Застосовується для обліку грошових коштів, виданих підзвітним особам на адміністративно - господарські витрати.
Складається в одному примірнику підзвітною особою і працівником бухгалтерії.
Авансовий звіт може складатися на паперовому та машинному носіях інформації.
На зворотному боці форми підзвітна особа записує перелік документів, що підтверджують зроблені витрати (посвідчення про відрядження, квитанції, транспортні документи, чеки ККМ, товарні чеки та інші виправдувальні документи), і суми витрат по ним (графи 1 - 6). Документи, додані до авансового звіту, нумеруються підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.
У бухгалтерії перевіряються цільове витрачання коштів, наявність виправдувальних документів, що підтверджують зроблені витрати, правильність їх оформлення і підрахунку сум, а також на зворотному боці форми вказуються суми витрат, прийняті до обліку (графи 7 - 8), і рахунки (субрахунка), які дебетуються на ці суми (графа 9).
Реквізити, які стосуються іноземній валюті (рядок 1а лицьового боку форми і графи 6 і 8 зворотного боку форми), заповнюються лише в разі видачі підзвітній особі грошових коштів в іноземній валюті відповідно до встановленого порядку, згідно з чинним законодавством Російської Федерації.
Перевірений авансовий звіт затверджується керівником або уповноваженим на це особою і приймається до врахування. Залишок невикористаного авансу здається підзвітною особою в касу організації за прибутковим касовим ордером в установленому порядку. Перевитрата за авансовим звітом видається підзвітній особі за видатковим касовим ордером.
На підставі даних затвердженого авансового звіту бухгалтерією виробляється списання підзвітних грошових сум у встановленому порядку.