Прийом відвідувачів в будь-якій організації має велике значення, оскільки від першого враження залежить репутація і престиж компанії. Кожна поважаюча себе компанія повинна завжди тримати рівень на висоті, і неважливо хто є відвідувачем, ваш власний співробітник або важливий діловий партнер. Тому сьогодні ми розглянемо організацію прийому відвідувачів.
У цій статті ми розглянемо
- як повинна бути організована зустріч відвідувачів організації;
- який етикет при зустрічі відвідувачів;
- какіеошібкі не можна допускати при прийомі гостей.
Організація прийому відвідувачів на гідному рівні є завданням секретаря. Подальша зв'язок з компанією, ділові переговори, укладання угод, отже, і комерційний успіх багато в чому залежать від уміння секретаря правильно працювати з відвідувачами.
Зустріч відвідувачів організації
Зустріч відвідувачів компанії входить в посадові обов'язки секретаря компанії, а секретар керівника організовує прийом гостей керівництвом.
Читайте по темі в електронному журналі
Секретар повинен бути привітним і люб'язним, повинен вміти зустріти відвідувачів так, щоб у них склалося позитивне перше уявлення про організацію в цілому. Для зручності бажано розділяти відвідувачів на співробітників своєї організації, представників інших організацій і прийшли на прийом з особистих питань.
Для чіткої й налагодженої роботи секретар повинен розробити спільно з керівником графік прийому, вести облік відвідувачів, стежити за черговістю прийому, документувати прийняті керівником в ході прийому відвідувачів рішення.
Відвідувач може входити в кабінет керівника тільки після доповіді секретаря. Про представників вищестоящих організацій секретар повинен доповідати особисто. При доповіді бажано назвати прізвище, ім'я та по батькові людини очікує прийому, посада і питання, по якому він прибув. Отримавши згоду на прийом, секретар запрошує відвідувача в кабінет керівника.
Етикет при зустрічі відвідувачів
Якщо відвідувачеві доводиться чекати якийсь час, то можна запропонувати йому ознайомитися з каталогами, проспектами, прайс-листами компанії. Цим ви надасте увагу гостю і дасте йому можливість ознайомитися з діяльністю організації і спектром її послуг.
У разі, якщо керівник в даний момент не може прийняти відвідувача, слід повідомити йому дату і час,
При наявності в організації пропускного контролю секретарю слід заздалегідь підготувати пропуску для відвідувачів, а особливо важливих гостей зустрічати в холі і проводжати в кабінет керівника.
До наміченим зустрічам необхідно готуватися заздалегідь. Для цього необхідно знати:
При прийомі гостей керівник сам вирішує, чим їх пригощати. Секретар повинен приготувати все необхідне і на підносі принести в кабінет. Чай і кава подаються в чашці на тарілочці з серветкою і ложкою, яка повинна лежати на блюдце ручкою вправо. Гостю чашка подається справа, правою рукою, якщо утруднений підхід справа, то лівою рукою. Стакан води або соку потрібно подавати також на маленькій тарілочці з серветкою.
Помилки при зустрічі відвідувачів
При прояві офісного гостинності важливі деталі і тонкощі. Необхідно передбачити безліч дрібниць, через що іноді буває важко уникнути прикрих помилок. Про деякі подібні помилки і про те, як їх уникнути ми зараз і розповімо.
Завжди необхідно пам'ятати, що відвідувач може увійти до приймальні в будь-який момент, тому постійно підтримуйте порядок на своєму робочому місці. Адже захаращений стіл, немиті чашки, зів'ялі рослини виробляють неприємне враження.
У тому випадку, якщо керівник затримується, а в приймальні чекає відвідувач високого рангу, вам слід запропонувати чай або каву. В цьому випадку напої пропонуються всім відвідувачам, присутнім в приймальні.
Завжди пам'ятайте про необхідність дотримуватися конфіденційності. Не залишайте включеним комп'ютер з монітором, зверненим до відвідувачів. Не залишайте на робочому столі документи доступними для прочитання, навіть якщо інформація, що міститься в них, здається вам несекретной.
вкладені файли
- Посадова інструкція секретаря (бланк) .doc
- Посадова інструкція секретаря керівника (бланк) .doc
- Посадова інструкція секретаря-референта (бланк) .doc
Доступно тільки передплатникам
- Посадова інструкція секретаря (зразок) .doc
- Посадова інструкція секретаря керівника (зразок) .doc
- Посадова інструкція секретаря-референта (зразок) .doc
Анонси майбутніх номерів