періоду дії.
порядок заміщення
Після того, як тимчасовий заступник буде знайде, керівництво видає наказ, в якому вказує необхідність заміщення, а також умови, на яких воно буде відбуватися.
Потім з працівником укладається додаткова угода до діючого трудовим договором (якщо це хто-небудь з фахівців компанії) або ж трудовий договір, і після цього людина може приступати до своїх нових функцій.
Хто формує наказ
Директори компаній майже ніколи особисто не займаються створенням розпорядчої документації. Найчастіше це роблять керівники структурних підрозділів, юрисконсульти або секретарі - в залежності від того, яке саме розпорядження потрібно підготувати.
Наказ про заміщення тимчасово відсутнього працівника зазвичай пишеться з ініціативи кадрового відділу і оформляється або в самому відділі, або секретарем.
Що взяти за основу для наказу
Всі розробляються накази повинні на чомусь базуватися. Зокрема, у кожного подібного розпорядження повинно бути документальне підставу і обгрунтування.
Хто повинен підписати наказ про заміщення тимчасово відсутнього працівника
Наказ відноситься до тих документів, які завжди виходять від вищого керівництва підприємства.
Тому даний документ повинен бути підписаний або директором організації особисто, або співробітником, який тимчасово виконує його обов'язки. Також під наказом повинні розписатися всі особи, щодо яких він виданий і ті, хто відповідальний за його виконання.
Таким чином всі вищезгадані працівники засвідчать те, що ознайомлені з розпорядженням і готові його виконати.
оформлення наказу
Даний наказ можна писати в довільній формі - уніфікований його образна законодавчо не встановлено (за винятком державних установ - там для всіх розпорядчих актів існують свої стандарти).
Однак деякі керівники підприємств розробляють власний шаблон наказу - якщо такий в компанії є, при складанні розпоряджень необхідно орієнтуватися саме на нього.
формат документа
Як і оформлення наказу, його формат довільний - це значить, що його можна робити в друкованому вигляді або в рукописному, для визначення законного статусу документа це ніякого значення не має. Тільки один нюанс потрібно врахувати - електронний бланк треба обов'язково роздрукувати - для того, щоб директор і всі зацікавлені працівники могли під ним розписатися.
Що стосується друку - вона не є обов'язковою умовою (якщо тільки керівництво не вимагає її наявності).
Реєстрація наказу
Всі розпорядчі бланки, підготовлені і підписані, слід реєструвати в спеціальному обліковому документі - журналі, який зазвичай знаходиться у секретаря або іншого працівника, відповідального за фіксацію начальницьких розпоряджень. У журнал досить внести назву наказу, дату його складання і номер.
як зберігати
Виданий наказ потрібно в обов'язковому порядку зберігати певний період часу - він визначається або чинним законодавством, або внутрішніми нормативними актами.
Після того, як термін зберігання пройде, бланк можна передати в архів або утилізувати (з дотриманням процедури, також прописаної в законі).
Зразок наказу про заміщення тимчасово відсутнього працівника
Якщо вам доручено створити наказ про заміщення тимчасово відсутнього працівника, подивіться наведений нижче приклад - на його основі ви з легкістю оформите потрібне вам розпорядження.
Спочатку документа вкажіть:
- Назва компанії;
- найменування наказу;
- його номер, місце і дату складання.
Потім, нижче дайте підставу і обгрунтування для його формування. Далі, після слова «Наказую», впишіть:
- посада та ПІБ працівника, на якого покладаються обов'язки по заміщенню;
- період, протягом якого дані функції повинні виконуватися;
- умови заміщення (перелік обов'язків та умови можна вказати в окремому додатку);
- відповідального за виконання цього наказу співробітника.
За необхідності доповніть наказ всієї іншої потрібною інформацією, що має значення у вашому випадку.
В кінці зберіть підписи з усіх зацікавлених осіб.
