Навіщо потрібна інвентаризація архіву?
Навіщо потрібна інвентаризація архіву?
Архівні роботи включають в себе сукупність різних елементів, серед яких не останнє місце займає інвентаризація архіву. Як і все, що пов'язано зі зберіганням та обліком документації, цей процес переслідує певні цілі і є невід'ємною частиною ведення архівів. В першу чергу, вона спрямована на виявлення стану архіву і можливої необхідності внесення різних змін.
Що ж включає в себе інвентаризація архіву? По-перше, комплекс послуг з підбору та формуванню справ по групах, які відповідають необхідності й побажанням замовника. По-друге, створення або зміна вже існуючого довідкового апарату по підбору справ, тобто, складання інвентаризаційного опису на справи, які згруповані за певними ознаками. По-третє, можливість відстеження стану справ і вилучення застарілої документації з архіву або доповнення вже існуючих справ новими документами.
Інвентаризація архіву в більшій мірі стосується справ, термін зберігання яких не перевищує 10 років. З її допомогою виявляються справи, які можуть бути знищені у зв'язку з вийшли терміном зберігання, а так само, проводиться переоблік документації.
У деяких ситуаціях інвентаризація архіву проводиться і щодо справ тимчасового (понад 10 років) і постійного зберігання. Дана процедура спрямована на те, щоб уточнити склад справ і доповнити їх при необхідності.
Інвентаризація архіву - це єдиний вірний спосіб для того, щоб відслідковувати його стан і вчасно вносити в архів зміни або доповнення. Вона проводиться спеціальною комісією, склад якої, в залежності від приналежності архіву, комплектується керівником архіву і в деяких випадках узгоджується з замовником (тобто з особою, яка передала документи на архівне зберігання).
Крім того, що інвентаризація архіву необхідна з точки зору контролю над станом архіву, вона так само помітно полегшує процес роботи з архівними документами, а значить - заощаджує Ваш час і, як наслідок, гроші.