Одним з найбільших способів успішного вміння керувати часом є здатність мислити на папері. Створення успішного підприємства подібно будівництву будинку. Ви подумки виношуєте ідеї, переносите їх на папір і потім відповідно до цього правила реалізуєте проект. У моїй компанії у нас є приказка: ПРАЦЮВАТИ НА ОСНОВІ ДОКУМЕНТА, А НЕ НА ОСНОВІ ІДЕЇ.
Планування дня також вимагає викладу думок на папері. Це просто нікуди не годиться, коли людина встає вранці і каже: "Подивимося, що я повинен зробити сьогодні?" Це занадто пізно. Найкраще, що може зробити така людина, це використовувати залишок дня на те, щоб почати планувати, як він проведе наступний день, наступний тиждень, наступний місяць.
Виклад думок на папері _ це творчий процес. Він передбачає набагато більше різних варіантів, ніж тільки складання переліку: "що потрібно зробити". Фактично є чотири різних, але дуже важливих методу, які Ви повинні використовувати при плануванні Вашого життя.
На своїх лекціях і інтенсивних семінарах я відводжу багато часу пропаганді ведення щоденників. Я роблю це, тому що глибоко переконаний, що вони є безцінним засобом для людей, серйозно вивчають питання, як домогтися успіху в житті.
Щоденник _ це те місце, де збирається вся хороша інформація і мудрі думки, які Вам зустрічаються на Вашому життєвому шляху. Хороші ідеї можуть бути висловлені майже будь-якою людиною. Ви можете їх почути в особливо виразною проповіді. Або Вам може попастися якийсь фрагмент інформації, який Ви можете використовувати. Велика ідея може осяяти Вас, навіть коли Ви сидите за кермом. Найголовніше: НЕ ДОПУСКАЙТЕ, ЩОБ ДОБРІ ІДЕЇ йде від вас. Велика ідея може змінити Ваше життя _ якщо Ви уловите її. Завжди майте щоденник при собі, незалежно від того, де Ви знаходитесь.
У такого честолюбного і зайнятої людини, як Ви, завжди є багато проектів, над якими Ви працюєте, і людей, з якими Ви маєте справу. Зайняті люди, такі як Ви, часто відчувають себе в ролі жонглерів, які змушені одночасно обертати безліч тарілок. А це нелегко.
Одним з найкращих методів зберегти контроль за всім цим _ це завести збірник проектів _ папку-швидкозшивач. Якщо Ви працюєте з людьми, то відведіть окрему секцію в Вашої палиці для кожної окремої людини. У секції, відведеної для кожної людини, помістіть всю необхідну інформацію в табличній формі. Відзначте характеристику людини, відомості про його родину, його цілі, сильні сторони, потреби або будь-яку іншу інформацію, яку Ви вважаєте за потрібне.
Як менеджеру Вам може також знадобитися така інформація, як дані про продажі або графіки виконання робіт. Таким чином, якщо Вам буде потрібно оцінити хід роботи, у Вас завжди буде конкретна і корисна інформація.
Отже, в залежності від специфіки Вашого бізнесу або професії Вам може знадобитися також мати "таблиці" на кожен офіс або управління. Або Вам може знадобитися класифікація питань по проектам _ аж до Вашого рівня. Найголовніше тут _ сконцентрувати всі дані, щоб Ви могли зосередитися на них, не витрачаючи даремно багато часу на пошуки інформації в незліченних забутих файлах.
Ця концепція збірки проектів може також бути ефективною і для Ваших особистих справ.
Наприклад, Ви можете "завести таблиці" на кожного з Ваших дітей. Збирати інформацію на своїх дітей _ звучить дещо формально? Тоді дозвольте мені запитати Вас? Ви пам'ятаєте останній табель Вашої дитини? А якщо так, то чим він відрізняється від попереднього? Який захід Ваша дитина просить Вас відвідати з ним? Ви записали його? Ви пам'ятаєте останній важлива розмова один на один, який у Вас з ним був? Що найбільше турбує Вашої дитини?
Ви знаєте, що діти пам'ятають всі випадки, коли вони щось роблять, зі своїми батьками. На жаль, ми, батьки, часто дуже зайняті і буваємо неуважні. Наявність окремого розділу для кожного Вашої дитини завжди нагадає Вам про найголовніше.
Природно, Ваші особисті фінансові справи також виграють від такої системи, так як вона дозволить Вам швидко навести довідки щодо Ваших інвестицій, страхових полісів і так далі.
Отже, Вам дійсно необхідно мати щоденник або збірник проектів при собі? Звичайно, ні! Якщо все, що Вам потрібно _ це просто мати при собі, то з цього реально нічого не вийде. Але для тих з Вас, хто знаходиться в дорозі до багатства і щастя, ці методики можуть неймовірно прискорити Ваш прогрес.
Інший спосіб, що дозволяє організувати Ваші думки на папері _ це використання щоденного календаря-щоденника. В даному випадку, коли я говорю про календар, я маю на увазі не той тип календаря, в якому ледь знайдеться місце, щоб вписати Ваші майбутні зустрічі. Цей тип календаря, який я маю на увазі, називається "Щоденник".
Ваш "Щоденник" може бути також використаний як місце фіксації тих основних моментів дня або тижня, які Ви потім хочете занести в Ваш щоденник або збірник проектів. Вважайте його центральним місцем, з якого Ви черпаєте і обробляєте всю Вашу інформацію за день, тиждень, місяць і навіть рік.
План гри може все змінити в світі і визначити те, як закінчиться Ваша гра життя. Термін "план гри" є іронічним, оскільки навіть якщо, як здається, ми розуміємо важливість складання стратегії гри в футбол чи баскетбол, то лише деякі з нас приділяють час того, щоб скласти план гри для свого власного життя.
Ось перше і найбільш важливе правило для плану гри у Вашому житті: НЕ ПОЧИНАЙТЕ ВАШ ДЕНЬ ДОТИ, ПОКИ ВИ НЕ закінчити його ПЛАНУВАННЯ. Оскільки кожен день це безцінний фрагмент мозаїки в стратегії Вашому житті на шляху здобуття багатства і щастя, то завжди плануйте Ваш день, перш, ніж почати його. І робіть це кожен день. Так, я знаю, вся ця писанина може бути стомлюючої. Але пам'ятайте, що цінність це плідний результат зусиль, а не надії.
Якщо Ви оволоділи мистецтвом планувати Ваш день, кожен день, то Ви готові до переходу на наступний рівень досягнення більш високого успіху. Наступний ключовий момент: НЕ ПОЧИНАЙТЕ ТИЖДЕНЬ ДО ТИХ ПІР, поки не закінчиться ЇЇ ПЛАНУВАННЯ.
Плануйте Вашу тиждень, перш ніж почати її. Уявіть собі, на що буде схожа Ваше життя, якщо в неділю ввечері Ви будете самі собі ставити питання: "Що я повинен зробити на цьому тижні?" Так, я знаю, це пов'язано з певним напруженням, проте якщо Ви навчитеся планувати Ваші дні як частина Вашої загального плану гри на тиждень, то всі частини будуть підходити один до одного набагато краще. В результаті кожен день буде набагато ефективніший.
Якщо Ви володієте мистецтвом планування на тиждень, то Ви здатні планувати Ваше життя відразу на місяць. Тому наступна ключова позиція свідчить: НЕ ПОЧИНАЙТЕ ВАШ МІСЯЦЬ, поки не закінчиться ЙОГО ПЛАНУВАННЯ.
Потім Ви навчитеся координувати Ваші цілі на день, на тиждень і на місяць з Вашими цілями на три місяці, на шість місяців і на рік.
Від Вас буде потрібно проявити високу дисциплінованість. Але якщо Ви виконаєте це, то Вас можна буде називати майстром-господарем часу. Шлях до мистецтва оволодіння часом може бути і "швидкісною трасою", однак я впевнений, що Ви отримаєте задоволення і встигнете насолодитися і видом, і смаком, і компанією інших майстрів, схожих на Вас!
Як підготувати план гри
Є два аспекти, які Ви повинні розуміти при складанні плану гри. По-перше, план гри схожий на таблицю, тільки замість перерахування номерів в ньому дано перелік діяльності. Подруге, Ви можете використовувати методику складання плану гри як для одиничного проекту, так і для ряду діючих спільно проектів.
Тепер як він робиться. На аркуші лінійованої паперу зробіть вертикальні колонки по числу днів, які включає цей план. Потім з лівого боку аркуша напишіть заголовок "діяльність". І під цим заголовком перерахуйте всі види діяльності, які належить здійснити в відведених рамках часу.
Остаточним результатом є чітка візуальна презентація завдань, що стоять перед Вами.
Складання плану гри _ завдання дуже трудомістка. Ви можете розірвати кілька вже готових варіантів, перш ніж створите бездоганний план. Але завдання є трудомісткою тільки тому, що Вам важко розставити пріоритети для всіх Ваших проектів. Але як тільки Ваш план гри буде готовий. Ви відчуєте величезне почуття задоволення.
Тримайте Ваш план гри там, де Ви можете його бачити. Повісьте його на стіні Вашого офісу або помістіть його в Ваш збірник проектів. Він буде служити Вам постійним нагадуванням про майбутні завдання.
План гри може надавати як стимулюючий вплив, так і викликати неприємні емоції. Він стає неприємним, оскільки постійно нагадує Вам про необхідність дотримуватися Ваших планів. Він стає неприємним, коли Ви відстаєте від намічених термінів. Але він також є і стимулюючим, оскільки Ви бачите чудо перетворення Ваших мрій і планів в реальність. Це безмірне винагороду. Почуття, яке Ви відчуваєте, те саме почуття, яке переживає великий художник, дивлячись на своє завершене полотно. Це дивовижне відчуття власної сили.