З проблемою накопичення великої кількості документів в архіві стикалася кожна більш-менш велика організація. Первинні і остаточні бухгалтерські документи, різні договори і внутрішня документація з часом перетворюються в досить об'ємну папку, потім коробку, а після і шафа справ. Тому буквально на третій четвертий рік існування компанії виникає питання про виділення непотрібних документів для подальшого списання і знищення. Але як правильно розсортувати наявні папери? Хто має право приймати рішення про знищення? Як, з законодавчої точки зору, правильно оформити цей процес і де взяти зразок? Про це даний матеріал.
Чому важливо складати акт про знищення
Незалежно від того, планується вилучення з архіву бухгалтерських або організаційних паперів, дуже важливо вчасно скласти акт про знищення документів. Це пов'язано з тим, що в разі виїзної перевірки або звичайного запиту від податкової, наприклад, у компанії може не виявитися ні самого документа, ні підтвердження його утилізації. В такому випадку співробітники держоргану вважатимуть, що інформація є в наявності, але просто-напросто утримується. А це неприпустимо за законом і може призвести до конфліктів або порушення адміністративного розгляду.
Також складання акта про знищення гарантує законність і коректність списання. Адже для цього необхідно зібрати нову або скликати вже існуючу експертну комісію, що складається із співробітників різних відділів і керівництва. Вона докладно розбере ситуацію з кожної окремо взятої папером і точно визначить її цінність для поточних справ фірми. Потім документація буде пересортувати, і застарілі паперу вилучені з архіву.
Загальні умови зберігання
Законодавство вимагає, щоб вся документація підприємства зберігалася протягом певного терміну для можливості відновлення даних і перевірки діяльності за минулі періоди. У зв'язку з цим самостійна і неправомірна утилізація паперових або електронних документів може переслідуватися за Кримінальним кодексом.
Необхідні терміни зберігання різняться в залежності від типу та приладдя справи. Так, наприклад, документи, що регулюють ведення бухгалтерського обліку на підприємстві (правила і зразок заповнення), повинні зберігатися в архіві як мінімум 5 років з моменту останнього використання. «Первинка» ж зберігається трохи менше - 4 роки. Існують деякі підвиди, які зберігаються і більш тривалий термін, а також безстроково зберігаються папери, такі як установчі документи.
Відповідальність за збереження документів організації несе генеральний директор, підпис якого проставляється на акті. Тому під час відбору документації на списання важливо керуватися тим твердженням, що знищення тих чи інших документів - це право, а не обов'язок співробітників і юридичної особи в цілому. Деякі важливі екземпляри і зразки варто зберегти, і, в той же час ніхто не може заборонити вам знищити відлежатися свій термін зберігання документ (наприклад, історію взаєморозрахунків з контрагентом за минулі періоди). При зміні керівництва компанії організовується комплексна передача справ і всієї наявної документації.
Як складається акт
Спочатку варто зауважити, що в ході роботи експертна комісія може зіткнутися з різними найменуваннями акта:
- «Про виділення до знищення ...»
- «Про знищення»
- та ін.
Що ж стосується другого документа, то його типова форма досить проста: в шапці зліва вказується найменування організації, праворуч - «ЗАТВЕРДЖУЮ, Генеральний директор» і персональні дані керівної особи. Нижче вказується дата затвердження. Потім (під реквізитами організації) назва акта. Підставою є внутрішній наказ керівництва (записуємо дату і номер). Потім перераховуються входять в експертну комісію особи і присутні спостерігачі.
Відразу під цим текстом розміщуємо таблицю з 7-8 колонок для реєстрації документів:
- Порядковий номер у таблиці
- Назва справи або групи документів;
- Крайні дати: коли в останній раз був використаний, наприклад, з метою оподаткування (для бухгалтерських документів);
- Номери описів: якщо такі є. В іншому випадку поле під цим заголовком залишається порожнім;
- Номенклатурний індекс справи або його номер за описом;
- Загальна кількість одиниць на зберіганні;
- Терміни зберігання і номер має відношення до справи статті: встановлені законодавчо в вищезазначеному Переліку;
- Примітки
Це і є повна інструкція щодо заповнення акта. Для складання власного візьміть до уваги даний зразок:
Завантажити документ з порожнім бланком акту про виділення документів до знищення можна за цим посиланням.
Рекомендуємо до прочитання
