У кожній організації, підприємстві є фірмова друк. З її допомогою завіряються всі документи, що мають юридичне значення: договори, контракти і навіть трудові книжки.
Вони повинні знаходитися на особливому контролі. Можна передавати тільки одній людині, який буде відповідати за їх збереження, переміщення, а також за формальності, що стосуються правильності їх застосування.
Акт прийому-передачі є додатком, який дозволяє переміщати штампи. Посадова особа, розпоряджається матеріальними цінностями, може передавати їх на час в користування іншій людині, яка працює в тій же організації.
Основні аспекти
Акт прийому-передачі печатки йде як додаток до внутрішнього наказу про призначення матеріально відповідальної особи. Необхідний для задокументованого контролю за пересуванням штампів. Він допомагає запобігти неправомірне використання, наприклад, для підтвердження помилкових платіжних документів або звітів.
У кожної організації свій зразок, який вони використовують в таких випадках. Складається він в довільній формі. Крім основних вимог, кожен додає пункти, які відображають внутрішні правила підприємства.
Як і в будь-якому документі, в додатку повинно бути зазначено:
- П.І.Б та посада посадової особи, який був відповідальним.
- Номер наказу, на підставі якого складається додаток.
- Далі, вказується причина, по якій матеріальні цінності передаються іншій особі. Це може бути відпустка, звільнення або пониження, підвищення в посаді.
- Після цього прописуються дані посадової особи, яка прийняла матеріальні цінності.
- Додаток засвідчується відбитком печатки, передача якої відбувається.
- Далі, ставиться підпис керівника організації. Вона вважається остаточним підтвердженням передачі.
- Для того щоб підтвердити прийом, ставиться підпис співробітника.
Після того як підписав документ, він несе повну відповідальність за належне використання штампа.
Важливо! Обов'язково необхідно вказати час і випадки, при яких новий відповідальна людина може розпоряджатися штампами.
Нижче представлений зразок бланка, шаблон можна скачати внизу статті.
Передача штампа відрядженому працівникові
Найчастіше матеріальні цінності такого типу передаються від керівника до заступника або юристу підприємства. Друк може передаватися і співробітникові, який вирушає у відрядження, де необхідно завірення документів. В такому випадку повинен додатково видаватися довіреність від керівника. У ній прописується які документи і протягом якого терміну відповідальна особа може використовувати друку.
Акт прийому-передачі печатки повинен зберігатися не менше 3 років. Це допоможе уникнути спірних ситуацій, в разі, якщо будуть виявлені факти незаконного використання печатки. Піднявши додатки, можна швидко з'ясувати, хто із співробітників володів нею на той момент.
Рекомендуємо до прочитання
