Бухгалтерська довідка
Кожен бухгалтер напевно знайомий з таким документом, як бухгалтерська довідка. Сьогодні ми поговоримо про те, для чого служить бухгалтерська довідка та як її правильно оформити.
Коли складається бухгалтерська довідка
Випадки, в яких оформляється бухгалтерська довідка
Господарські операції, що оформляються бухгалтерською довідкою
Орієнтовна інформація, яка може міститися в бухгалтерській довідці
Нарахування ВПА і ВПЗ
Розрахунок курсових різниць
Розподіл транспортно-заготівельних витрат (ТЗВ)
Розрахунок і розподіл ТЗВ згідно П (С) БО 9 «Запаси», затвердженого наказом МФУ від 20.10.99 р №246
Розрахунок торгової націнки
Розрахунок і розподіл торгової націнки згідно П (С) БО 9 «Запаси», затвердженого наказом МФУ від 20.10.99 р №246
Розрахунок середньої заробітної плати
Утримання аліментів та інших сум із заробітної плати
В бухгалтерській довідці проводиться розрахунок сум аліментів до утримання або інших сум за даними виконавчих листів або згідно з наказами керівника (якщо розмір аліментів або утримань визначено у відсотках і визначення їх суми вимагає виконання розрахунків), розрахунок поштового збору (якщо аліменти пересилаються одержувачу поштовим переказом за рахунок працівника). Якщо в виконавчих або розпорядчих документах вказана певна сума до утримання, то в оформленні бухгалтерської довідки немає необхідності, так як в цьому випадку додаткові розрахунки не виробляються
Нарахування резервів і забезпечень
Розрахунок суми резерву сумнівних боргів (рахунок 38), забезпечень майбутніх витрат і платежів (рахунок 47)
Перекласифікація довгострокової заборгованості в короткострокову
Розрахунок частини суми довгострокової заборгованості, що підлягає погашенню в найближчі 12 місяців з дати балансу, яка повинна відображатися у складі короткострокової заборгованості
Нарахування грошових зобов'язань по податках
Як правило, операції з нарахування зобов'язань по податках, передбачених ст. 9 і ст. 10 ПКУ, вимагають виконання відповідних бухгалтерських проводок за рахунком 64 «Розрахунки за податками і платежами», субрахунку 641 і 642. Ці проводки можна документувати за допомогою бухгалтерської довідки. Винятком є, зокрема, ПДВ, зобов'язання по якому визначаються автоматично за результатами обліку операцій по субрахунку 641 / ПДВ
Списання дебіторської та кредиторської заборгованості, облік безнадійної заборгованості
Операції зі списання заборгованості, а також операції з погашення раніше списаної заборгованості можна документувати за допомогою бухгалтерської довідки, в якій зазначається інформація про суми такої заборгованості, виконаних бухгалтерських проводках і про доходи / витрати, відображених у податковому обліку
Залік авансів по субрахунках 371 і 681
Якщо підприємство веде облік авансів при розрахунках з покупцями і постачальниками, то залік виданих та отриманих авансів в рахунок наступних відвантажень може оформлятися бухгалтерською довідкою. При автоматизованої формі ведення обліку це не актуально, так як цю операцію автоматично виконує бухгалтерська програма при проведенні первинних документів (накладних, актів виконаних робіт або наданих послуг)
Нарахування відсотків за кредитно-депозитними операціями
Виконується розрахунок відсотків за кредитно-депозитними операціями за звітний період. Дані для такого розрахунку беруться з відповідних договорів (найчастіше це договори з банками). Хоча в договорі обумовлюються всі істотні умови нарахування відсотків, бухгалтер додатково повинен оформити розрахунок фактичної суми відсотків виходячи з фактичної суми кредиту або депозиту, фактичного строку нарахування відсотків, змін умов договору і т. П. До того ж договір - це не первинний документ, він не є підтвердженням господарської операції, в ньому може бути не вказана основна сума зобов'язання, на яку нараховуються відсотки (наприклад, договір про надання відновлюваної кредитної лінії та Чи про розміщення депозиту з вільним поповненням та зняттям коштів). Тому договір не може служити підставою для нарахування відсотків.
Однак в деяких випадках нарахування відсотків за депозитними операціями може відображатися самим банком в банківській виписці по депозитному рахунку. При цьому слід звернути увагу на своєчасність нарахування таких відсотків: вони повинні бути відображені у виписці не пізніше останнього дня звітного місяця, за який нараховуються відсотки. Якщо банк відображає нарахування відсотків якось інакше, наприклад на початку місяця, наступного за звітним, або використовує інший розрахунковий період для нарахування відсотків, ніж календарний місяць, то підприємство повинно самостійно скласти первинний документ про нарахування відсотків, згідно з яким нараховані відсотки будуть відображені в обліку своєчасно. Нарахування відсотків за користування кредитними коштами на підставі банківської виписки неможливо, оскільки цей документ відображає фактичний рух грошових коштів, а не виникнення зобов'язань підприємства по сплаті відсотків
Нарахування витрат і доходів майбутніх періодів, включення їх до складу витрат і доходів поточного звітного періоду
Перерозподіляються суми витрат і доходів майбутніх періодів між поточним і майбутніми звітними періодами. На підставі цієї бухгалтерської довідки виконуються проводки по рахунках 39 і 69
Розподіл загальновиробничих витрат
Розрахунок і розподіл загальновиробничих витрат на об'єкти витрат (види готової продукції, виконуваних робіт, послуг, що надаються)
Нарахування дивідендів або розподіл прибутку
Цю операцію можна оформити у вигляді бухгалтерської довідки, якщо розпорядчими документами не визначено конкретну суму дивідендів, конкретні суми розподіленою прибутку, а визначені тільки правила такого нарахування або розподілу (наприклад, якщо встановлено певний відсоток суми дивідендів від суми прибутку, то розрахунок самої суми повинен бути оформлений окремим документом)
Закриття сальдо операційних рахунків класу 7, 8 і 9, перенесення фінансового результату на рахунок 44
Це регламентна облікова операція, яку так само необхідно підтвердити первинним документом, як і будь-яку іншу. В даному випадку таким документом може служити бухгалтерська довідка
Зміни в обліковій політиці
У цій довідці слід привести розрахунки і бухгалтерські проводки, фактично виконані бухгалтером внаслідок змін в обліковій політиці підприємства. Як правило, такі зміни здійснюються на підставі наказів керівника підприємства або інших розпорядчих документів. Однак в цих документах найчастіше формулюється загальне правило ведення обліку, яке підлягає зміні, а також характер такої зміни. Всі детальні розрахунки і проводки слід відобразити в бухгалтерській довідці
Нарахування доходів і витрат в податковому обліку з податку на прибуток, податкових зобов'язань з податку на прибуток і з ПДВ виходячи зі звичайних цін, формування інших показників податкової звітності
Ця облікова інформація відноситься не до бухгалтерського, а до податкового обліку. Строго кажучи, документ з такою інформацією швидше буде «обліковим регістром податкового обліку», але оскільки його форма абсолютно довільна, то його цілком можна оформити за зразком бухгалтерської довідки.
Нагадаємо, що згідно з п. 44.1 ПКУ платникам податків заборонено формувати показники податкової звітності на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ПКУ. Тому будь-які дані, включені до показників податкової звітності, повинні бути підтверджені документально. Якщо якась операція не була оформлена відповідним первинним документом (наприклад, з тієї причини, що для неї немає спеціальної форми документа), то цю прогалину повинен бути заповнений за допомогою бухгалтерської довідки
Класифікація та оподаткування поворотної фінансової допомоги відповідно до пп. 14.1.257 ПКУ
Таку довідку не зайве буде скласти в тому випадку, якщо підприємству необхідно відобразити в податковому обліку суми, зазначені в пп. 14.1.257 ПКУ, та класифікувати їх як поворотну фінансову допомогу для цілей оподаткування
Нарахування умовних відсотків у податковому обліку згідно з пп. 14.1.257 ПКУ
Умовні відсотки нараховуються тільки в податковому обліку. Розрахунок їх суми повинен бути оформлений документально відповідно до вимог п. 44.1 ПКУ
Відображення в податковому обліку 85% придбань у нерезидентів з офшорних зон згідно п. 161.2 ПКУ
Розподіл податкового кредиту згідно з нормами розділу V ПКУ
У випадках, передбачених ст. 199, п. 198.5, пп. 209.15.1, п. 209.18 ПКУ
Бухгалтерська довідка - це первинний документ
Згідно ст. 1 Закону про бухоблік, первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення. У свою чергу, господарська операція - це дія або подія, яка викликає зміни в структурі активів та зобов'язань, власному капіталі підприємства.
Реквізити бухгалтерської довідки
Дану форму можна застосовувати не тільки при виправленні помилок, але і в інших випадках. Але якщо в бухгалтерській довідці необхідно відобразити більше інформації, то її можна скласти в довільній формі із зазначенням усіх обов'язкових реквізитів, розглянутих в попередньому розділі. В цьому випадку приблизний план основної (смисловий) частини бухгалтерської довідки може бути наступним:
1. Виклад суті господарської операції, яку саме помилку Ви і т. П.
2. Розрахунок сум. Об'ємні розрахунки зручніше оформляти у вигляді таблиць.
3. Бухгалтерські проводки. Їх теж краще приводити в табличній формі.
4. Податковий облік операції. Тут наводяться суми доходів і витрат за цією операцією, що відображаються для цілей оподаткування податком на прибуток, із зазначенням статті, пункту або підпункту ПКУ, на підставі яких були відображені названі суми.
Кожне підприємство може розробити і затвердити одну універсальну або кілька спеціальних форм бухгалтерської довідки в залежності від випадків її складання. Такі форми можуть затверджуватися в наказі керівника про документообіг на підприємстві або в окремих наказах. При необхідності підприємство може затвердити замість форми бухгалтерської довідки спеціальну форму своїх внутрішніх документів - наприклад, особливу форму таких документів, як «Нарахування амортизації основних засобів», «Розрахунок операційних курсових різниць за розрахунками з іноземними покупцями» і ін.
Наведемо приблизний зразок складання бухгалтерської довідки (див. Зразок 2).
Окремого розгляду заслуговує порядок документального оформлення виправлення помилок, раніше допущених в обліку. Існують два способи виправлення помилок, допущених в обліку: це коректурний спосіб і спосіб «сторно». Їх застосування регламентовано нормами розділу IV Положення №88 та п. 9 Методичних рекомендацій №356.
Якщо помилки, допущені в первинних документах або облікових регістрах, виявлені до перенесення записів в Головну книгу за поточний місяць 1. в якому вони були складені, то такі помилки виправляються коректурним способом. При цьому способі неправильний текст та / або цифри закреслюються однією рисою так, щоб можна було їх прочитати, і над ними пишеться правильний текст та / або цифри. Обов'язково робиться напис «виправлено», вказується дата виправлення, і це засвідчується підписами осіб, які підписують виправлений документ або регістр. Ніякі додаткові документи при цьому не складаються, так як помилка виправлена до складання звітності та закриття періоду, і в звітності будуть відображені вже виправлені дані.
1 Згідно з п. 4 Методичних рекомендацій №356, облікові регістри, в т. Ч. Головна книга, складаються щомісяця.
Якщо ж допущені помилки виявляються вже після закриття відповідного звітного періоду, перенесення записів в Головну книгу і складання звітності, то виправляти їх вже потрібно способом «сторно». Цей спосіб передбачає складання бухгалтерської довідки, в якій помилкова бухгалтерська запис (сума, кореспонденція рахунків) виконується червоним чорнилом, пастою кулькових ручок тощо. П. Або в дужках, а правильний запис (сума, кореспонденція рахунків) вноситься чорнилом, пастою кулькових ручок і т. п. темного кольору. Довідка повинна містити причину помилки, посилання на документи та облікові регістри, в яких допущено помилку, підписується довідку працівником і після її перевірки - головним бухгалтером.
При виправленні помилок способом «сторно» можливі дві ситуації. Якщо помилку виявлено до складання річної звітності, але після закінчення звітного місяця або кварталу, то її виправлення зводиться до складання бухгалтерської довідки і внесення до облікових даних виправних записів згідно зі складеним довідці. Річна фінансова 1 звітність буде складена вже з урахуванням правильних даних. Друга ситуація - це виправлення помилок минулих років, що вплинули на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку), і вона визначена п. 4 П (С) БО 6. Там зазначено, що «виправлення помилок, допущених при складанні фінансових звітів у попередніх роках, проводиться шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, якщо такі помилки впливають на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку) ». Таким чином, необхідно зробити не тільки коректувальні записи по рахунку 44 «Нерозподілений прибуток (непокриті збитки)» в кореспонденції з рахунками бухгалтерського обліку відповідних об'єктів класів 1 - 6, а й змінити показники балансу на початок звітного року. При цьому необхідно відстежити вплив допущеної помилки на фінансові результати і показники, які розраховуються на основі цих фінансових результатів (наприклад, нарахування відстрочених податків, дивідендів, формування резервного капіталу та ін.). Всю цю інформацію потрібно буде викласти в бухгалтерській довідці.
1 Виправлення помилок у податковій звітності - це окрема тема, якої ми зараз не торкаємося.
Юлія ЄГОРОВА, фахівець з оподаткування та бухгалтерського обліку