Бухгалтерський документ, що підтверджує витрачання грошових коштів, що видаються співробітнику авансом, значиться як авансовий звіт - бланк, що складається з двох боків: лицьового та зворотного.
Форму бланка заповнює підзвітна особа, прикріпивши до звіту документи, що підтверджують витрати.
Бухгалтер, отримавши комплект документів, перевіряє їх і фіксує в бланку авансового звіту в місцях, відведених для заповнення бухгалтерам.
Звіт слід підписати у керівника, списати підзвітні суми
В подальшому звіт у своєму розпорядженні в альбомі уніфікованих форм, враховуючи як касових операцій, наведених до єдиної формі № АТ-1.
Авансові кошти видаються співробітникам на підприємстві, якщо плануються представницькі або господарські витрати.
Для видачі певної суми грошей потрібно наказ керівника про підзвітних осіб, де вказаний список осіб і причини для видачі.
Підзвітна особа - це співробітники, які мусять сума для майбутніх витрат під звіт.
Є певні терміни, в які особа зобов'язана скласти авансовий звіт про витрачені кошти.
Складання авансового звіту, приклади
Пишемо авансовий звіт на прикладі відправлення співробітника у відрядження.
Бухгалтерія і відділ кадрів збирають і оформляють необхідні документи по відрядженню:
- підтвердження направлення співробітника у відрядження,
- службове завдання.
- З підзвітною особою рекомендується скласти договір про матеріальну відповідальність, якщо це затверджено в Облікової політиці організації.
При пред'явленні наказу і при наявності видаткового касового ордера, підзвітній особі видаються гроші з каси. При певних розтратах, співробітник обов'язково зберігає підтверджуючі документи.
Після повернення співробітника з відрядження, йому необхідно в цей же день скласти авансовий звіт і здати його в бухгалтерію.
Бухгалтер, перевіривши звіт, переводить його в спеціальну програму і виробляє списання, підтверджує обґрунтованість розтрат.
Якщо є невитрачена сума, співробітник вносить залишок коштів в касу, або, в зворотному випадку, кошти можуть бути перевитрачених, тоді підзвітній особі роблять повернення.
При наявних недостачі з минулого авансового звіту у співробітника, наступний аванс заборонений до видачі.
Співробітник не має право передавати аванс іншій особі
Всі документи повинні бути оформлені відповідно до вимог, встановлених законодавством (Федеральний закон "Про бухгалтерський облік"), щоб уникнути претензій податкових органів, наступних штрафів.
Бланки авансового звіту заповнюються тільки за уніфікованою формою № АТ-1, їх можна скачати з офіційних джерел в інтернеті.
Інструкції щодо заповнення авансового звіту, приклади
Є кілька способів заповнення: за допомогою спеціальних бухгалтерських програм або електронного файлу в форматі (Еxcel), який можна завантажити з інтернету. Одна частина оформляється підзвітною особою, а інша - бухгалтером.
На першій сторінці форми звіту співробітник зобов'язаний вказати необхідні реквізити:
- найменування фірми,
- дату складання звіту,
- посаду та ініціали.
Цілі, на які були видані кошти, вказуються в графі призначення авансу.
Залишається порахувати залишок підзвітних коштів і підсумкову суму в графі «разом отримано».
На зворотному боці вказується весь список виправдувальних документів. Необхідні колонки для заповнення - з 1 по 6.
Послідовність вказівки переліку здійснюється по порядку, в тому числі і в самому звіті із зазначенням документів.
Що це - оборотність кредиторської заборгованості?
Коефіцієнт швидкої (критичної) ліквідності - нормативні значення.
Проведення у авансовому звіті: послідовно вказуються суми витрат по кожній операції, дебет рахунку, субрахунку.
Після вказівки всіх підсумкових сум, форма підписується і розшифровується. На лицьовій стороні вписуються суми в графу «витрачено», ті, що позначаються на попередній стороні в графі «разом».
Після прийому документа на перевірку авансового звіту, бухгалтер повинен скласти розписку про отримання і віддати підзвітній особі.
Розписка повинна зберегтися, так як це єдине підтвердження здачі звіту в бухгалтерію.
Бухгалтер звіряє проводки і прийняті суми, номера рахунків, за якими ведеться дебет витрат, і вказує їх на зворотному боці форми.
Якщо були виявлені перевитрата коштів або залишки, з раніше отриманого або нинішнього авансового платежу і за операціями їх обліку, тоді бухгалтер проставляє відмітки на першій сторінці форми звіту.
У разі витрачання коштів на господарські потреби, рекомендується заповнювати окремий авансовий звіт
Документи на іноземній мові необхідно перевести на російську мову, відповідно до положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в РФ.
Після всіх необхідних формальностей і перевірок бухгалтера, авансовий звіт передається на затвердження керівнику організації.
Керівник прописує на лицьовій частині форми посаду, ставить підпис з розшифровкою і дату затвердження. Тільки після цього звіт буде прийнятий до обліку.
Недотримання термінів здачі авансового звіту
У разі ненадання авансового звіту в строк, встановлюється порушення з касової дисципліни.
Щоб розглянути можливі випадки недотримання термінів подання авансового звіту, можна звернутися за допомогою до статті 15.1 КоАП РФ.
Слід врахувати, що відповідальність за авансовий звіт не встановлюється, але порушення фіксується. Тому організація може не очікувати штрафних санкцій від податкових органів.
Контролювати виділені кошти для витрат - завдання, поставлене для організації, так як це суто внутрішній контроль керівництва.
У разі неповернення суми підзвітною особою, організація має право списати їх з заробітної плати співробітника, тільки можуть бути встановлені обмеження щодо сум утримання (ст. 137 ТК РФ). Якщо працівник не погоджується з заходами роботодавця, ситуація дозволяється через суд.
Так як директор - відповідальна особа за все грошові кошти каси, борг з неповернення підзвітних коштів може значитися нема за співробітником, а за директором. І тоді бухгалтер втрачається: що робити з тим авансом, за яким директор не дав звіту?
Потрібно з'ясувати, куди включити суму авансу, по якій немає авансового звіту (від співробітника або директора).
Як бути з тим фактом, що співробітник вчасно не надає авансовий звіт?
Раніше податковою службою було сказано, що з подібних підзвітних сум списується податок на дохід. Але, як виявилося, це твердження не є нормою законодавства.
Так як грошові кошти числяться за співробітником як борг перед організацією, але не є його доходом.
Співробітник, який надав авансовий звіт після, погашає борг. Відповідно, ПДФО з цього доходу не списується.
Неправомірно говорити про те, що в ту хвилину, коли працівник не надав звіт, він автоматично отримав дохід. Слідуючи цим заходам, нараховувати страхові внески не потрібно.
Тому що вони можуть бути нараховані тільки на виплати на користь фізичних осіб і їх винагород. Отже, за співробітником буде значитися борг, і ніяких нарахувань не відбувається.
Зразок бланка авансового звіту, завантажити
Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту і натисніть Ctrl + Enter.