При звільненні простого співробітника організації як ми знаємо, досить просто написати заяву за власним бажанням, відпрацювати два тижні і отримати повний розрахунок з документами, що стосуються трудової діяльності на підприємстві.
Керівник підприємства теж людина, яка може, як сам захотіти піти з роботи, так і бути звільнений за рішенням зборів засновника, одноосібного власника або наказом вищестоящих організацій.
Крім всіх причин, обумовлених ст. 77 ТК РФ, коли директор може звільнитися, законодавець в ст.278 ТК РФ розглядає додаткові підстави, припинення дії трудового договору з керівником підприємства.
На директора підприємства покладено відповідальність за ведення бухгалтерського обліку господарської діяльності організації, якою він керує.
Керівник є матеріально - відповідальною особою.
Згідно з Наказом Міністерства фінансів РФ № 119н від 28.12.01 р при зміні матеріально відповідальних осіб повинна бути проведена інвентаризація.
Тому, для того, щоб звільнитися необхідно, провести ряд процедур по передачі всіх документів і матеріальних цінностей, які знаходяться в його ведення.
Хоча, в законах про діяльність комерційних організацій не обмовляється необхідність передачі справ, однак це не звільняє що звільняється керівника документально оформити передачу справ.
Директору до моменту відходу з роботи необхідно передати печатку, документи, звітність, матеріальні цінності, що знаходяться в кабінеті своєму правонаступнику, або особі, призначеній за наказом.
Порядок передачі справ при зміні керівництва на законодавчій основі визначено тільки для бюджетних організацій. Всі інші підприємства, будь-яких видів власності визначають це самостійно, розробляючи спеціальне положення або видавши відповідний наказ.
В кінцевому підсумку оформляється акт прийому-передачі справ від працівника, який звільняється директора новопризначеному, або уповноваженому представнику підприємства.
Особи з правом підпису
Підпис посадової особи є невід'ємним реквізитом будь-якого офіційного документа, тим більше, коли мова йде про кошти.
Не завжди керівник і головний бухгалтер можуть поставити підпис власноручно.
Як будь-яка людина, вони можуть бути: на лікарняному листі, у відпустці, відрядженні й не бути з інших причин.
За погодженням з головним бухгалтером, директором зазвичай затверджується перелік осіб, які мають право підпису облікових документів.
Оформляється право підпису:
- наказом, якщо уповноважені особи є працівниками цього підприємства.
У наказі вказується посада працівників, повністю прізвище, ім'я, по батькові та дата з якої їм надається право підписувати фінансові та інші документи від імені керівника;
- генеральною довіреністю, завіреною нотаріально.
Довіреність на право підпису може бути передана особі, яка не є учасницею трудовими відносинами з даним підприємством.
Дійсною довіреність вважається лише видана генеральним директором або засновником даної організації.
При оформленні довіреності вказується термін її дії і передані повноваження.
Що робити, якщо змінюються посадові особи
При зміні посадових осіб, коли є протокол зборів засновників, видано наказ, в першу чергу необхідно повідомити контролюючі органи (податкову інспекцію) і банк, що обслуговує підприємство.
Для цього пишеться нотаріально завірена заява про те, що посадова особа, яка має право підпису змінюється на підставі прикладеного документа.
До заяви прикладають наказ про звільнення, рішення власника підприємства або протокол загальних зборів акціонерів.
Після цього видається наказ по підприємству про створення комісії для проведення інвентаризації та прийому - передачі документація від працівника, який звільняється посадової особи.
Якщо вже є новий кандидат на посаду, що звільняється, справи передаються йому.
У тому випадку, коли вакансія залишається вільною, за наказом призначається співробітник підприємства, який прийме документи до призначення на посаду нового керівника.
Якщо є можливість запросити незалежного аудитора - це буде найкращим вирішенням питання, що не завадить в подальшому при перевірці контролюючими органами.
Якщо новий директор буде призначений пізніше, призначений за наказом для прийому документів співробітник підприємства також за актом передасть зберігаються у нього документи.
Коли звільняється головний бухгалтер, всі справи і документи також за актом передачі має право прийняти безпосередньо керівник підприємства.
Затвердженої форми проведення самої процедури передачі справ немає.
Виробляється вона довільно, але повинна бути оформлено письмово.
Акт складається зазвичай в двох примірниках.
Один примірник залишається на підприємство для нового керівника, другий віддається колишньому директору на руки.
Колишньому керівнику акт потрібен для того, щоб в разі виникнення в подальшому претензій з приводу документації, ним зданої не виникало ніяких питань і розбіжностей.
Якщо в процесі інвентаризації або передачі документів виявляються порушення, це фіксується документально в акті і посадова особа пише пояснювальну записку за фактом недоліків і зауважень.
У тому випадку, коли виявлено, що документів або матеріальних цінностей, які значилися на керівника, і він за них матеріально відповідає не дістає, тобто, просто немає в наявності, ставляться до відома правоохоронні органи і далі передача документації відбувається в присутності їх представника, включеного до комісії.
При виявлених суттєвих порушень до відповідальності не може бути притягнутий новопризначений керівник або головний бухгалтер.
Згідно із законом відповідати буде директор, під час керівництва якого були допущені порушення.
Акт прийому-передачі документів: зразок
Акт прийому - передачі справ при зміні посадових осіб умовно ділиться на три частини.
1. Вступна частина.
У ній вказується місце і час, коли проводиться процес передачі документації.
Повна назва підприємства (організації, установи, фірми, спільноти).
Прізвище, ім'я, по батькові, засновника або голови комісії, і її членів з найменуванням посад.
2. Описова частина.
Тут перераховуються всі документи, які передаються із зазначенням кількості аркушів кожного виду документа.
3. Заключна частина.
Містить вказівку всіх виявлених недоліків, порушень, перерахування відсутніх документів.
Після текстової частини перераховуються прізвища всіх присутніх при передачі документів членів комісії на чолі з її головою, ставляться їхні підписи і закріплюються печаткою організації.
У тому випадку, якщо документи передається безпосередньо новопризначеному керівнику, ставляться підписи колишнього і нового директора (або головного бухгалтера, коли змінюється бухгалтер).
На підписи ставлять печатку підприємства.
АКТ ПРИЙОМУ-ПЕРЕДАЧІ СПРАВ
при зміні директора
комісія у складі:
Голова комісії: старший інспектор відділу кадрів Бєляєва І.П.
Члени комісії: головний бухгалтер Шевельова І.А.
юрисконсульт Дубров П.М.
що звільняється директора підприємства Мальцева І.А.,
новопризначеного директора підприємства Волкова І.Р.
склала цей Акт про те, що Мальцев І. А. передав, а Волков І.Р. прийняв документацію, що знаходиться у директора.
При прийомі - передачі справ встановлено:
Мальцева І. А. передав, а Волков І.Р. прийняв:
- Оригінали установчих документів (10 л.);
- Оригінали банківських документів (10 л.);
- Оригінали свідоцтв про право власності, договори (59л.);
- Оригінали ліцензій (5 л.);
- Друк організації (1шт.);
- Штамп (1шт.);
- Бланки (500 прим.);
- Ключі від кабінету, сейфа (4 шт.);
- Оргтехніка (1 комп'ютер).
Голова комісії: підпис Бєляєва І.П.
Члени комісії: підпис Шевельова І.А.
підпис Дубров П.М.
Були присутні: підпис Мальцев І. А.
підпис Волков І.Р.
Кого і як повідомити про зміну відповідальних осіб
Протягом трьох днів після того, як відбулися зміни і один з посадовців (директор, головний бухгалтер) звільнилися, а на їх місце прийшли нові відповідальні особи, необхідно заявити в ФНС про зміни, що відбулися керівного складу підприємства для внесення змін до Єдиного державного реєстру юридичних осіб.
Документи можна надіслати поштою рекомендованим листом, або в електронному вигляді, через нотаріуса.
В результаті новий керівник отримає виписку з реєстру ЕГРЮЛ і свідоцтво про внесені зміни.
Перш за все, необхідно повідомити банк, в якому відкрито розрахунковий рахунок організації.
У банк подають такі документи:
- свідоцтво про внесення змін до ЕГРЮЛ;
- виписку з єдиного реєстру;
- протокол про призначення нового директора зборами засновників або наказ про вступ на посаду керівника підприємства;
У деяких випадках банки вимагають додаткові документи:
На підставі поданих документів і зразка підпису вступив на посаду керівника (головного бухгалтера) засвідчується банківська картка з підписом нового директора.
Повідомляти інші державні організації та фонди немає необхідності.
Тут на допомогу приходить всесвітня мережа Інтернету.
Інформація про зміну керівника надходить електронною поштою, за допомогою служби одного вікна.