Інвентаризація архіву - це комплекс робіт, які направляються на створення інвентаризаційних описів на документи і справи. На практиці інвентаризація архіву проводиться щодо документів оперативного терміни зберігання, рідше - для справ тимчасового або постійного терміну зберігання. Інвентаризація справ тривалих термінів зберігання виконується не для створення облікових документів для забезпечення роботи довідкового апарату, а для уточнення наявності і складу документів в архіві.
Сукупність інвентаризаційних описів і справ з документами, згрупованих за класифікаційною ознаки і становить довідковий апарат.
Інвентаризація архіву може виконуватися в наступних випадках:
- Для оцінки складу і характеру справ перед формуванням структури архіву;
- Для перевірки відповідності записів про наявність документів і їх фактичної наявності;
- Для оцінки стану архіву і обліку загублених документів після надзвичайних ситуацій, аварій та інших ситуацій, що викликають пошкодження архівного фонду без точної можливості оціни пошкоджень.
- Інвентаризація архіву може проводитися під час злиття, поглинання або передачі фондів для контролю наявності фізичних носіїв.
Інвентаризація електронного архіву зазвичай включає облік фізичних носіїв і перевірку логічної цілісності документів на них. Як правило, розвинені електронні архіви володіють власними інструментами інвентаризації.
Види інвентаризації архіву документів:
- Вибірково, тобто в локальних частинах сховища або ж по конкретному типу документів.
- По основних фондів - для оцінки стані основних фондів на момент проведення процедури.
- Періодично - використовується як засіб контролю у фондах, які мають важливе значення.
Розрізняють також повну і часткову інвентаризацію архіву в залежності від масштабів процедури
В результаті інвентаризації архіву документів може бути виявлена пропажа документів, що вимагає відповідних заходів і документального оформлення - від звернення до органів внутрішніх справ для розшуку носіїв до складання акта незнаходження документів.