Відповідь на запит про надання інформації є однією з різновидів ділової документації. Відповідь може бути складений в позитивній формі або негативною.
У першому випадку до складу документа повинні входити всі необхідні дані, запитані раніше в вихідному листі; відмова в наданні інформації повинен бути чітко аргументована і оформлений відповідно до встановленого регламентом.
Запит про надання інформації
Найчастіше воно являє собою прохання надати дані про одного з працівників організації на території РФ.
Зазвичай в тексті вихідного документа, крім власне запиту про надання інформації, зазначаються дані укладача, а саме: його ПІБ, номер і серія паспорта, найменування органу, який його видав і дата видачі, а також особистий підпис суб'єкта.
При допущенні помилок у вихідному документі або порушенні регламенту в листі в бланку докладно порозуміються причина відмови в наданні даних.
Складання відповіді на запит про надання інформації
Якщо запит оформлений правильно і не суперечить чинному законодавству РФ, слід приступити до складання безпосереднього відповіді на нього.
Для цього знадобиться спеціальний бланк встановленого зразка, в якому вказана наступна інформація:
Документ повинен бути скріплений підписами уповноважених осіб із зазначенням їх ПІБ та посад, займаних ними. При настанні необхідності, бланк з відповіддю на запит можна доповнити відповідним роз'ясненням.
Після відправлення документів, оператору необхідно внести відомості в Журнал обліку звернень суб'єктів персональних даних і зробити позначку про те, що запит був оброблений і виконаний.
Необхідно пам'ятати, що відповідь на запит про надання персональних даних повинна строго дотримуватися конфіденційність, тому видані відомості не можна передавати для ознайомлення стороннім особам.
Крім того, інформація повинна мати загальний характер, не пов'язаний з особистим життям суб'єкта.
Нижче розташований типовий бланк і зразок відповіді на запит про надання інформації, варіант якого можна скачати безкоштовно.