При перерахуванні покупцем завдатку за надані йому послуги або виконані роботи, бухгалтер повинен виписати документ бухгалтерського обліку, який іменується рахунок-фактуру на аванс.
Рахунок-фактура на аванс
На підставі даного документа особа може прийняти податок на додану вартість до відрахування. Відповідно до податкового законодавства, рахунок-фактура повинна бути виписана не пізніше п'яти календарних днів з моменту перерахування авансу або фактичної поставки товару. Форма документа є встановленої законом, і змінювати її структуру не може жодна зі сторін.
Дана форма затверджена Урядом РФ і є єдиною як для рахунків-фактур на аванс, так і для рахунків-фактур, оформлюваних за фактом реалізації товару. Після оформлення, його необхідно зареєструвати в спеціально оформленої книзі - книзі продажів, яка ведеться при розрахунку по ПДВ. Її можна оформляти як в електронному вигляді, так і фіксувати на папері.
Як правило, рахунок-фактуру на завдаток оформляють і при поставці товару або надання послуг, які можуть здійснюватися безперервно протягом часу, зазначеного в договорі. Тоді рахунок-фактуру доцільно виписувати в кінці часу, який прописаний в договорі як звітний.
Правила заповнення документа
Рахунок-фактура на аванс повинна містити такі відомості
Порядковий номер документа і дата його складання.
Якщо завдаток отриманий в грошовій формі, то вказуються всі реквізити платіжного документа. Також, необхідно відобразити валюту, в якій перераховуються кошти і її код.
Найменування товару, найменування робіт або послуг в точній відповідності з тим, що зазначене в договорі, а саме в предметі договору. Фіксуємо кількість товару, вартість за одну одиницю і загальну вартість продукції, що поставляється.
Перераховану суму авансу, суму ПДВ і ставку повністю, тобто без округлення цифр і в точній відповідності з тими сумами, які вказуються на платіжних документах.
Підписи сторін (або підпису довіреної особи від організації), печатка організації (якщо є).
Рахунок фактура може складатися письмово, так і з застосуванням електронної техніки, а також загальна форма може бути надрукована, а що залишилися графи заповнені від руки. Про таку можливість говорить і Постанова Уряду РФ.
Нижче розташований типовий зразок і бланк рахунку-фактури на аванс, варіант якого можна скачати безкоштовно.