Головний бухгалтер відповідає за методологію ведення обліку на підприємстві, за дотримання касової дисципліни, є керівником відділу бухгалтерії, він наділений повноваженнями підписувати звітність, має право другого підпису на банківських документах ... Даний список обов'язків можна продовжувати дуже довго. Словом, не дивно, що заміна працівника, що займає таку відповідальну
посаду, справа клопітка. Сьогодні ми якраз і поговоримо про тонкощі цієї процедури
Зміна головбуха - справа відповідальна
У той же час для бюджетних установ діє Типове положення № 59, в п. 12 якого чітко зазначено: «Прийняття (передача) справ головним бухгалтером у разі призначення на посаду або звільнення з посади здійснюється після проведення внутрішньої перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності, по результатами якої оформляється відповідний акт ».
Порядок передачі справ при зміні головбуха може відрізнятися в залежності від причини звільнення, наявності на момент звільнення його наступника, а також від того, наскільки мирно або навпаки конфліктно здійснюється розставання з роботодавцем. Ідеальний варіант - дізнавшись про звільнення бухгалтера, вчасно підшукати йому заміну серед наявних співробітників або ж знайти підходящу кандидатуру з боку, призначивши таку особу заступником головного бухгалтера на період входження в курс справи. На день звільнення слід передати справи і оформити наказ про призначення заступника головбухом.
Справедливості заради, відзначимо: редакція дотримується думки, що новий головбух не повинен нести відповідальність за помилки свого попередника. Разом з тим не варто забувати, що чужі помилки нерідко є наслідком появи власних. Наприклад, декларація з податку на прибуток складається наростаючим підсумком. І якщо через неправильне нарахування амортизації колишнім начальником бухгалтерії під час перебування нового головбуха виникне недоплата з податку на прибуток, відповідальність, очевидно, буде покладено на останнього.
Не менш зацікавлені в тому, щоб передача справи пройшла гладко, що минає бухгалтер і особливо директор підприємства. Для працівника, який звільняється головбуха правильно задокументована передача справ - питання не тільки репутації, а й гарантія того, що після звільнення йому не будуть пред'явлені претензії, наприклад, за фактом відсутності тих чи інших документів. Що ж стосується директора, то згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік саме він відповідає за організацію бухгалтерського обліку на підприємстві, забезпечення фіксації фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах і збереження документів, регістрів і звітності. Тому в разі виявлення контролюючими органами помилок, недоплат по податках і т.п. за період роботи колишнього бухгалтера весь тягар відповідальності доведеться нести саме йому.
Як бачимо, зміна бухгалтера - справа непроста і, як наслідок, вимагає дотримання ряду процедур, які нижче ми розглянемо поетапно. Але перш за все зупинимося на нюансах звільнення головного бухгалтера.
Особливості звільнення головного бухгалтера
Головбух - таке ж наймана особа, як і всі працівники підприємства, тому він може звільнятися з тих самих підстав, що і інші співробітники: по собственному желанию, за згодою сторін, з ініціативи роботодавця і т.д. Існує, правда, специфічне підставу для звільнення головбуха, передбачене п. 1 ч. 1 ст. 41 КЗпП - за одноразове грубе порушення трудових обов'язків. Однак з огляду на, що поняття «грубе порушення» в законодавстві не визначено, така підстава застосовують вкрай рідко, причому точку при розірванні трудового договору на такій підставі, як правило, ставить вже судова інстанція.
Також при звільненні головбуха залишаються в силі всі вимоги і обмеження, встановлені законодавством щодо припинення трудових відносин. Зокрема, не допускається звільнення з ініціативи роботодавця в період тимчасової непрацездатності працівника (крім звільнення за п. 5 ч. 1 ст. 40 КЗпП - у зв'язку з не появою на роботі через хворобу протягом більш як чотирьох місяців підряд), а також в період знаходження його у відпустці. Разом з тим, як виняток, для звільнення головного бухгалтера за ініціативою роботодавця (незалежно від підстав) не потрібно згоди профспілкової організації (ст. 43 КЗпП).
В день звільнення працівнику слід видати трудову книжку і провести з ним остаточний розрахунок (ст. 47 КЗпП). Причому це правило працює незалежно від ініціатора розірвання трудового договору. Візьмемо випадок, коли головбух звільняється за власним бажанням (ст. 38КЗоТ) і попереджає про це роботодавця за два тижні. Якщо протягом цього терміну не вдалося підшукати йому заміну або в повному обсязі прийняти справи, його все одно повинні звільнити в обумовлений в заяві термін з дотриманням вимог ст. 47 КЗпП. При цьому, якщо необхідно продовжити час передачі справ, за обопільною згодою сторін бухгалтер може звільнитися і пізніше (за власним бажанням або за угодою сторін), відкликавши колишню заяву про звільнення. Крім того, трудовий договір не припиняється, якщо після закінчення двотижневого терміну працівник все одно виходить на роботу (ч. 2 ст. 38 КЗпП). Потім йому, правда, доведеться подати нову заяву про звільнення, але вже без урахування відпрацювання двох тижнів.
Зрозуміло, що якісно дотримати процедуру зміни головбуха можна в тому випадку, коли звільнення відбувається не в авральному порядку і при наявності наступника на посаду. Тому для найбільш повного розгляду всіх нюансів зміни головбуха за основу візьмемо саме таку ситуацію.
Документальна перевірка і передача справ
Отже, головбух подав заяву про звільнення, визначена дата розірвання трудового договору. Тепер саме час задуматися про передачу справ. Очевидно, що дана процедура не обмежується тільки Актування. Попередньо повинна бути проведена перевірка обліку на підприємстві.
Не плутайте з інвентаризацією активів, коштів і розрахунків, яку проводять згідно з Інструкцією № 69. Така процедура обов'язкова тільки в тому випадку, якщо бухгалтер є матеріально відповідальною особою (пп. «В» п. 3 Інструкції № 69).
Таким чином, перше, що потрібно зробити, після того як визначилися з новою кандидатурою на посаду керівника відділу бухгалтерії, - видати наказ директора підприємства про прийом-передачу справ. У наказі, зокрема, слід обумовити:
- порядок і терміни проведення документальної перевірки;
- особа, яка приймає справи;
- склад комісії, яка бере участь у документальній перевірці та прийом-передачу справ (в неї повинні входити передає, що приймає сторони і керівник підприємства, при необхідності можуть залучатися і інші співробітники, а також незалежні експерти, аудитори);
- процедуру передачі справ (при необхідності).
Перед перевіркою звільняється бухгалтеру слід заповнити, підшити та пронумерувати документи, регістри по зроблених операціях, укомплектувати звітність в розрізі податків (зборів, внесків) і періодів надання, словом, привести облікові справи в порядок. Навіть якщо облік ведеться в електронному вигляді, зведені відомості, журнали та інші облікові регістри має сенс передавати в друкованому вигляді, що дозволить закарбувати поточний стан обліку. Хоча, безумовно, це питання залишається на розсуд комісії.
Далі комісія приступає до документальної перевірки. Як правило, така перевірка вибіркова. оскільки її потрібно здійснити в стислі терміни - до припинення трудових відносин з колишнім бухгалтером. В ході перевірки в першу чергу слід зосередитися на документах (за останніх три роки), пов'язаних зі сплатою податків, з дотриманням касової і розрахункової дисципліни, тобто на тих ділянках роботи, помилки на яких в майбутньому можуть спричинити найсерйозніші штрафні санкції. Тому достатню увагу потрібно приділити наявності податкових накладних, документів, що підтверджують податкові витрати, розрахунками амортизації, ведення касової книги (якщо її вів головний бухгалтер) і т.д.
За бажанням в рамках документальної перевірки можна провести інвентаризацію дебіторської і кредиторської заборгованості, перевірити стан розрахунків з контрагентами і виконання договірних зобов'язань.
Крім первинних документів, слід уважно перевірити наявність, комплектність, дійсність:
- податкової, пенсійної, фінансової та статистичної звітності;
- головної книги, оборотно-сальдової відомості, облікових регістрів;
- внутрішніх документів організаційного характеру: наказу про облікову політику, графіка документообігу, колдоговору, трудових договорів положень про оплату праці та про відрядження, ін .;
- правовстановлюючих документів;
- дозвільних та інших подібних документів (ліцензій, торгових патентів);
- документів по роботі з контролюючими органами (актів звірок, повідомлень-рішень, запитів);
- документів по роботі з контрагентами (актів звірок розрахунків, договорів);
- інвентаризаційних описів;
- документів, пов'язаних з обігом готівки і застосуванням РРО (касової книги, книги обліку розрахункових операцій) і ін.
Якщо буде виявлено недостачу документів, комісія повинна встановити причини її виникнення. При цьому потрібно вимагати від головного бухгалтера скласти пояснювальну записку, в якій той зобов'язаний викласти причини недостачі. У разі пропажі або знищення документів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи, а також включає представників слідчих органів (якщо необхідно, то і пожежного нагляду) до складу комісії для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення (п. 6.10 Положення № 88).
По завершенню перевірки складають акт прийому-передачі справ. У ньому вказують:
- наявність і кількість первинних документів (папок з документами), регістрів, звітності та ін .;
- відсутні документи і причини їх недостачі;
- невірно заповнені документи або документи, заповнені в повному обсязі;
- виявлення факту прострочених (недіючих) дозвільних документів, договорів;
- терміни проведення останніх перевірок контролюючими органами;
- відомості про переданому програмному забезпеченні (для роботи з банком, складання звітності, ведення обліку тощо);
- факт перевірки на правильність і працездатність програмного забезпечення, ключів, паролів до нього;
- факт передачі чекової книжки, ключів від сейфа, бланків суворої звітності та ін .;
- суму переданої готівки.
Підписаний усіма членами комісії акт оформляють в трьох примірниках. Один екземпляр надають головбухові, що передає справи, другий - що приймає, третій залишають на підприємстві.
Якщо головний бухгалтер має право підпису банківських документів, в обслуговуючий банк слід подати нову Картку із зразками підписів і відбитка печатки з оновленими зразками підпису всіх осіб, що мають право першого чи другого підписів (п. 18.13 Інструкції № 492). Картку запевняють нотаріально або підписом керівника підприємства (його заступника) та печаткою організації, якій клієнт адміністративно підпорядкований. У населених пунктах, де немає нотаріальних контор чи приватних нотаріусів, картки засвідчуються сільською, селищною, міською, районною Радою (п. 18.11 Інструкції № 492).
Повідомляємо контролюючі органи
Для цього необхідно надати до податкової інспекції реєстраційну заяву за ф. № 1-ОПП з позначкою «Зміни» з відомостями щодо нового головного бухгалтера - особи, відповідальної за ведення бухгалтерського та податкового обліку на підприємстві. Термін надання - 10 днів з дня прийняття нового співробітника на роботу. На підставі поданої заяви органи ДПС вносять відповідні зміни до Єдиного банку даних юридичних осіб або Реєстру самозайнятих осіб та потім фіксують зазначені зміни в журналах за ф. № 2-ОПП і № 7-ОПП відповідно (п. 9.3 Порядку № 1588).
На завершення про звітність. Більшість платників податків подають її в електронному вигляді. У зв'язку зі зміною головного бухгалтера слід звернутися в центр сертифікації ключів, у якого ви перебуваєте на обслуговуванні, подавши заяву з проханням про анулювання старого електронного ключа і видачі нового. Отримавши новий ключ, в податкову потрібно в електронному вигляді надіслати оновлений договір про здачу електронної звітності, що містить нову цифрову підпис. Теж саме з органами пенсійного фонду та статистики (в відділення ПФУ відправляють картку приєднання до договору про супровід електронних звітів).
Список використаних нормативно-правових актів:
УКУ - Кримінальний кодекс України.
Джерело: «Інтерактивна бухгалтерія»