Інвентаризація архівів - це періодична перевірка архівної документації фірми, здійснювана з метою переобліку документів, підтвердження їх наявності та збереження.
Необхідність інвентаризації архівів
Перш за все, в інвентаризації потребують паперові архіви великих організацій, які знаходяться на їх території.
- По перше. нерідкі випадки плутанини в паперових архівах, наприклад, через недостатню уважності співробітників, документ може бути покладено не на «ту» полку або не в «ту» папку. За певний період часу таких випадків накопичується достатня кількість, і лише ретельна інвентаризація архівів дозволить Вам розібратися з виниклим безладом.
- По-друге. трапляються і випадки безслідною пропажі документів: це може бути і випадкова втрата, і умисне розкрадання або знищення. З огляду на те, що термін зберігання багатьох важливих документів визначений чинним законодавством, відсутність в архіві необхідного документа може мати важкі юридичні наслідки для керівників компанії. У разі зникнення важливої документації своєчасно проведена незалежна інвентаризація архівів дозволить компанії вжити своєчасних заходів по її пошуку або відновленню. Тому так важливо проводити інвентаризацію регулярно.
- Якщо архівну документацію Вашої фірми зберігається в незалежних архівні установи, Ви так само можете зажадати проведення інвентаризації, щоб переконатися в цілості документів.
Первинна інвентаризація архівів
Крім того, існує первинна інвентаризація архівів, яка є початковим етапом процесів оптимізації документообігу та поновлення архівів компанії. У такій інвентаризації потребують ті фірми, в яких архівування документації відбувається стихійно протягом багатьох років, і архіви яких не систематизовані. В цьому випадку інвентаризація архівів, так само як і процес їх каталогізації та систематизації, мають на меті - полегшити пошук документів, а відповідно заощадити час співробітників.
Послуги по інвентаризації архівів
Наша компанія пропонує послуги з інвентаризації архівів Вашої організації: інвентаризація буде проведена якісно і в найкоротші терміни. Після проведення інвентаризації архівів наші фахівці складуть інвентаризаційні описи - документ, що має юридичну силу.