1. Купуйте кольорові багатофункціональні пристрої
Смішний рада для бажаючих заощадити? Насправді ні. Придивіться до поточного парку своїх офісних пристроїв - з великою часткою ймовірності у вас є кілька чорно-білих принтерів або копірів, сканер і факс у секретарів, а також кольоровий принтер «для особливих завдань», який частіше простоює, ніж працює, тому що друкувати на ньому дорого.
Всю цю різношерсту команду може з легкістю замінити одне просунуте повнокольорове багатофункціональний пристрій, який заощадить місце і спростить рутинні процедури витрати на них. Скепсис ж з приводу кольорового пристрою можна залишити в минулому - друкувати чорно-білі документи на сучасних кольорових МФУ так само дешево, як і на чорно-білих.
2. Контролюйте доступ
3. Налаштуйте прості сценарії
4. Економте за замовчуванням
Найпростіший спосіб не переплачувати - зробити найбільш економічні режими настройками «за замовчуванням». Налаштуйте апарат і драйвер друку таким чином, щоб копії і відбитки були за замовчуванням чорно-білими і двосторонніми. Дивно, як невелика зміна може вплинути на вартість експлуатації! Також не забувайте про режим економії тонера. Правда, ця настройка годиться в більшій мірі для чорнової друку.
Друкуючі пристрої можна використовувати не тільки для друку. Сучасні МФУ підтримують Open API, що дозволяє використовувати апарат як повноцінну основу для комплексних рішень автоматизації документообігу. МФУ можуть не тільки пересилати відскановані документи, але і розпізнавати вміст і за допомогою спеціальних додатків активувати сценарії обробки і перерозподілу документа в залежності від результатів розпізнавання тексту в ключових полях. Правильний шлях руху електронного документа може знизити потребу в його фізичної копії і зменшити витрати. Там, де можливо, - створюйте електронні, а не паперові архіви.
6. Використовуйте якісні витратні матеріали
Коли хочеться заощадити, велика спокуса перейти на використання сумісних витратних матеріалів, які дешевше оригінальних. Вибираючи цей шлях, користувач приймає на себе ризики виходу обладнання з ладу, і, як наслідок, - зростання витрат. Оригінальні витратні матеріали ідеально підходять для свого пристрою друку: оптимальна температура закріплення, взаємодія з усіма компонентами системи, фізичні і хімічні властивості тонера, якість збірки компонентів. Виробникам сумісних витратних матеріалів рідко вдається утримати цей крихкий баланс без відчутного подорожчання, при якому ціна їх сумісного продукту наближається до ціни оригінального.
Оптимальний варіант - підбирати МФУ по найбільш привабливою ціною саме оригінальних витратних матеріалів і не робити ставку на перезаправлення і сумісний тонер. Ви здивуєтеся, але далеко не у всіх виробників друкарського обладнання високі ціни на витратні матеріали.
7. Придивіться до послуг аутсорсингу друку
Незалежно від того, потрібно вам один пристрій або цілий парк техніки, розгляньте варіант аутсорсингу послуг друку. У цьому випадку витрати прозорі і прогнозовані, ви платите тільки за результат - готові відбитки. Компанії, що надають послуги друку, зазвичай проводять аудит друкованої інфраструктури, оцінюють ефективність і дають рекомендації щодо оптимізації. Окремим плюсом для вашого бізнесу може виявитися можливість не брати обладнання на баланс, вибрати оптимальний режим платежів і отримати, нарешті, контроль над витратами на друк. dme.
Найчастіше читають: