Основна інформація, яку можна винести з усього багатосторінкового звіту:
Досягнення цілей проектів
Малюнок 1. Частка проектів досягли стратегічних цілей
Культура управління проектами
Найбільш ефективні організації усвідомлюють необхідність формалізації проектного та програмного управління в рамках завдань по «зміни бізнесу». Створення культури організації, яка спрямована на поширення проектного управління та збільшує цінність бізнесу, включає:
- Повне розуміння цінності управління проектами
- Наявність активно залучених замовників проекту в проектне і програмне керування
- Забезпечення відповідності проектів і програм організаційної стратегії
- Наявність високого рівня зрілості проектного управління
На малюнку 2 видно, що високорезультативних компанії набагато частіше мають перераховані вище елементами. Насправді, компанії, що мають ці якості, в середньому, показують більш високі результати.
Малюнок 2. Елементи культури в високо- і низькоефективних компаніях
Організаційна культура задає тон і формує образ мислення співробітників Більшість організацій розробили власну організаційну культуру шляхом проб і помилок. Згідно PMBoK, найчастіше, організаційна культура включає в себе наступні елементи:
- Спільне бачення, цінності та очікування
- Правила, політики, методи і процедури
- Система мотивації і винагороди
- Толерантність до ризику
- Погляди на лідерство, ієрархію
- Кодекс поведінки і трудова етика
- Робоче середовище
Всі ці елементи є частиною культури, визначають її і можуть бути запозичені. Зміна декількох елементів може мати серйозний вплив на результати діяльності компанії.
управління талантами
Згідно зі звітом, компанії, що інвестують в розвиток і навчання професійних менеджерів проектів, показують більш високі результати і показники ефективності.
Малюнок 3. високорезультативних компанії фокусуються на управлінні талантами
За останні кілька років, дослідження PMI підтвердили припущення про те, що підвищення зрілості проектного, програмного та портфельного управління приносить вигоду компаніям.
Ефективні компанії фокусуються на стандартизації процесів, за рахунок чого і домагаються конкурентної переваги. Також у ефективних компаній проекти і робота ОУП співвіднесені зі стратегічними цілями. На малюнку 4 видно основні відмінності високорезультативних компаній від низькорезультативною. Успішні компанії стандартизують практики і процеси більш ніж в 3 рази частіше (51% і 14% відповідно), і більш ніж в два рази частіше мають постійний процес поліпшення існуючих практик.
Малюнок 4. високорезультативних компанії покращують процеси
базові практики
Згідно PMI, високорезультативних компанії відрізняє використання декількох базових практик, таких як:
- Більш висока ефективність передачі знань
- Висока якість управління ризиками
- Більш часте використання Agile / циклічних (incremental) / ітеративних (iterative) практик управління проектами
- Більш високий рівень зрілості реалізації вигод
Збір знань і обмін витягнутими уроками дозволяє пом'якшити шкоду від звільнення ключових співробітників, і це лише частина користі від такого, часто недооцінюють процесу, як передача знань. Згідно з цим звітом, дуже мала частина компаній займається передачею знань на належному рівні. Для того, щоб передача знань стала буденним, але ефективним процесом, вона повинна бути вбудована в організаційну культуру. Велику роль у впровадженні процесів передачі знань грає Офіс управління проектами.
Передача знань дозволяє підвищити ефективність роботи команди за рахунок поліпшеного взаємодії, інновацій, навчання, генерації знань. Однак дані показують, що лише 14% компаній застосовують цей процес на практиці на такому високому рівні. Наявність формалізованого процесу передачі знань серйозно підвищує ефективність організації: він зустрічається у 75% високорезультативних компаній і лише у 35% низькорезультативною. Порівняння результатів проектів компаній, що мають і не мають формального процесу передачі знань представлені на малюнку.
Малюнок 5 показує, що у компаній з формалізованим процесом обміну знаннями на 17% більше проектів досягають поставлених цілей, на 18% більше завершуються в термін і на 14% більше укладаються в запланований бюджет в порівнянні з компаніями, що не мають процесу обміну знаннями.
Малюнок 5. Результати проектів компаній з різним рівнем обміну знаннями
Передача знань, як інструмент навчання і розвитку компаній, набуває ще більшого значення в світлі того факту, що 2/3 компаній частина проектного управління віддає на аутсорсинг. Таким чином, додаткові знання можна отримувати не тільки зсередини організації, а й із зовні.
Управління ризиками - ключовий аспект управління проектами. Всі старання проектної команди будуть марні в разі реалізації ризиків, до яких команда не готова. Звичайно, існують абсолютно непередбачені ризики, на кшталт політичних і природних, але за допомогою ефективного управління ризиками збиток може бути знижений.
Управління ризиками дозволяє компаніям виявити загрози для проекту і знизити їх. Ефективний ризик менеджмент також дозволяє виявити і реалізувати можливості, отримавши таким чином велику цінність.
Згідно малюнку 6. у компаній, які мають постійні налагоджені процеси управління ризиками, проекти досягають поставлених цілей на 13% частіше, ніж у компаній, які не приділяють ризиків такої уваги. Також у активно керуючих ризиками компаній на 15% і 13% відповідно вище показники кількості проектів, завершених у термін і проектів, що уклалися в бюджет.
Малюнок 6. Порівняння результатів компаній з різним рівнем управління ризиками
Організаційна гнучкість - це здатність компанії відповідати на виклики навколишнього середовища, реагувати на несподівані внутрішні зміни і конфлікти, пристосовуватися до нових умов і можливостям. Сюди можна віднести появу нових технологій, конкурентів, ринків і потреб.
- Швидка реакція на можливості
- Скорочення циклів прийняття рішень, виробництва і перевірки
- Управління змінами
- Інтегрована система комунікацій і зворотного зв'язку з клієнтами
- Управління ризиками
- Наявність міждисциплінарних кроссфункціональних команд проектів
- Відсутність бар'єрів між підрозділами
- Планування реакції на надзвичайні ситуації
- Використання практик итеративного управління проектами
- Технології та автоматизація
Гнучкість організації безпосередньо впливає на її прибутковість. Дослідження, проведене Масачусетським Технологічним Інститутом (MIT), показує, що гнучкі компанії ростуть на 37% швидше і на 30% більш прибуткові, ніж негнучкі.
Як показує Малюнок 7. проекти гнучких організацій частіше досягають поставлених цілей (75% проти 56% у негнучких організацій), частіше завершуються вчасно (65% проти 40%) і укладаються в бюджет (67% проти 45%).
Малюнок 7. Порівняння результатів гнучких і негнучких організацій
Для того, щоб проект або програма могли вважатися успішними недостатньо простого дотримання графіка або бюджету. Справжню цінність представляють саме ті вигоди, які проект або програма приносить компанії. Лише деякі компанії впровадили у себе процес управління вигодами, ще менша кількість - зробили це успішно. Управління вигодами дозволяє компанії підвищити власну ефективність, але вимагає досконального розуміння компанії, стратегії, бізнесу, трендів і всієї галузі.
На малюнку 8 показано, що у компаній з високим рівнем зрілості управління вигодами на 22% більше проектів досягають поставлених цілей, на 28% - вкладаються в терміни і на 24% - не виходять за рамки бюджету.
Малюнок 8. Порівняння результатів компаній з різним ступенем зрілості управління вигодами
Незважаючи на всю складність процесу управління вигодами, підвищення зрілості даного процесу дає наступні переваги:
- Планування майбутньої цінності результатів проекту
- Ефективна оцінка і моніторинг загроз ефективності проектів
- Проактивное планування стратегічних змін в організації
- Чітке визначення відповідальності за успіх проекту
- Поліпшення інтеграції проектів з діяльністю компанії
висновок
Дані останнього звіту підтверджують деякі результати попередніх досліджень. Однак було виявлено багато нових тенденцій і трендів. Ось найважливіші з них:
- У динамічній, швидко змінюється бізнес-середовищі зростає потреба в ефективному управлінні проектами, програмами і портфелями
- Ефективна культура управління проектами, орієнтована на цінність і стратегічні цілі приносить конкурентні переваги
- Впровадження проектного мислення в організаційну культуру приносить компанії відчутну перевагу
- Здатність організації стійко зростати залежить від кількох критичних чинників: наявність залучених спонсорів проектів, ефективного Офісу управління проектами, послідовних і стандартизованих практик управління проектами
- Організації усвідомлюють цінність співробітників з гнучким мисленням, стратегічним баченням, що займаються саморозвитком і передачею знань в організації
- Все більше організацій розуміють цінність управління проектами і співвідносять свій успіх з проектною діяльністю