Всі учасники господарського обороту зобов'язані вести бухгалтерський облік - так встановлено законом. Юридична відповідальність за його правильність і своєчасність покладено на власника або уповноваженого ним керівника підприємства, а також на головного бухгалтера.
Особи з правом підпису
Керівник підприємства та головний бухгалтер, як правило, підписують всі бухгалтерські документи підприємства. Таке право закріплюється за ними законодавчо або внутрішніми документами підприємства.
Повноваження керівника зазвичай фіксуються в установчих документах і контракті; повноваження головного бухгалтера можуть закріплюватися в його посадовій інструкції, в наказі керівника або в трудовому контракті.
Що робити, якщо змінюються посадові особи
Зміна директора або головного бухгалтера - справа досить клопітка і вимагає продуманого підходу. У цьому випадку підприємству потрібно не тільки повідомити контролюючі органи і обслуговуючий банк, але і правильно провести прийом-передачу первинних бухгалтерських документів новому працівнику.
Законодавчо такий порядок передбачений тільки для бюджетних організацій; госпрозрахункові підприємства визначають його самостійно, наприклад, окремим наказом або положенням. У будь-якому випадку оформляється акт прийому-передачі документів, приклад якого наведено нижче.
Виходячи з ситуації, що діловою практики, при зміні осіб, відповідальних за ведення бухгалтерського обліку, на підприємстві створюється наказом спеціальна комісія, яка проводить внутрішню перевірку і приймає документи у керівника або головного бухгалтера.
Аудиторська перевірка не є обов'язковою, однак підприємство може самостійно залучити аудиторів, які дадуть висновок про стан бухгалтерського і податкового обліку. Такий документ може допомогти підприємству уникнути в майбутньому фінансових санкцій перевіряючих органів.
Якщо змінюються посадові особи були матеріально відповідальними, то проводиться обов'язкова інвентаризація майна і документів в установленому порядку.
Як правильно передати документи при зміні директора або головного бухгалтера
За порушення порядку ведення бухгалтерського обліку на підприємстві для посадових осіб передбачена відповідальність аж до кримінальної, тому так важливо правильно оформити прийом-передачу документів при їх зміні.
Справи передаються новопризначеному директору або головному бухгалтеру, а при відсутності кандидатів - комісії, або призначеному наказом працівникові. Комісія або відповідальний працівник згодом передають прийняті документи новопризначеному директору або головбухові. Якщо змінюється головний бухгалтер, то прийняти документи може безпосередньо керівник підприємства.
Акт оформляється в трьох примірниках: один - для змінюваного працівника, другий - для призначеного, третій - для бухгалтерії. Акт прийому-передачі документів при зміні директора підписують члени комісії або відповідальний працівник, головний бухгалтер і новий керівник. А в разі зміни головбуха це роблять члени комісії, керівник підприємства і новий бухгалтер.
Акт прийому-передачі документів: зразок
Акт прийому-передачі первинних бухгалтерських документів ТОВ "Ранг".
Дата, місце складання.
- накладні на відпуск товару та податкові накладні, акти на відпуск ТМЦ і товарів, договори, рахунки-фактури, акти виконаних робіт, акти звірок;
- податкову і фінансову звітність;
- розшифровку сум заборгованості, активів і зобов'язань;
- документацію із зарплати;
- акти прийому-передачі документів до архіву;
- акти перевірок контролюючих органів (при наявності).
В іншому зауважень щодо ведення бухгалтерської документації немає.
Аудиторська перевірка і інвентаризація не проводилися у зв'язку з відсутністю підстав.
Акт складено в трьох автентичних примірниках: один - для Алфьорової В. А. другий для бухгалтерії ТОВ "Ранг", третій для директора ТОВ "Ранг", і підписаний трьома сторонами.
Порада юриста: для зручності перелік документації можна оформити у вигляді обов'язкового додатку до акту прийому-передачі.
Кого і як повідомити про зміну відповідальних осіб
У 10-денний строк з дня змін суб'єкт господарювання повинен повідомити податкові органи про зміну відповідальної особи. Оформляється таке повідомлення шляхом подачі затвердженої реєстраційної форми.
Також потрібно оформити для обслуговуючого банку нову картку із зразками підписів, завірену нотаріально.
Якщо на підприємстві є електронний цифровий підпис, то слід звернутися в сертифікаційний центр для анулювання старої і оформлення нової цифрового підпису, необхідної для здачі електронної звітності.
У разі зміни директора також потрібно внести зміни в державний реєстр підприємств: для цього передбачений спеціальний бланк.
Відповідальність і санкції
Якщо внутрішньої перевіркою при передачі справ виявлено порушення, комісія повинна витребувати від директора або головного бухгалтера письмові пояснення. Якщо документ пропав або знищений, необхідно письмово повідомити про це правоохоронні органи та включити їх представника в комісію.
Законом встановлено, що відповідальність за неправильне ведення бухгалтерського обліку несуть підписанти, однак це не звільняє підприємство від можливих санкцій при перевірках. Новий директор або бухгалтер не будуть нести відповідальність за помилки попереднього, а на підприємство, як суб'єкта господарювання, можуть бути накладені фінансові санкції. Саме тому так важливо правильно оформити процес прийому-передачі документів при зміні посадових осіб.
Акт передачі справ головного бухгалтера