Зміна керівництва - не тільки стрес для співробітників, але і важливий момент діяльності підприємства, при якому потрібно дотримати не тільки юридичні тонкощі, а й вимоги архівного законодавства РФ.
Передача документів при зміні керівника
Не завжди передача документів при зміні керівника (установчих, бухгалтерських та інших) регламентується Статутом компанії, Трудовим договором - частіше ні співробітники, ні директорат не володіють навичками передачі справ. У цих випадках необхідно окреме розпорядження керівництва або звернення до досвідченим архівістам.
Наступність означає відповідальність
Новому директору як правонаступнику колишнього варто пам'ятати, що за відсутності важливої документації передбачена значна відповідальність саме керівництва. Тому передача документів при зміні директора як процедура вимагає абсолютної уважності і дотримання правил: документальної фіксації моменту початку роботи новим керівництвом і здачі-прийому справ за актами, розписках. Варто пам'ятати, що передачі підлягають і справи, що знаходяться в діловодстві, і заархівовані. А акти можуть складатися як спільно з актами на МЦ, так і окремо.
Нижче представлений типовий процес передачі документів всередині організації
Процедура передачі документації
- Створення комісії, відповідальної за передачу справ. Наказом призначаються виконавці, терміни тощо.
- Визначення обсягу справ, термінів зберігання.
- Складання опису кожної справи. Перевірка правильності оформлення справ та їх комплектності, збереження - прерогатива досвідчених архівістів. Ув'язнений з профільної організацією, наприклад, Архівний Експерт, договір значно полегшить завдання співробітникам компанії.
- Відгук довіреностей (наказом), заміна банківських карток (законодавчий порядок), повідомлення довірених осіб (письмово).
- Повідомлення офіційних органів, контрагентів про зміну керівництва підприємства.
До обов'язково підлягає передачі документації відносяться:
- Обов'язкові до зберігання документи (статутні, бухгалтерські);
- Внутрішні акти - накази, які призначають матеріально-відповідальних осіб; кадрова документація, штатний розклад; регламент доступу до секретної інформації підприємства і список осіб, що володіють доступом; список осіб з правами підписи на фінансовій документації.
- Діючі договори;
- Список банківських рахунків, печатки;
- Документи на право власності (оренди) займаних організацією площ;
- Аудиторські звіти та звіти виконання підприємством їх приписів.
Вигоди роботи з професійними архівістами
Передача документів усередині організації при реорганізаціях і зміні директорату має на увазі проведення глибокої ревізії діловодства, стану справ і зобов'язань підприємства. Цей процес може зайняти не один тиждень, особливо при відсутності грамотних діловодів і юристів в компанії.
Як зробити процес передачі правильно
Архівний Експерт зробить організаційний процес передачі та оформлення справ, скоротить терміни і підвищить якість робіт, допоможе виявити упущення і відсутні документи - отже, вбереже нове керівництво від штрафних санкцій і допоможе підприємству оптимізувати документообіг.