Часто, проекти управляються в рамках матричної організації: це означає, що керівник проекту не має прямої влади.
Замість цього, члени команди звітують перед різними менеджерами, які, в свою чергу, призначають винагороду і правила всередині організації.
Управління людськими ресурсами, мабуть, найскладніша робота. Люди можуть бути непередбачуваними, можуть провокувати конфлікти, змінювати свою думку на рахунок роботи, і також, з огляду на деяких професійних або особистих причин, можуть незаплановано покинути проект.
В результаті перерахованих вище людських чинників, буде страждати і проект: змінюватися розклад, бюджет, якість і т.д. Таким чином, необхідно вміти управляти командою проекту, щоб уникнути плачевних наслідків.
Керівник проекту повинен враховувати всі ці чинники під час роботи з командою проекту, щоб забезпечити ефективну роботу і досягнення поставленої мети.
Існує 5 входів управління командою проекту
Призначення персоналу в проекті
В результаті призначення персоналу в проекті формується список людських ресурсів, необхідних для конкретного проекту. Це вкрай важливий пункт, і до нього необхідно підходити з розумом.
Оцінка ефективності команди проекту
Важливо, щоб керівник проекту звертав увагу на ефективність роботи команди проекту. Саме так можна швидко врегулювати можливі конфлікти, зміцнити взаємини всередині команди і вдосконалити процес роботи над проектом.
Звіти про виконання
Звіти про виконання надають інформацію про те, як йде процес роботи над проектом в порівнянні з базовим планом. За допомогою звітів можна виявити різницю, яка зазвичай вимірюється в часі, витрачені кошти і інших параметрах. Управління командою проекту має великий вплив на те, наскільки ефективно працює команда і на те, наскільки відчутною буде різниця між початковим планом і реальним станом справ.
План управління проектом
План управління проектом вкрай важливий, так як в ньому описуються ролі учасників, їх зобов'язання і основні завдання і багато іншого, що сильно впливає на процес управління командою проекту.
Активи організаційного процесу
Активи організаційного процесу можуть бути дуже різноманітними для кожного проекту. Вони часто включають в себе організаційні правила і процедури, різні керівництва, досвід з минулих проектів, інформація про організацію та ін.
Існує чотири основних виходу управління командою проекту
Управління командою проекту - Активи організаційного процесу (оновлення)
Після завершення процесу управління командою проекту оновлюються активи організаційного процесу, щоб у майбутніх проектах можна було використовувати знання і досвід про нові підходи, інструментах і способи управління командою проекту.
Управління командою проекту - Фактори середовища підприємства
До факторів середовища підприємства відносяться всі зовнішні фактори, які можуть вплинути на проект: наприклад, організаційна структура, етика, рівень ризику або місце проекту на ринку.
Управління командою проекту - Запитані зміни
Запитані зміни в складі персоналу можуть виникнути через багатьох причин. Ось кілька з них:
Людина не володіє достатнім рівнем кваліфікації для того, щоб ефективно працювати над проектом
Члени команди можуть мати занадто високою кваліфікацією, викликаючи розлад в команді або вимагаючи занадто високої оплати
Складні взаємини всередині команди можуть викликати проблеми і впливати на хід роботи над проектом, знижуючи ефективність всередині команди. В такому випадку можна і всю команду, але краще відсіяти несприятливих членів, які викликають уповільнення роботи над проектом.
У всіх перерахованих вище випадках необхідні зміни в списку людських ресурсів. Але так як цей список є частиною основи плану проекту, всі зміни повинні бути задокументовані, запитані і проведені за допомогою зміни системи управління.
Управління командою проекту - План управління проектом (оновлення)
Схвалені запити на зміни і коригувальні дії в якості оновлень можна внести в план управління забезпеченням проекту персоналом, що є частиною плану управління проектом. Але потрібно пам'ятати, що план управління проектом складається з 15 секцій, і, швидше за все, потрібно буде оновлювати і деякі з них.
Існує 5 основних методів та інструментів управління командою проекту
Спостереження і обговорення
Назва говорить сама за себе. Спостереження і обговорення - це неформальний інструмент для управління командою проекту, який використовується керівником проекту для того, щоб через спілкування з членами команди дізнаватися про хід справ, проблеми, настрої команди.
Оцінка ефективності робіт проекту
Це зустрічі віч-на-віч членів команди з керівником проекту або менеджером відділу. Головна мета - організувати отримання виконавцями оцінки їх робіт. Але тим не менш, в ході бесід також проводяться такі операції, як виявлення проблем, уточнення розподілу робіт і обов'язків між членами команди проекту, визначення найближчих цілей і т.д.
Журнал реєстрації проблем
Головним завданням керівника проекту є вирішення проблем, які загрожують процесу роботи над проектом. Це може бути будь-яка проблема, яка піддає ризику проект. Це обов'язково має бути щось, що вже відбувається, а не потенційно може трапитися в майбутньому.
Це можуть бути проблеми середовища, бізнесу, технічні проблеми - взагалі проблеми будь-якого аспекту.
Якщо проблема не може бути вирішена в неформальній обстановці, вона записується в журнал реєстрації проблем, щоб залучити інших осіб до вирішення цієї проблеми. У журналі реєстрації проблем необхідно вказати конкретних людей, в обов'язки яких входить вирішення конкретних проблем до певного терміну. Запис про проблеми повинна оновлюватися до тих пір, поки не буде вирішена проблема.
Навички міжособистісного спілкування
Керівник проекту повинен володіти розвинутими навичками міжособистісного спілкування для управління і розвитку команди проекту. Можна багато чого сказати про навички міжособистісного спілкування, але в контексті роботи над проектом керівник проекту повинен вміти мотивувати членів команди домагатися кращих результатів і бути з ними в хороших відносинах.
Керівник проекту також повинен володіти трьома важливими якостями: лідерство, вплив і ефективне прийняття рішень:
Лідер повинен вміти не тільки вибрати правильний напрямок для роботи і переконати людей іти за ним, але і надихати і мотивувати людей чинити так, як він хоче.
Існує безліч стилів лідерства, і компетентний керівник повинен вміти зрозуміти, який саме стиль лідерства підходить під той чи інший період роботи над проектом. Нижче представлена корисна діаграма, на якій представлено чотири ключових стилів лідерства в різні періоди роботи над проектом. На самому початку роботи над проектом керівник повинен прийняти позицію активного лідера, щоб мати контроль над всім процесом.
Також, як і робота над проектом переходить з однієї стадії в іншу, керівник повинен ставати лідером-наставником і лідером-помічником. Ближче до закінчення роботи над проектом, керівник стає «підтримує» лідером:
Як вже говорилося, багато керівників проекту працюють в рамках матричної організації, тим самим маючи обмеженою владою над проектом. По суті, вона обмежується лише впливом, яке керівник проекту може надати на команду.
Таким чином, важливо, щоб керівник проекту умів впливати на членів команди та інших осіб різноманітними методами: змусити, вислухати, збудувати довірчі відносини.
Ефективне прийняття рішень
Необхідно чітко уявляти поставлені цілі, володіти достовірною інформацією, щоб приймати найбільш ефективні рішення. Або ж мати відмінну інтуїцію.
Конфлікти часто виникають між людьми. Так як результат роботи залежить від людей, необхідно вирішувати виникаючі конфлікти, щоб вони не встигли вплинути на хід роботи над проектом. Врегулювання конфліктів швидко і конструктивно дозволить настрою всередині команди проекту залишатися на висоті. Якщо ж конфлікт неможливо врегулювати, необхідно перенести цю проблему на більш високий рівень (журнал реєстрації проблем).
Конфлікти можуть виникнути не тільки між членами команди проекту, а й між керівником проекту та іншими менеджерами. Існують випадки, коли до вирішення конфліктів потрібно залучати третю особу, але зазвичай можна впоратися власними силами.
Методи врегулювання конфліктів
Також, як і всілякі ризики, конфлікти все ж виникають в ході роботи над проектом. Керівнику проекту необхідно знати про основні методи врегулювання конфліктів:
У цьому випадку керівник проекту повинен усунути проблему (пам'ятаєте, що не потрібно вступати в конфронтацію з людиною). Таким чином можна усунути причину конфлікту, тим самим уладнавши його.
Рішення проблеми не повинно бути агресивним. Навпаки, до цього потрібно підходити відповідально і спокійно, щоб ефективно досягти своєї мети.
Тут необхідно співпрацювати з людьми, щоб знайти рішення. Це спосіб - другий кращий після вирішення проблеми.
Компроміс досягається шляхом поступок з обох сторін, коли кожен жертвує якимось зі своїх інтересів для досягнення загального блага.
Цей спосіб мінімізує протиріччя, що породили конфлікт, але повністю його не усуває, тому через деякий час конфлікт може повторитися. За допомогою цього способу неможливо досягти вирішення проблеми, але лише пом'якшити конфлікт до прийнятного рівня.
Рішення конфлікту відкладається, в надії, що конфлікт вирішиться сам собою. Як Ви можете зрозуміти, це найгірший спосіб врегулювання конфліктів, так як саме врегулювання конфлікту навіть не розглядається.
Кожна людина по-своєму унікальний, і їм рухають різні емоції і потреби. Так як команда проекту складається з різних людей, при врегулюванні конфліктів і просто роботі керівнику проекту доведеться зіткнутися з людьми, які виконують різні ролі в команді.
Конструктивні ролі в команді
Ініціатори. Це люди, які є ініціаторами різних ідей і мотивують до роботи над проектом. Це позитивна роль, тому що ініціатори дуже активні і продуктивні.
Мисливці за інформацією. Як видно з назви, такі люди знаходяться в постійному пошуку нових знань для кращого розуміння проекту. Мисливці за інформацією допомагають всій команді досягти більш глибокого розуміння роботи, а також налагоджують відкриту комунікацію.
Донори інформації. Вони завжди готові поділитися наявною інформацією з командою, що сприяє хорошим взаєминам і активної циркуляції інформації.
Поощрітелі. Ці люди більше фокусуються на тих цілях, які можна досягти, ніж на тих, які важко або неможливо виконати. Таким чином вони підбадьорюють команду і підвищують рівень настрою.
Очисники. Такі люди хочуть упевнитися, що всі члени команди однаково розуміють і представляють цілі проекту. Це корисна роль, яка допомагає досягти взаєморозуміння.
Гармонайзера. Роль цих людей також пов'язана з розумінням проекту. Вони стежать за тим, щоб всі чітко уявляли, до якої мети вони йдуть, що підвищує ефективність роботи над проектом.
Суммирующие. Ці люди зводять в одне всю інформацію, щоб мати повний звіт перед своїми очима. Це підвищує рівень загального розуміння і покращує комунікацію всередині команди.
Деструктивні ролі в команді
Керівник проекту повинен визначати людей з цими ролями і прикладати всі зусилля, щоб мінімізувати їх вплив або виключити з команди проекту.
Агресори. Ці люди вороже ставляться до проекту і всіляко позиціонують себе проти нього. Це негативна роль.
Блокатори. Ці люди паралізують здатність команди до мозкового штурму і обговоренню висунутих ідей і концепцій. Як і агресори, блокатори можуть шкодити колективним зусиллям, залякувати окремих членів, обмежувати їх участь. Вони знижують загальну мотивацію команди і залученість учасників.
Відчужені. Такі люди не беруть участі ні в одному аспекті роботи над проектом, вважаючи за краще відсиджуватися в тіні. Відчужені чинять негативний вплив на настрій і мотивацію команди проекту.
Мисливці за славою. Мисливці за славою зацікавлені лише в свою вигоду. Вони готові піти на все, щоб виставити себе в хорошому світлі, навіть якщо це негативно позначиться на проекті. Це негативна роль, так як всі члени команди повинні працювати для досягнення спільної мети, а не шукати для себе визнання.
Непостійні. Ці люди завжди перескакую з однієї теми на іншу, що погіршує комунікацію і не дозволяє вирішити питання.
Домінуючі. Домінуючі нав'язують свою думку в агресивній манері. Вони не терплять, коли інші люди протиставляють себе їм. Це своєрідні хулігани в команді проекту, через які пропадають справді вартісні ідеї інших людей.
Адвокати диявола. Адвокат диявола є позитивною роллю в команді в сенсі внесення різних точок зору в командні обговорення. Однак, він може стати негативною роллю, коли використовується для блокування прогресу команди. У цьому випадку адвокат диявола просто виступає проти і не дозволяє команді рухатися вперед.