Згідно з чинним законодавством, керівник повинен видавати копії СЗВ-М своїм працівникам не тільки при звільненні, а й в процесі їх роботи на підприємстві, тобто щомісяця не пізніше 10 числа, наступного за звітним періодом. При розірванні трудових відносин СЗВ-М надається в останній робочий день або після закінчення дії цивільно-правового договору.
Перед тим, як здавати СЗВ-М при звільненні, необхідно правильно заповнити даний документ. Незважаючи на те, що щомісяця довідка подається в ПФР в загальному на всіх співробітників, при розірванні трудового договору робиться окрема виписка, в якій вказується інформація тільки про працівника, який звільняється. Це пов'язано з тим, що звіт містить персональні дані, за розголошення яких передбачена адміністративна і навіть кримінальна відповідальність:
- Розголошення інформації з обмеженим доступом з використанням службового становища тягне покарання у вигляді штрафу для громадян у розмірі від 500 до 1 000 руб. для посадових осіб - від 4 000 до 5 000 руб. (Ст. 13.14 КоАП РФ).
- Незаконне збирання або розповсюдження відомостей, що становлять особисту таємницю по КК РФ, карається куди більшими штрафами, розміри яких досягають 300 000 руб. Також винну особу можуть притягнути до примусових робіт, позбавити права займати певні посади або позбавити волі на термін до чотирьох років (п.2 ст. 137 КК РФ).
Кримінальне покарання в даному випадку застосовується дуже рідко, але щоб уникнути неприємностей краще за все не нехтувати правилами заповнення та видачі СЗВ-М та інших документів.
СЗВ-М для видачі працівникові при звільненні: підстава, форма, терміни
- Інформацію про страхувальника (підприємства роботодавця), його реквізити в ПФР.
- Дату звітного періоду.
- Код форми. Якщо страхувальник відправляє звіт вперше, то він повинен вказати код «ісхд». Також є й інші коди, що позначають тип поданої форми: «доп» - доповнює, «отмн» - скасовує.
- Відомості про застрахованих осіб: страховий номер індивідуального особового рахунку, а також ІПН (якщо у страхувальника є його номер).
- Дату заповнення форми.
- Найменування посади керівника, його П.І.Б.
- Підпис і печатка організації.
Незважаючи на те, що довідка видається строго до 10 числа кожного місяця за звітний період, є винятки, при яких її копія може бути надана працівникові раніше:
- Якщо працівник виходить на пенсію, то довідка повинна бути видана протягом 10 календарних днів після отримання від нього заяви про надання документів для нарахування пенсії.
- Якщо співробітник працював за цивільно-правовим договором, то довідка видається в день його закінчення.
- При звільненні працівнику потрібно видавати СЗВ-М безпосередньо в його останній робочий день разом з трудовою книжкою та іншими документами.
Який порядок видачі копії СЗВ-М:
- Заповнюється довідка за встановленим зразком. Вона повинна містити відомості тільки про звільняють, а не про всіх співробітників, як при передачі документа до Пенсійного фонду, тому що за розголошення персональних даних законодавством передбачена відповідальність - про це не варто забувати.
- Працівник, який звільняється отримує копію і дає підтвердження про отримання у вигляді розписки.
Слід пам'ятати, що якщо в оригіналі СЗВ-М вказані відомості більш ніж про 25 співробітників, то документ надається в Пенсійний фонд в електронному вигляді і підписується електронним підписом. Якщо ж довідка містить дані менш ніж про 25 працівників, то її можна віднести до ПФР в звичайному паперовому вигляді.
Відповідальність за невидачу СЗВ-М
Згідно ч.4 ст. 17 ФЗ №27-ФЗ, за надання неповних або недостовірних відомостей, а також за відмову від надання встановлених законодавством довідок в ПФР роботодавець може бути оштрафований на 500 руб. за кожного працівника, інформація про який вчасно не була спрямована. Це стосується і СЗВ-М, адже даний документ є одним з основних в щомісячних отчетностях.
Таким чином, якщо керівник або інше відповідальна особа не надали дані про 50 працівників, то розмір штрафу для нього становитиме 25 000 руб. а грошова сума буде стягуватися співробітниками Пенсійного фонду відповідно до норм ст. 19 і ст. 20 ФЗ №212-ФЗ «Про страхові внески до Пенсійного фонду ...»:
- Може бути описано особисте майно індивідуального підприємця або організації, але його вартість не повинна перевищувати загальний розмір штрафу. Також списанню підлягають і гроші, що знаходяться на банківських рахунках.
- Стягнення проводиться на підставі постанови керівника органу, який здійснює контроль за сплатою страхових внесків.
Як підтвердити видачу СЗВ-М на руки працівнику?
Після отримання співробітником копії СЗВ-М на руки при звільненні необхідно запросити у нього письмове підтвердження:
- Написати розписку. У ній повинна бути відображена інформація, що підтверджує, що копія дійсно була видана в день звільнення.
- Зробити дві копії довідки, і попросити на одній з них розписатися про отримання.
- Відобразити факт видачі СЗВ-М в журналі обліку документів, якщо такий є в організації. Форма ведення журналу може бути вільною, але бажано відобразити в ньому відомості про звітному періоді (дату), П.І.Б. людини, яка отримала довідку, а також дату її видачі та підпис.
В цілому, письмове підтвердження про отримання СЗВ-М має містити приблизно таку інформацію: «Цим підтверджую, що на підставі припинення трудового договору (його дата і номер) я отримав від ТОВ« Ромашка »(дані про ІПН та КПП організації) копію СЗВ- М за час роботи на двох аркушах ». Розписка підкріплюється підписом бухгалтера та печаткою компанії.
У яких випадках не вимагається надання СЗВ-М на працівника до Пенсійного фонду:
- Якщо працівник був звільнений до початку нового звітного періоду, але на цей час не доводиться виплата вихідної допомоги.
- Якщо в штаті організації числиться один співробітник - директор, але він не є працюючим пенсіонером.
Останнє викликає чимало суперечок серед працівників самого Пенсійного фонду, адже засновник навіть при відсутності підлеглих в штаті прирівнюється до найманим працівникам - відповідно, у нього з його компанією присутні трудові відносини, що потрапляють під дію законодавства, що встановлює обов'язок по здачі СЗВ-М.
Якщо компанія не веде ніякої діяльності, не приносить прибуток і фактично є «замороженої», то допускається здача «нульової» звітності, але документ в будь-якому випадку повинен бути наданий до територіального відділення Пенсійного фонду в установлені законодавством терміни.
