Після 2-х років роботи в бізнесі, я зіткнувся, мабуть, з однією з найсерйозніших проблем керівника - це ефективний контроль співробітників. Особливо після переходу з оффлайн роботи в віддалений формат бізнесу.
Я не розумів ті ключові точки опори, на яких повинна триматися система менеджменту. Все моє управління розсипалося як пісок крізь пальці. Особливо ця проблема відчувалася в моменти різких стрибків в бізнесі, тоді коли мені потрібно було швидко найняти 3-5 чоловік в команду і в мене виникали проблеми подвійного підпорядкування.
Озираючись назад, я зрозумів, що вирішенням цієї проблеми стали принципи, які я сформулював за 5 років роботи в бізнесі. Тому дочитавши цю статтю до кінця, ви зможете перейняти весь мій досвід, знання і техніки, які я вклав у цей ємний матеріал.
Я також сподіваюся, що прочитавши цю статтю, Ви зможете розширити свій кут огляду і створити додаткові точки опори в Вашій системі менеджменту.
Чому «Око Саурона» і причому тут вежа з «Володаря Кілець»?
Все просто: якщо ви пам'ятаєте фільм або книгу, то знаєте, що Саурон міг стежити за своїми ворогами. Темний чарівник поширював свою волю по всьому Середзем'я, його Око було символом гноблення і страху :) По суті, він міг стежити майже за всіма.
Так давайте ж навчимося бачити в своєму бізнесі більше і помічати те, що простий управлінець не здатний помітити. Поїхали!
Головна проблема керівника
Перш ніж ми перейдемо до суті техніки і конкретних кроків, я хочу трохи розворушити Ваш застояне мозок. З моєї точки зору, головна проблема керівника в тому, що він робить свою роботу біса добре.
Думаю, для вас вже не секрет, що Ви - найкращий співробітник у своїй компанії. Ви краще за всіх розбираєтеся в продукті, самий клієнтоорієнтований, робите роботу швидше за всіх і точно знаєте «як треба».
Так ось, це одночасно і хороша, і погана новина. Хороша вона, оскільки Ви можете передати свої навички співробітникам і задаєте високу планку для інших членів команди. До речі, те, що Ви повинні бути прикладом для команди, ми розглянемо трохи далі по тексту. Чому ж ця новина ще й погана? Ви не можете рухатися далі і завжди намагаєтеся зробити роботу «за себе і геть за того хлопця».
«Ну а що, так само швидше!»
«Я точно зроблю так, як потрібно і компанії, і клієнтові»
«Обійдемося без зайвих правок»
«Не доведеться десять разів пояснювати»
Шкідливі поради для боса: 10 способів злякати нового співробітника
У підсумку: Ви в рутині, ніхто нічого не вміє (я про вашу команду). І якщо з'являються якісь проблеми в компанії - співробітники в паніці біжать до Вас з виряченими від жаху очима.
Скажіть, Вам це знайомо? Якщо Ви - керівник команди з 10+ людина, то хоча б раз стикалися з такою ситуацією. Про все інше далі в рекомендаціях.
Крок №1: ілюзія обману
Як вже було сказано вище, у Вас, як у керівника, завжди є спокуса зробити роботу самому (відразу якісно і так як треба + дуже швидко). Альтернатива - дати завдання співробітнику, чекаючи того, що в 80% випадків він зробить щось не так.
Звичайно ж, винятком може бути випадок, коли Ви збільшили обсяг інвестицій в свій бізнес і зараз у компанії не виникає питань про те, де взяти гроші на свіжі зарплати співробітникам.
Особливість малого і середнього бізнесу полягає в тому, що ми реально боремося за можливість схопити або виростити крутого фахівця в команду, ось і все.
Ну ладно, ми відволіклися від теми. Перший крок, який потрібно зробити, щоб охопити свій бізнес і стати як «всевидюче око» - це почати давати більше завдань співробітникам. Знаю, звучить банально, я сам прийшов до цього після року роботи з різними командами, але повірте мені, це дійсно звільняє час для розгляду вашого бізнесу «зверху».
Історія ось у чому: коли у нас в Uni Consulting було 3-5 проектів в місяць - все було дуже навіть непогано. Я сам закривав багато процесів, ми швиденько реалізовували проекти, і все було досить оперативно і дуже якісно. Згодом обсяг проектів став збільшуватися, і в один з місяців підрахувавши я виявив, що ми паралельно вели понад 30 проектів, з яких 23 було о-о-дуже активні.
Який ви керівник
Так ось, тоді-то я і зрозумів, чому у мене немає часу на особисте життя :)
Друге що я зрозумів - це те, що потрібно віддавати більше завдань команді. Спершу, коли я бачив погана якість роботи, у мене відверто сіпається око.
І тут ми переходимо до другого кроку. Час вбивати внутрішнього перфекціоніста.
Крок №2: убийте в собі перфекціоніста
Я намагаюся давати матеріал послідовно, тому плавно переходимо до другого кроку. Перфекціонізм - це, мабуть, один з найбільш шкідливих вірусів, який заважає керівникам швидко реалізовувати проекти, розвиватися і рости.
Розповім одну кумедну історію.
Загалом, коли тренінг закінчився, цей дивак пропав з мого життя на два роки. Коли ми знову зустрілися, то сталося щось, що перевернуло мої уявлення про бізнес. Цей дивний чоловік за два роки зріс ... І став заробляти приблизно в десять разів більше, ніж я. У нього змінилися постава, дикція, зовнішній вигляд, одяг. Всі відразу, в загальному.
Коли я підійшов до нього, скриплячи зубами і засунувши свою гордість куди подалі, щоб дізнатися, в чому секрет його успіху, він сказав приблизно наступне:
«Знаєш, Стас, я просто робив. Я робив багато помилок, розробляв багато негарних сайтів, «кривих» проектів, але в підсумку у мене вийшло знайти свою ефективну ланцюжок, яка дозволила мені заробляти гроші ».
В той день я зрозумів, що поки він перепробував все, я зі своїм перфекционизмом встиг спробувати тільки парочку ніш, оскільки фокусувався на створенні «правильного» бізнесу.
1. Це тримає в узді. Коли ти заглядаєш на тиждень чи два тому, то можеш перевірити, чим ти взагалі займався, як виріс або впав твій ККД і так далі.
2. Потрібно подавати приклад. У своїй армії бійців, Ви - це ватажок, а значить, все за Вами спостерігають. Це, в свою чергу, означає, що Ви повинні бути прикладом. Якщо щось вимагаєте від колег, то будьте ласкаві робити це з ними. Ви повинні хоча б розуміти, про що Ви просите людини. Це дозволить вам не виглядати нерозумно.
Яка моя таємна вигода від цього «дітища»
Насправді все просто, і якщо Вам доводилося керувати людьми, то Ви вже здогадалися, навіщо потрібен такий інструмент. Можливо, у Вас є щось схоже.
Так ось, що дає резюме за день:
1. Якщо щось йде не так або я хочу перевірити рівень ефективності працівника, я завжди можу швиденько пробігтися по його результатам роботи за будь-який день.
2. Іноді в команді бувають невеликі конфлікти, пов'язані з простроченими дедлайнами або якимись іншими моментами. Так ось, щоб вирішувати такі спірні питання, Ви можете «відкотитися» в цікавий для Вас день і звірити, проаналізувати ситуацію.
3. Мені здається, що для самої команди це важливо. Щодня кожен співробітник може бачити результати команди. У Вас є рух, колективний зростання, навіть легкий змагальний ефект.
В онлайн-роботі рух - це важливо. Так в будь-якій роботі це важливо! Просто за допомогою таких простих інструментів можна відстежити ефективність, яку часто «днем з вогнем» не знайдеш в оффлайн-роботі.
Скільки жартів про «пасьянс косинку», «офісний планктон» і симуляцію активної діяльності - не перелічити. Часто люди день за днем, протягом багатьох років, ходять на роботу, сидять за комп'ютерами з розумними обличчями ... А «вихлопу» немає.
Загалом, з цим інструментом розібралися. Погнали далі. Заглиблюємося ще на один рівень :)
лог часу
Тема, яка близька для IT компаній. Наприклад, логирование часу активно застосовується, коли клієнт платить Вам за час.
Що таке логирование часу? По суті, це денний звіт з тим, які завдання виконував чоловік, і скільки часу вони займали.
Як мотивувати підлеглих без батога і пряника?
Існує два способи Залогуватися час:
Ви просто кожну годину записуєте те, що робили. У підсумку виходить нумерований список, який виглядає приблизно так:
· 8: 00-9: 00. завдання №1
· 9: 00-10: 00. завдання №2
· І так далі
Варіант такої собі. Коли мені не вистачало досвіду, я просив людей робити саме так. Більш того, сам практикував таку штуку.
Згодом просто набридає і відверто дратує відволікатися кожну годину на погані записи. Ще через деякий час ти розумієш, що це ніхто не відстежить і можна попрацювати цілий день, а потім в кінці дня приблизно прикинути (або навіть придумати), скільки ти вирішував ту чи іншу задачу (це я вже про бійців).
Спосіб, який ми використовуємо і до цього дня. Те, що зараз мені здається логічним, але до чого я прийшов не відразу. Загалом, це просто програма, в якій Ви даєте робоча назва завданню і просто натискаєте на кнопку «старт». Таймер запускається, годинники цокають.
Ось як це може виглядати:
Ще парочка булочок від Timely:
До речі, якщо Вам не підійде цей інструмент, то ось ще кілька варіантів, про які я багато чув від колег. Багато ми з командою тестували:
Що мені, як керівнику, дає логирование часу
1. Як я вже говорив, такий же скріншот частина хлопців скидає в чат з підсумками за день. Тут відразу видно, що людина робила і скільки часу це зайняло.
4 риси, що об'єднують видатних лідерів
Загалом, лог часу дозволяє тримати руку на пульсі.
Цей крок виявився аж четвертим, але за важливістю він далеко не останній. Дуже важливо розуміти, кого Ви наймаєте на роботу.
Здавалося б, навіщо взагалі наймати тих, кому не віриш? Але якщо Ви в бізнесі вже давно і вже стикалися з пошуком і наймом кадрів, то Ви могли помітити, що іноді компанії потрібна людина ПРЯМО ВЧОРА, а у вас просто немає часу на всі ці «перевірки довіри».
Звичайно ж, коли ситуація критична і проекти потрібно реалізовувати, то вибору особливо немає. У такій ситуації на чолі столу виявляється питання професіоналізму і компетенції. Довіра йде на другий, третій, п'ятий план.
Я ж кажу про постійні відносинах, а не зв'язки «на один проект» :) Тобто, про ситуацію, коли Ви шукаєте собі людини в команду для тривалої співпраці. Саме тут я не раджу працювати з тими, кому Ви не довіряєте.
Розумію, завжди є спокуса найняти більше талановитої людини і закрити очі на те, що Ви йому не довіряєте, але будьте впевнені, до хорошого результату це не призведе. Рано чи пізно Вас кинуть, підведуть чи ще що-небудь.
Крок №5: виконання завдань і є прогрес
Ще одна цінна ідея, якою я хочу поділитися поділитися. Спершу я не замислювався про те, що самі по собі виконані завдання можуть бути ще одним інструментом контролю.
Скажіть, як Ви ведете завдання? Де їх ставите? Як позначаєте дедлайни і призначаєте виконавців? Відповідь на ці питання дозволить Вам ще ширше дивитися на свій бізнес і оптимізувати внутрішні процеси компанії.
Ми працюємо через trello.com. ось як це виглядає:
Нічого надприродного, все по бордів та системі "кан бан".
Зараз не хочу залазити в нетрі і теорію управління проектами. Скажу тільки найголовніше - сам рух завдань для Вас, як для керівника, може стати чимось на зразок системи звітності.
У нас це реалізовано просто:
Є колонка «to cheсk», куди співробітники відділу скидають виконані завдання, які вимагають перевірки. У будь-який момент можна зайти і подивитися, скільки завдань лежить на «ту чек» і зробити потрібні висновки.
Так само в рамках "Око Саурона" можна зробити повідомлення в slack:
Крок №6: виробіть периферійний зір
В інтернеті я знайшов відповідну картинку:
Тільки назви потрібно поміняти: починаючий підприємець, "бувалий" :)
У зображенні чітко показана різниця між радіусом огляду дитини і дорослого. Так ось, якщо перенести це в площину Вашого бізнесу, то це виглядає приблизно так:
1. Дитина. Недосвідчений підприємець. У нього до 5 співробітників і зауважує він далеко-о-о не всі.
2. Дорослий. Позиція, до якої ми прагнемо. Можливо, хтось уже прийшов до цього. Доросла позиція в бізнесі - це, в тому числі, пророблена широке периферійний зір.
Як ви вже могли здогадатися, це метафора, яку я придумав і Ваше завдання - навчитися дивитися відразу на весь свій бізнес, включаючи як великі процеси, так і дрібні деталі. Саме це я називаю периферійним зором.
Звичайно, це не означає, що тепер за всім потрібно стежити. Пам'ятаєте фільм "Секрет"? Там та ж ідея з думками. Це не означає, що тепер вам потрібно стежити за кожною своєю думкою.
Тепер я - «Володар свого бізнесу»
Після всіх цих інструментів Ви напевно подумали саме так. Але не забувайте, що я поділився своїми знаннями не для того, щоб Ви перетворилися в злого наглядача, який стежить за всіма з лупою в одній руці і мікроскопом в інший. Більш того, не обов'язково всі ці інструменти підійдуть саме Вам і їх потрібно впроваджувати прямо зараз.
Я сподіваюся, що Ви зможете прийняти тверезе рішення і вибрати, що використовувати, а що - ні. В кінцевому підсумку, все, що я описав вище, покликане допомогти Вам і команді, а не погіршити відносини і додати Вам головного болю.
П.С Щоб отримати ще більше інструментів і технік, які я напрацював за 3 роки роботи, просто підпишіться тут.