Архівна справа - професійна діяльність із зберігання та використання архівних документів. Відповідно до російського законодавства цією роботою займаються державні органи, органи місцевого самоврядування, юридичні особи та громадяни. Між усіма названими вище що складають існує функціональний взаємозв'язок, що об'єднує їх в єдину архівну галузь. Про те, що являє собою організація архівної справи в Російській Федерації, розповідає кандидат історичних наук доцент, завідувач кафедри архівознавства ІАІ РДГУ Е.М. Бурова.
Архівна сфера носить міжгалузевий характер: немає напрямки діяльності суспільства і держави; галузі; установи, організації або підприємства, в яких не створювалися документи, які з часом набувають статус архівних документів.
Відповідно до законодавства архівна справа в Російській Федерації - це діяльність державних органів, органів місцевого самоврядування, організацій і громадян у сфері організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів.
Як випливає з наведеного вище визначення, виділяються чотири функції або генеральних напрямки в галузі архівної справи: зберігання, комплектування, облік і використання архівних документів.
Організація управління архівною галуззю
При цьому розробка і проведення єдиної державної політики в галузі архівної справи, а також функція встановлення єдиних правил організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Російської Федерації та інших архівних документів закріплені за Федеральним архівним агентством (Росархивом).
«Про архівну справу в Російській Федерації» - ст.4, п. 1
Контроль за дотриманням законодавства про архівну справу в Російській Федерації здійснюють Міністерство культури Російської Федерації, органи виконавчої влади суб'єктів Російської Федерації в галузі архівної справи. Компетенція та повноваження розмежовані законодавчо.
«Про архівну справу в Російській Федерації» - ст.16
В даний час Росархів і підвідомчі йому архіви не здійснюють функцію контролю за сферою документаційного забезпечення управління (ДОП) в організаціях, як це було кілька років тому. Архівні установи мають право перевірки архівної справи і діловодства тільки в організаціях-джерелах комплектування, тобто в тих організаціях, які передають їм документи на державне зберігання.
Правила організації зберігання, зберігання,
комплектування, обліку та використання
документів Архівного фонду Російської Федерації
та інших архівних документів
в державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках,
організаціях Російської академії наук. - п.4.2.3
Зберігання документів Архівного фонду Російської Федерації
Законодавством встановлено, що документи Архівного фонду Російської Федерації постійно. тобто безстроково зберігаються в державних і муніципальних архівах, музеях і бібліотеках, в організаціях Російської академії наук.
«Про архівну справу в Російській Федерації» - ст.18, п.1,3
Ці установи являють собою єдину систему публічних архівосховищ.
Зберігання архівних документів, що утворюються в діяльності юридичних осіб
Сучасна нормативно-правова база в архівній сфері спрямована в першу чергу на забезпечення схоронності документів, в тому числі архівних документів, що утворюються в діяльності державних, муніципальних і недержавних організацій.
Відповідно до чинного архівних законодавством державні органи, органи місцевого самоврядування зобов'язані створювати архіви, а організації мають право створювати у себе архіви для зберігання утворилися в їх діяльності документів.
Але будь-яка організація зобов'язана забезпечити фінансові, матеріально-технічні та інші умови для роботи з архівними документами; надавати архівам (архівосховищ) приміщення, що відповідає нормативним вимогам зберігання архівних документів та умовам праці працівників архівів.
«Про архівну справу в Російській Федерації» - ст.13,15
Архівом в організації вважається самостійний структурний підрозділ, що здійснює зберігання, комплектування. Облік використання архівних документів. Отже, архів повинен бути вказаний як підрозділ в затвердженій структурі організації і архів повинен бути названий на штатному розкладі організації (вказується посада керівника архіву). Якщо в організації є спеціальне обладнане приміщення для зберігання архівних документів, але відсутні вищевказані ознаки архіву, то архіву в організації немає, а створено архівосховище.
Архівосховище створюється, як правило, при службі ДОП (управління справами, загальний відділ, канцелярія і т.п.). Керівник служби ДОУ відповідає за роботу співробітників архівосховища, які за штатним розкладом відносяться саме до цієї служби.
Без наявності архіву або архівосховища в організації неможливо забезпечити збереження архівних документів, раціонально організувати їх зберігання і подальшу передачу зі структурних підрозділів, налагодити суворий облік і ефективне їх використання.
Залежно від складу документації в організації можуть створювати різні архіви або структурні підрозділи одного архіву для прийому управлінської документації, науково-технічної документації, документації на електронних носіях або іншої документації.
к.і.н. доцент, завідувач кафедри архівознавства ІАІ РДГУ