Від чого допоможе захиститися: виконавши приписи законодавства, підприємство зможе уникнути застосування до нього штрафних санкцій та інших негативних наслідків.
Директор і головний бухгалтер підприємства - працівники з особливим статусом. Адже вони не тільки є першими особами підприємства, а й виконують функції з організації та ведення обліку і складання звітності на підприємстві, дані про них є в державних реєстрах. Саме тому, коли настає момент «розставання» підприємства з цими працівниками, крім стандартних процедур оформлення звільнення (таких як складання наказу про звільнення та внесення запису до трудової книжки) необхідно виконати ряд інших вимог законодавства. Це дозволить підприємству уникнути негативних наслідків (у т. Ч. Фінансових втрат у вигляді штрафних санкцій).
Нагадаємо, що процедура звільнення будь-якого працівника (в т. Ч. Директора і головного бухгалтера) передбачає виконання кількох обов'язкових дій. Зокрема, необхідно:
- видати наказ про звільнення із зазначенням в ньому підстав для звільнення і з посиланням на відповідну норму КЗпП;
- ознайомити з наказом працівника під підпис;
- внести запис про звільнення в трудову книжку працівника на підставі виданого наказу;
- провести повний розрахунок з працівником в день його звільнення і видати йому трудову книжку.
Сьогодні ми не будемо детально зупинятися на порядку оформлення цих дій. Мета цієї консультації в іншому: ми розповімо, які державні органи та в якому порядку треба повідомити в разі зміни директора або головного бухгалтера підприємства і що ще важливо зробити при звільненні цих працівників.
Особливості звільнення директора
При звільненні директора - крім стандартних дій - потрібно виконати також наступні кроки.
Крок 1. Заглянути в установчі документи підприємства
Саме в установчих документах підприємства може бути передбачена особлива процедура прийняття рішення про звільнення директора. Найчастіше призначення і звільнення керівника, який має право за статутом представляти інтереси підприємства без довіреності, відноситься до компетенції вищого органу юрособи. Наприклад, в статуті приватного підприємства може бути вказано, що директора приймає на роботу і звільняє власник. Тоді для звільнення директора спочатку потрібно оформити відповідне рішення власника.
У деяких випадках рішення щодо призначення та звільнення керівника віднесено до компетенції вищого органу підприємства по закону. Наприклад, для ТОВ така вимога встановлена ст. 41, 59 Закону від 19.09.91 р № 1576-XII. Тому для звільнення директора в ТОВ необхідно провести збори учасників, на якому прийняти рішення про звільнення, оформити його протоколом і тільки потім на підставі цього рішення - оформляти звільнення.
Можливі наслідки: неправильно оформлене звільнення може стати причиною трудового спору, що загрожує підприємству фінансовими втратами (наприклад, такими як стягнення середнього заробітку з підприємства за весь час вимушеного прогулу працівника або відшкодування заподіяної працівникові моральної шкоди).
Крок 2. Повідомити держреєстратора про зміну керівника
Відомості про керівника підприємства містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців (далі - ЄДР) (ст. 17 Закону № 755). Тому про звільнення керівника необхідно повідомити держреєстратора.
Для цього, згідно з вимогами ст. 19 Закону № 755, держреєстратору необхідно подати:
- заповнену реєстраційну картку форми 4 (затверджена наказом Мін'юсту від 14.10.11 р № 3178/5);
- оригінал (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) рішення уповноваженого органу управління юридичної особи про зміну директора (наприклад, для ТОВ - протокол зборів учасників ТОВ) і / або оригінал (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) розпорядчого документа про призначення (звільнення) директора (наприклад, наказ про звільнення).
Зверніть увагу: Закон № 755 не вказує, в який термін слід повідомити держреєстратора про зміну директора підприємства. Разом з тим податкове законодавство вимагає в таких випадках потрібно повідомляти податковий орган протягом 10 днів (докладніше див. Про це нижче).
Можливі наслідки: будь-яких штрафних санкцій законодавством не передбачено, тим більше що і терміни для повідомлення держреєстратора не вказані. Однак, не внісши в ЄДР відомості про зміну директора, ви можете зіткнутися з іншою проблемою: щодо повноважень на підписання від імені підприємства угод, а також представлення інтересів підприємства перед третіми особами. Адже відомості в ЄДР є загальнодоступними, і будь-який ваш контрагент може їх отримати. А той факт, що в ЄДР не внесено змін, може стати причиною відмови від підписання контрагентом важливого для вас договору.
Крок 3. Повідомити про зміну керівника в податковий орган
Коли на підприємстві змінюються особи, відповідальні за ведення бухгалтерського та / або податкового обліку (а до них, зокрема, відноситься і директор), підприємству необхідно в 10-денний термін (з моменту звільнення таких осіб) повідомити про це податковий орган (п. 66.4 Податкового кодексу, далі - ПК).
Повідомляти податковий орган потрібно за затвердженою формою №1-ОПП з позначкою «Зміни», як це передбачено п. 9.3 Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.11 р № 1588 (далі - Порядок № 1588). Крім того, слід замінити в податковому органі довідку форми № 4-ОПП. Для цього необхідно принести стару довідку і подати заяву з проханням замінити її в зв'язку зі зміною керівника підприємства (п. 9.4 Порядку № 1588).
Можливі наслідки: за неповідомлення податкового органу про зміну керівника передбачений штраф п. 117.1 НК в розмірі 510 грн. (За неусунення порушення або повторне протягом року порушення штраф складе 1 020 грн.).
Крок 4. Переоформити електронний цифровий підпис
Як правило, директор підприємства є особою, уповноваженою на підписання податкової та іншої обов'язкової звітності підприємства. Коли звітність подається в електронній формі, така звітність завіряється електронним цифровим підписом (ЕЦП) цього керівника - відповідно до вимог Закону від 22.05.03 р № 852-IV «Про електронний цифровий підпис», а також Інструкції, затвердженої наказом ДПАУ від 10.04 .08 р № 233 (розд. II) (далі - Інструкція № 233). Тому при звільненні директора необхідно:
- скасувати виданий на це посадова особа посилений сертифікат відкритого ключа та при необхідності (при прийнятті на роботу нового директора) отримати новий ключ. Для цього потрібно звернутися в сервісний центр, з яким у підприємства укладено договір;
- переукласти з податковим органом договір на визнання електронних документів (примірний договір наведено в додатку 1 до Інструкції № 233; див. також роз'яснення Міндоходов з цього питання в листі б / н від 31.03.14 р «Переукладання договору про визнання електронних документів»).
Можливі наслідки: завірення податкової звітності ЕЦП співробітника, який вже не працює на підприємстві, може бути розцінено як подача декларації з перекрученими даними. Або ж така декларація взагалі може бути не прийнята, оскільки не містить обов'язкової реквізиту (підпису уповноваженої особи). Ну а неподання декларації загрожує штрафом на підставі ст. 120 НК (в розмірі 170 грн. При повторному порушенні - в розмірі 1 020 грн. За кожен випадок порушення).
Крок 5. Переоформити в обслуговуючих банках картку зі зразками підписів уповноважених осіб
Порядок цих дій регламентується Інструкцією, затвердженою постановою Правління НБУ від 12.11.03 р № 492. Необхідно оформити нову картку із зразками підписів уповноважених осіб і відбитком печатки за встановленою формою (додаток 2 до цієї Інструкції) і представити картку в обслуговуючий банк.
Особливості звільнення головного бухгалтера
При звільненні головного бухгалтера слід виполнітьдействія під номерами 3-5 з попереднього розділу цієї консультації, тобто повідомити податковий орган про зміну головного бухгалтера, переоформити ЕЦП і картку зі зразками підписів в обслуговуючому банку (в тому ж порядку і в ті ж терміни).
Крім того, важливо задокументувати передачу справ і документів від працівника, який звільняється головного бухгалтера його «спадкоємця» (т. Е. Новому головному бухгалтеру або ж працівникові, який буде тимчасово виконувати обов'язки головного бухгалтера). Зазвичай на практиці в такій ситуації діють у такий спосіб.
1.Руководітель підприємства видає наказ про передачу справ. У такому наказі слід вказати:
- дату передачі;
- П. І. Б передавальної і приймаючої сторін. Якщо новий головний бухгалтер ще не прийнятий на роботу, то в цьому ж наказі може бути призначена особа, відповідальна за прийом справ і документів. До речі, такою особою може бути і засновник;
- членів комісії - якщо буде прийнято рішення передавати справи в присутності комісії.
2. При необхідності проводиться позапланова інвентаризація в зв'язку зі зміною головного бухгалтера. Відзначимо, що Положення про інвентаризацію активів і зобов'язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.14 р № 879, не вимагає проводити інвентаризацію в цьому випадку. Але все-таки провести її бажано, беручи до уваги ступінь відповідальності головного бухгалтера.
3. Чи передаються справи і документи. При цьому зазвичай складають акт приймання-передачі документів (в довільній формі). У такому акті повинні бути:
- дата його складання;
- докладний перелік всіх переданих документів;
- підписи приймаючої і передавальної стогони, а також підписи членів комісії (при наявності).
Оформити такий акт необхідно - це важливо не тільки для підприємства, але і для працівника, який звільняється головного бухгалтера. Адже саме акт зможе підтвердити наявність або відсутність того чи іншого документа. А це, в свою чергу, може бути причиною залучення або незалучення до відповідальності посадових осіб підприємства.
Оформляючи звільнення директора або головного бухгалтера, не забудьте крім стандартних дій (видання наказу про звільнення, внесення запису до трудової книжки працівника та повного розрахунку з ним):
- повідомити про звільнення державного реєстратора та податкову службу;
- поміняти електронний цифровий підпис та картку із зразками підписів в банку;
- оформити актом передачу справ.