Авіавантажна бирка призначена для маркування вантажу, який відправляється з конкретної накладної. У авіавантажної бирці проставлений той же номер, що і в AWB (в комплекті). При використанні безномерних авіавантажних бирок дублюється серійний номер AWB.
У авіавантажної бирці вказується Аеропорт призначення, Аеропорт відправлення і аеропорт трансферту, якщо такий існує,
загальна кількість місць вантажу, що відправляється по даній AWB, вага цього місця, номер "домашньої" накладної.
Найголовнішим транспортним докумен-том для авіаперевезення є авіанакладна (AIR WAYBILL-AWB).
Вона буває 2 видів:
* Майстер авіанакладна (MASTER AIR WAYBILL - MAWB)
* Головна авіанакладна (HOUSE AIR WAYBILL - HAWB)
MAWB - авіанакладна, що має номер, присвоєний самою авіакомпанією, у вигляді 3-ціфренного префікса і наступних 8 цифр. Префікс являє собою код авіакомпанії і однаковий для всіх авіанакладних даної авіакомпанії. Перелік префіксів всіх авіа-компаній представлений в TACT Rules п. 1.4. (Coding and decoding of air-lines / Коди і ДЕКОДАХ авіакомпаній).
Наступні 8 цифр - індивідуальний номер авіанакладній, з яких 7 цифр - безпосередньо номер, а остання цифра - перевірки ключ, який є залишком при розподілі попереднього 7-значного числа на 7.
За повного номеру MAWB вантаж може бути відстежено через общедос-тУпНЯ пошукові системи і по ньому відбувається бронювання. Заповнення MAWB відбувається за спеціальними правилами ІАТА (див. Розділ 10 Заповнення Авіанакладна).
HAWB - авіанакладна, спочатку не має номера, а потім отримує його від випустив її Вантажного Агента. За цим номером вантаж може бути відстежено тільки по системі самого Вантажного Агента. Накладна носить допоміжний характер. Заповнення-ня HAWB рекомендується проводити за правилами ІАТА, але воно справи-ється на розсуд Вантажного Агента відповідно до його правилами та вимогами клієнта.
Авіанакладна складається, як правило, з 8 самокопирующихся листів (але не ме-неї 5), перші 5 з яких є найважливішими.
Лист 1: Оригінал 3 (для відправника - for shipper), блакитного кольору - призначені-чен для вантажовідправника і служить документальним підтвердженням прийняття вантажу до перевезення на умовах, визначених у вантажній накладній. Віддається вантажовідправнику після відправки вантажу.
Лист 2: Копія 8 (для агента - for agent), білого кольору - призначена для Агента, який оформив вантажну накладну, і є підставою для складання звіту про продаж вантажних перевезень Агента. Зберігається в підприємстві, офор-мившиеся вантажну накладну.
Лист 3: Оригінал 1 (для перевізника - for carrier), зеленого кольору - контроль-ний примірник, призначений для авіакомпанії, служить підставою для здійс-ствленія фінансових операцій і вирішення правових питань. Відповідно до діючої системою взаєморозрахунків повинен бути переданий в авіакомпанію.
Лист 4: Оригінал 2 (для одержувача - for consignee), рожевого кольору - слід з вантажем до пункту призначення і видається одержувачу разом з прибулим вантажем як свідчення виконання договору повітряного перевезення вантажу.
Лист 5: Копія 4 (підтвердження в отриманні вантажу - delivery receipt), жовтого кольору - слід разом з вантажем до пункту призначення і залишається у агента пере-візника в якості розписки вантажоодержувача в отриманні вантажу (підтвердження доставки).
Лист 6: Копія 5 (сміттю 5), білого кольору - слід разом з вантажем до пункту призначення, залишається в аеропорту призначення і використовується на розсуд пере-візника.
Лист 7. Копія 6 (сміттю 6), білого кольору - слід разом з вантажем і залишається у перевізника першої ділянки маршруту як підтвердження виконаної ним пе-ревозкі вантажу.
Лист 8: Копія 7 (сміттю 7), білого кольору - слід разом з вантажем і залишається у перевізника другої ділянки маршруту як підтвердження виконаної ним пе-ревозкі вантажу. Якщо перевезення вантажу здійснюється одним перевізником, копія 7 вантажної накладної може бути використана на розсуд перевізника як додаткова копія.
Таким чином, Авіанакладна може бути одночасно:
- Контракт на транспортування вантажу між відправником і авіакомпанією (усло-вия контракту викладені на зворотному боці Оригіналу 3, призначеної для Відправника).
- Документ про приймання вантажу.
- Документ для проведення взаєморозрахунків.
- Документ, що підтверджує відповідальність сторін.
- Документ, що підтверджує страхування (якщо воно було замовлено у авиакомп-ванні).
- Інструкція по завантаженню.
- Митний документ. - Документ про доставку вантажу.
Авіанакладна є «nоn negotiable» документом, що відзначено в її правому верхньому куті. Даний термін означає, що авіанакладна не є товаророзпорядчих документом і не може бути використана як документ на пред'явника для отримання вантажу. Отримати вантаж може тільки особа, зазначена в графі одержувач на авіанакладній.
Морський коносамент, наприклад, на відміну від авіанакладній, є товаро-розпорядчим документом, і особа, яка має оригінал цього коносамента, є власником вантажу. Таким чином, коносамент може використовуватися як засіб оп-лати, застави і т. Д.
Авіанакладна стає дійсною після її підписання вантажовідправником (або його призначеним Агентом) і перевізником (або його призначеним Агентом). У зв'язку з цим авіанакладна повинна бути випущена і підписана негайно після прийняття вантажу від вантажовідправника.
Термін дії авіанакладній поширюється з моменту її підписання і до моменту доставки вантажу одержувачу або його Агенту.
Базові умови контракту на перевезення, відповідальність перевізника та умови подачі претензій викладені на зворотному боці аркушів авіанакладній для грузоотпр-ставника (оригінал 3), для перевізника (оригінал 1), і для одержувача (оригінал 2). Під-пись вантажовідправника або його Агента на авіанакладній означає їх згоду з цими ус-ловіямі.
Залежно від типу відправки розрізняють 2 види оформлення пакетів документів для авіаперевезення:
- для прямих вантажів;
- для консолідованих вантажів.
Оформлення прямих вантажів
Якщо Вантажний Агент відправляє вантаж окремо, без консолідації, він використовує тільки MAWB.
На ній він вказує реального відправника і одержувача вантажу, вносить дані по вантажу, зазначає тип оплати перевезення та запол-няет графи щодо ціни перевезення.
В окремий конверт кладуться документи на вантаж, які потрібні в країні транзиту і призначення (вимоги країн вказані в TACT Rules 7.3.2.) (В більшості випадків головним документом є рахунок-фактура (інвойс) із зазначенням ціни товару). Цей конверт запечатується і прикріплюється до авіанакладній, від якої заздалегідь відокремлюються перші 3 листа. Вони поділяються наступним чином:
Лист 1 (Оригінал 3) віддається відправнику вантажу.
Лист 2 (Копія 8) залишається в архіві Вантажного Агента.
Лист 3 (Оригінал 1) віддається авіакомпанії для фінансових розрахунків.
У разі відправки небезпечних вантажів або живих тварин до авіанакладній поверх конверта прикладаються також додаткові документи (див. Розділ 18 Спеціальні вантажі). На сам вантаж (крім відомостей про відправника та одержувача, а також додаткових-ної інформації і наклейок для спеціальних вантажів), клеїться наклейка з логотипом авіа-компанії, на якій вказані:
- номер майстер авіанакладній MAWB;
- пункт відправлення (3-літерний код ІАТА);
- пункт транзиту (перевантаження) вантажу (3-літерний код ІАТА);
- пункт призначення вантажу (3-літерний код ІАТА);
- вага цього місця;
- загальна вага вантажу за накладною; загальна кількість місць;
- handling інформація (додаткова інформація про обробку вантажу).
Як правило, ця наклейка має штрих-кодову маркування (bar-coded information), яка прискорює занесення відомостей про вантаж в інформаційні системи при обробці і прийнятті вантажу на склад.
Після прильоту вантажу в аеропорт призначення аеропортові служби повідомляють по-лучателя, зазначеного в авіанакладній. І тільки він може отримати документи на вантаж. Після цього митне оформлення та інші роботи з вантажем може виконувати або сам одержувач, або будь-який найняте ним особа. Слід також зазначити, що деякі великі торгові і промислові компа-нии працюють з авіакомпанією безпосередньо і є їх прямими клієнтами. У структурі таких компаній є логістична і митна служби, які по суті виконують роботу Вантажного Агента. У цьому випадку вантаж відправляється по прямій накладної, а саму накладну для клієнта оформляє авіакомпанія в своєму офісі в відповідності зі своїми тарифами.