За незалежними маркетинговими дослідженнями - висока конкуренція, складності в управлінні персоналом, недостатні продажу - це самі явні і постійні джерела перевантаженості будь-якого керівника, а звідси відчуття "несвободи", і того, що не ми управляємо бізнесом, а бізнес управляє нами
Чи відчуваєте ви себе таким чином, ніби ви постійно справляєтеся з виникаючими ситуаціями через те, що весь процес недостатньо організований? Дуже багато нашого часу займає відсутність повноцінної структури в організації, навіть в невеликій фірмі є якийсь хаос: незрозуміло, хто на якій посаді, хто за що відповідає, одну і ту ж роботу можуть виконувати кілька людей. Тут-то і допоможе впровадження організуючою схеми.
Перше, з чого починається будь-яка компанія - це ідея. Ви задумали щось, і для втілення цього задуму створюєте організацію. Недостатньо просто хотіти "заробити гроші" або "мати власну справу", має бути щось, заради чого буде відбуватися вся робота. Ідея "загортається" в якісь плани, стратегії та інвестиції. Разом все це можна назвати "адміністративним відділенням", і його основна мета: здійснювати координацію і керівництво діяльністю організації, завдяки чому її робота проходить гладко і продуктивно. Це відділення може включати в себе офіс засновника або особи, який заснував цю організацію або розробив технологію, за якою вона працює.
Коли у вас вже є бізнес-план. необхідно щоб хтось почав його здійснення. Тому наступне відділення в організації - це відділення персоналу. На ньому лежить повна відповідальність за створення організації. Для цього воно виконує наступні функції: приймає на роботу відповідних співробітників, навчає персонал, контролює всю комунікацію і веде статистику роботи організації. Всю роботу роблять люди, тому якщо не забезпечити компанію персоналом, то робота не буде виконуватися.
Наступне відділення - поширення - одне з найважливіших в будь-якій організації. У нього входять дві такі важливі функції, як маркетинг та продажу. Це відділення займається просуванням товарів і послуг організації, розвитком попиту на них, залучаючи до них якомога більшу кількість людей. Крім цього, тут ведеться точний облік людей, які купили в минулому послуги організації або її продукцію, і підтримується з ними зв'язок, щоб вони надалі користувалися послугами організації.
Відділення №3 - це відділення бухгалтерії. Дане відділення займається всіма фінансовими питаннями організації, щоб її матеріальна частина зберігалася в належному стані, щоб організація могла виробляти свою продукцію і надавати послуги, зберігаючи фінансову стійкість. Роботу цього відділення керівник може і не знати досконально, але він повинен бути впевнений у стовідсотковій надійності його співробітників.
Не менш важлива функція: виробниче відділення або відділення надання (якщо у вас не товар, а послуги). Тут здійснюється саме виробництво продукції організації. Своєї мети вона досягає, забезпечуючи постачання всього необхідного для процесу виробництва, складаючи виробничий графік для максимальної ефективності роботи і виробляючи продукцію або надаючи послуги швидко і якісно. Це, звичайно, ідеальна картина! Хочеться відзначити, що дуже часто в організаціях спостерігається дисбаланс 2 і 4-го відділень: або продають менше, ніж можуть зробити, або не пропонують так добре, як обіцяють при продажу ... Обидві проблеми згубні для організації і вимагають швидкого рішення.
Останні два відділення найчастіше повністю обділені увагою керівників, і, тим не менш, несуть в собі життєво важливі для організації функції.
Відділення кваліфікації - це відділення, яке стежить, щоб вся продукція, що випускається організацією, відповідала встановленим рівнем якості. І це стосується не тільки товарів, але і послуг. Якщо ви не приймаєте скарги від своїх клієнтів і не дізнаєтеся, наскільки вони задоволені наданням - ви ризикуєте більше не отримати замовлення від цього клієнта, особливо, якщо було щось, що йому не сподобалося. Але крім контролю якості товару, це відділення несе ще одну функцію: "контроль якості" персоналу. Що ми маємо на увазі? Робота персоналу повинна контролюватися і, де потрібно, виправлятися. Має відбуватися навчання, щоб персонал ставав більш компетентним і ефективним. Багато помилок у своїй роботі ми допускаємо через незнання, тому для збільшення результатів організації рано чи пізно доводиться інвестувати в компетентність співробітників.
І, нарешті, відділення №6 - відділення розширення або розвитку організації. Всією своєю діяльністю це відділення поширює інформацію про послуги та продукцію організації і забезпечує доступ до неї. Тут є PR, створення та підтримка іміджу компанії, робота з партнерами, співпраця з громадськими організаціями та багато іншого. Завдяки цьому відділенню, компанія постійно набуває нових клієнтів, і цей потік не зупиняється.
Якщо ви подивіться на все відділення разом, то, очевидно, що одна функція випливає з іншої, і це "рух по колу".
Розробивши в своїй компанії організуючу схему, яка передбачить всі перераховані вище функції, ви поставите організацію на правильні рейки і приведете її до зростання.
президент компанії "Персонал Есто"