Бланки суворої звітності для ІП потрібні, як альтернатива касових чеків. Багато системи оподаткування в певних умовах дозволяють використовувати саме їх. Але тільки при дотриманні ряду умов можна обійтися без ККМ, заповнивши і видавши покупцеві бланк суворої звітності.
Бланки суворої звітності для ІП повинні відповідати вимогам законодавства, що пред'являються до цих документів. А саме мати обов'язкові реквізити:
- Найменування (товарний чек, квитанція, путівка і т.д.), номер, що складається з 6-ти знаків і серія документа.
- Дані про підприємця: його прізвище, ім'я та по батькові, а також ІПН.
- Відомості про товар або послугу: вид, кількість, ціна і вартість.
- Дата оформлення документа (збігається з моментом продажу товару або надання послуги).
- Підпис і її розшифровка, посада особи, яка видала документ.
- Друк індивідуального підприємця.
Правила оформлення бланків суворої звітності регламентовані постановою Уряду РФ від 06.05.08 № 359, якою встановлено вимоги до готівкових грошових розрахунків з використанням касової техніки або без неї.
Що стосується питання: де саме взяти бланки суворої звітності для ІП, то закон пояснює наступне: БСО можна виготовити як самостійно, використовуючи спеціальні програми, так і замовити, або придбати в друкарні. На друкарському бланку обов'язково повинні бути присутніми найменуванні друкованого установи, його ІПН, номер замовлення, тираж та рік виконання. Формат документа може бути будь-хто. Для певних видів діяльності існують розроблені Мінфіном єдині форми бланків суворої звітності.
Взагалі спрощена система оподаткування вимагає від своїх платників податків наявність і реєстрацію касових апаратів. Але при наданні послуг можна використовувати бланки суворої звітності. Для ІП, на жаль, немає винятків в плані роздрібної торгівлі. При продажу товарів, як приватним особам, так і юридичним, вони все одно зобов'язані використовувати касовий апарат. Так само не можна використовувати БСО і в закладах громадського харчування. Єдиний податок на поставлений дохід на відміну від ССО дозволяє використовувати бланки суворої звітності для ІП не тільки при наданні послуг, а й в роздрібній торгівлі.
Крім цього, незважаючи на систему оподаткування можна використовувати БСО при торгівлі газетами, журналами, лотерейними квитками і т.д. Загалом тим переліком товарів, що зазначений у 2-й статті Закону 54-ФЗ.
У момент продажу товару / послуги виписують бланки суворої звітності. Для ІП або його продавця повинно стати правилом той факт, що покупець може зажадати документ, що підтверджує його покупку. Тому потрібно буде заповнити БСО належним чином: вказати найменування товару / послуги, кількість, ціну і вартість. Якщо позицій буде кілька, то потрібно порахувати загальну суму документа і написати її прописними буквами. Всі записи робляться в відповідних для цього графах. У незаповнені поля ставиться прочерк. Поставити підпис, прізвище з ініціалами, посаду і друк можна буде тільки після того, як покупка передана клієнту і за неї отримані гроші. До речі, для зручності багато «проштамповувати» печатками відразу кілька бланків, на майбутнє. До того ж, якщо у підприємця кілька точок продажів, то доведеться робити кілька печаток, а це м'яко скажемо, не зовсім зручно.
Коли застосовують бланки суворої звітності, для ІП необхідно пам'ятати, що їх потрібно і правильно враховувати. По-перше, потрібно вести журнал обліку. Уніфікованої форми даного документа немає, її потрібно розробити самостійно. Але загальні вимоги до оформлення журналу все ж наведені:
- Листи журналу повинні бути пронумеровані і прошнуровані. Сам документ засвідчується печаткою ВП.
- Першим записом у журналі повинні числиться дані про: дату початку ведення, матеріально відповідальну особу (ПІБ), підставі для передачі БСО, їх кількість, серія і номери - з якого починається і яким закінчується.
- Списувати бланки суворої звітності потрібно в міру їх витрачання, вказуючи в журналі щодня кількість використаних, їх серію і з якого, по який номер (узагальнено).
Копії БСО або корінці від них зберігають протягом 5 років, або не менше місяця після їх інвентаризації. Інвентаризацію необхідно проводити для регулювання порушень правил зберігання, заповнення або нестач. Звичайно, бланки суворої звітності для ІП, найчастіше, просто товарні чеки, яким не надають особливого значення. Але їх правильний облік допоможе уникнути помилок в звітності і допоможе контролювати рух ТМЦ.