· Раціональне ведення кореспонденції.
Для цього потрібно:
1) Підготувати стандартні відповіді;
2) Намагатися писати резолюцію відразу, не накопичуючи паперів;
3) Своєчасно знищувати архіви;
4) Довіряти секретарю розбір пошти.
3.7 ОСОБЛИВОСТІ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТУ В РОСІЇ
Менеджмент в Росії, як і в будь-якій країні, відображає її історичні особливості, культуру і суспільну психологію. Він безпосередньо пов'язаний з суспільно-економічним укладом країни.
В силу історичних особливостей економіка нашої країни розвивається стрибкоподібно, тобто всі процеси у нас відбуваються в більш стислі часові інтервали. У радянський період історії Росії була відсутня приватна власність, в той час як наука управління отримала основний сплеск розвитку по всьому світу. Тому зараз менеджери змушені працювати більше й ефективніше, і не дивно, що у більшості з них проблеми з використанням і плануванням часу. Всі російські економісти визнають, що раціональне використання часу є неодмінною умовою будь-якого процесу праці, і управлінського теж, але, незважаючи на це, по теперішній час проблема ефективного використання часу в більшості досліджень, і особливо що стосуються питань управління, або ігнорується, або висвітлюється дуже слабо . Вітчизняні керівники змушені користуватися розробками іноземних фахівців.
В даний час керівників можна умовно розділити на дві групи:
· Керівники старого гарту, які працювали в умовах планової економіки, багатьом з яких важко пристосуватися до нових умов. Вони вважають за краще працювати так само, як працювали раніше.
· Нові менеджери, більшість з яких навчалися із зарубіжної літератури, навчалися або стажувалися за кордоном. Вони використовували досвід західних менеджерів і тому мало чим відрізняються від своїх колег з інших країн. Для них природно піклуватися про максимальну ефективність використання свого робочого часу.
Російська економіка переживає зараз перехідний період. При плановій та ринковій економіці зовнішнє середовище відносно стабільна, а сьогодні підприємства діють в постійно мінливих умовах. Така ситуація ускладнює процес прийняття рішень. Плани доводиться постійно переглядати. Цілі, що стоять перед менеджером не завжди зрозумілі і послідовні. Множинність цілей в поєднанні з існуванням різних груп і інтересів часто призводить до протиріч. Неможливість постановки ясних і несуперечливих цілей призводить до порушення на самій першого ступеня самоменеджменту. Отже, не можуть процеси планування і прийняття рішень (виникають несподівані завдання, неможливо однозначно визначити пріоритети).
Як вже зазначалося, застосування принципів тайм-менеджменту пов'язано не тільки з економічними, а й з суспільно психологічними факторами.
У нашій країні велика питома вага витрат часу на виконання рутинної роботи в бюджеті часу керівників. Це говорить про проблеми з делегуванням у російських менеджерів. Багато з них не делегують рутинну роботу або через те, що підлеглі і так завантажені роботою, або через те, що вважають, що самі виконають цю роботу кращою В результаті менеджеру не вистачає часу на дійсно важливі, перспективні завдання.
Ще одна особливість у використанні робочого часу полягає в тому, що в російських компаніях більш поширені дружні відносини між колегами. Багато хто віддає перевагу починати робочий день з неформального спілкування з колегами, а не з найважливіших справ; обговорення умов контракту може плавно перейти в дружню бесіду.
У Россі склався образ керівника, як людину, у якого постійно немає часу, і чим більше йому бракує часу, то більша він здається. Деякі керівники із захопленням заявляють, що вони працюють по 12-13 годин на добу, висловлюючи цим відданість своїй справі. Об'єктивно ж, це говорить лише про те, що людина не може розставити пріоритети і правильно організувати свій час.
В основному те, наскільки ефективно менеджер розпоряджається своїм часом, залежить від його особистості, від того, чи хоче він впорядкувати свою діяльність, послідовно впроваджуючи в роботу правила і принципи самоменеджменту, тому що для цього не потрібно ніяких надприродних зусиль ні для російського менеджера, ні для людини будь-якої іншої країни.
Можна зробити висновок про те, що управління часом стосується більшою мірою організації робочого часу, ніж його економії. Менеджер повинен прагнути до правильного розподілу часу, виходячи з особистих інтересів і інтересів бізнесу. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечити виконання максимального числа завдань, які в свою чергу обумовлюють виконання проміжних завдань, що ведуть до реалізації основної мети. Свої власні плани часу менеджер повинен погоджувати з планами підлеглих і безпосереднього керівника, щоб досягти максимального ефекту. Те, наскільки успішно менеджер буде втілювати в свою роботу принципи ефективного використання часу, залежить в першу чергу від нього самого і від його бажання працювати раціонально, т. К. Для того, щоб шляхом постановки ясних цілей, правильного вибору пріоритетів і планування свого часу, домогтися більшої ефективності в роботі, потрібно докласти певних зусиль і затратити трохи часу.