Досить часто, в господарської діяльності організації, співробітникам фірми видаються під звіт готівкові грошові кошти і безготівкові (також грошові документи). Які в подальшому використовуються на оплату господарських потреб підприємства, на придбання проїзних квитків, на оплату готельних послуг при відрядженнях. Список, куди можуть бути використані підзвітні кошти дуже великий, він ні ким не регламентований. Давайте, в даній статті розглянемо тему, де знаходиться і як заповнюється авансовий звіт в 1С.
Як знайти авансовий звіт в програмі 1С
Щоб знайти авансовий звіт необхідно вибрати в головному меню програми «1С: Бухгалтерія» версія 8 інтерфейс Таксі розділ «Банк і каса», далі в блоці «Каса» знайти позицію «Авансовий звіт». Після цих дій ви потрапляєте в журнал «Авансові звіти». Далі натискаєте на кнопку «Створити».
На екрані з'являється авансовий звіт, який необхідно заповнити, на підставі складених в бухгалтерію підприємства первинних документів прикріплених до авансового звіту.
Заповнення авансового звіту в програмі 1С
У шапці документа заповнюються такі поля:
- Дата;
- номер;
- організація;
- Підзвітності особа, це може бути співробітник організації або фізична особа, що діють за дорученням;
- Склад, вибирається в тому випадку, якщо купуються товарно - матеріальні цінності, які в подальшому здаються на склад матеріально - відповідальної особи.
Документ, в табличній частині, має кілька закладок, вони заповнюються в залежності від доданих документів до авансового звіту і отриманих грошових коштів підзвітною особою:
Для того щоб автоматично заповнилася перша закладка, в табличній частині документа при отриманні підзвітною особою авансу, необхідно авансовий звіт створити на підставі. Це може бути при виборі «Створити на підставі» двох позицій, одна з яких «Видача готівки», інша «списання з розрахункового рахунку».
На першій закладці також заповнюється позиція при видачі грошових документів під звіт, це може побут, наприклад, проїзний квиток придбаний організацією.
При придбанні товару, за готівкові кошти, з підзвітній суми, необхідно заповнити другу закладку, яка називається «Товари».
При цьому, в табличній частині документа, потрібно внести такі дані як:
- Документ витрати;
- Номенклатуру товару, вибирається з довідника;
Будьте уважні, якщо даного товару немає в довіднику «Номенклатура», то на нього потрібно попередньо заповнити картку, в якій вказується найменування, одиниця виміру і інші реквізити.
- кількість;
- ціну;
- Ставку ПДВ;
- Найменування постачальника, виртать з довідника «Контрагенти»;
- Реквізити рахунок-фактури;
- Рахунки обліку витрат і рахунок ПДВ.
Сума і всього заповниться автоматично.
При оплаті за товар або послуги контрагентам з підзвітних коштів, заповнюється четверта закладка в авансовому звіті, яка називається «Оплата». При її натисканні відкривається таблична частина, в якій потрібно заповнити такі дані як:
Рахунки розрахунків, на які буде віднесена сума витрат, проставляються автоматично, це рахунок 60 «Постачальники і підрядчики», але цей рахунок можна поміняти, пославшись на довідник «План рахунків».
П'ята закладка «Інші», заповнюється не тільки у випадках надання документів, пов'язаних з відрядженням співробітника, але і з оплатою господарських потреб підприємства і інших витрат.
Так само як і на інших закладках, заповнюється:
- Документ (витрати);
- номенклатура;
- Сума ПДВ;
- Всього заповнюється автоматично;
- Постачальник;
- Встановлюється ознака в стовпці «СФ», є рахунок-фактура чи ні;
- Встановлюється ознака в стовпці «БСО», що це бланк суворої звітності чи ні;
- Заповнюються реквізити рахунок-фактури;
- Вибирається з плану рахунків бухгалтерського обліку рахунок витрат по БО (бухгалтерського обліку), а також з довідника вибирається субконто витрат;
- Вибирається з плану рахунків податкового обліку рахунок витрат по НУ (податковому обліку), а також з довідника вибирається субконто витрат;
- Вибирається рахунок обліку ПДВ.
