2.4 РЕКВІЗИТИ ДОКУМЕНТА
Кожен документ складається з елементів, які називаються реквізитами. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розташованих в документі, становить формуляр цього документа. Формуляри, характерні для певного виду документів називаються типовими. Графічні моделі або схеми побудови документів мають назву "формуляробразец". Всього існує 5-ть груп реквізитів, в які входить 31 реквізит. Зразок розміщення реквізитів на аркуші паперу формату А4
«Реквізити назви документів»
У неї входять реквізити: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.
Реквізит № 1 «Державний герб»
Написання - ставиться у вигляді гербової печатки на бланках документів органів державної влади, інших державних органів, міністерств, відомостей, а також підприємств, організацій в передбачених законодавством випадках. Коло підвідомчих установ, які можуть носити державний герб на бланки своїх документів, визначає кожне міністерство (відомство).
Розташування на документі - у верхньому лівому кутку. Вживається для затвердження прав певних осіб, при фіксації фактів використання грошей і матеріальних цінностей. Проставляти цей реквізит на документах суб'єктів підприємницької діяльності недержавної форми власності забороняється.
Реквізит № 2 «Емблема організації або підприємства»
Написання - символічне, графічне зображення, яке відкриває, напрямок діяльності фірми, підприємства. Знак полегшує пошук документа, але не замінює найменування організації.
Розташування - у верхньому полі документа правіше від першого реквізиту.
Реквізит № 3 «Зображення нагород»
Написання - застосовується замість внесення назв орденів в найменування установи. Покращує вид документа. Зменшує обсяг заголовка.
Розташування - у верхньому, лівому полі документа правіше від другого реквізиту.
Реквізит № 4 «Код підприємства, установи, організації з УКПО»
Розташування - у верхньому правому куті.
Реквізит № 5 «Код форми документа по УКУД»
Розташування - на другому рядку під четвертим реквізитом.
Написання - четвертий і п'ятий реквізити вказуються в разі потреби відповідно до з відповідними класифікаторами.
Реквізит № 6 «Назва міністерства або відомства»
Написання - відзначається найменування міністерства або відомства (вищої організації, або засновника).
Розташування - у верхній частині документа, під третім реквізитом.
Реквізит № 7 «Назва установи»
Розташування - у верхній частині документа під шостим реквізитом.
Реквізит № 8 «Назви структурного підрозділу»
Написання - пишеться цей реквізит, якщо є необхідність. Повна назва структурного підрозділу (шостий, сьомий, восьмий реквізити пишуться в називному відмінку).
Розташування - пишеться під сьомим реквізитом.
Розташування - під восьмим реквізитом.
Реквізит № 10 «Назва виду документа»
Написання - визначається як найменування сукупності документів, які виконують однорідні функції (наказ, протокол, акт, довідка) - це один з обов'язкових реквізитів, які відповідають прискореному вивченню документа. Назва виду ділової папери (відсутня тільки на службових листах) дає першу виставу про його призначення, оскільки певні управлінські рішення повинні оформлятися відповідними видами документів.
Розташування - у верхній частині формуляра документа, під дев'ятим реквізитом, на шостому рядку.
Реквізит № 15 «Гриф секретності»
Написання - проставляється для засекречування документів. Документ з грифом секретності - з обмеженим доступом, призначений для певних осіб.
Розташування - у верхній правій частині документа, на третьому рядку під п'ятим реквізитом.
«Реквізити датування і індексації документів»
У неї входять реквізити: 11, 12, 13, 14.
Реквізит № 11 «Дата»
Написання - дата є обов'язковим реквізитом документа, без дати документ втрачає юридичну силу. Дата підписання або затвердження може стати датою документа. Датою листа або наказу є день їх підписання, датою плану або інструкції - день затвердження. Окрему групу становлять такі документи, як протокол, акт, датою яких є час фіксування в них фактів, явищ, вчинків.
Розташування - проставляється дата підписання документа в його лівій верхній стороні разом з вихідним номером (лівіше від нього) на сьомому рядку. Якщо документ складений не на бланку, його дата проставляється нижче лівіше.
Реквізит № 12 «Індекс документа» (Вихідний номер)
Розташування - в лівій верхній частині документа на сьомому рядку правіше від одинадцятого реквізиту.
Написання - включає в себе дату і індекс, зазначені установою, яке видало документ, на який дається відповідь. Зазначений реквізит листується особливої, яка становить документ з ініціативного документа.
Розташування - пишеться на восьмій сходинці під одинадцятим реквізитом.
Реквізит № 14 «Місце складання або видання документа»
Написання - включає в себе назву населеного пункту, де видається документ.
Розташування - проставляється правіше від тринадцятого реквізиту.
«Реквізити оформлення тексту»