Як відомо, первинні документи - це виправдувальні облікові документи, якими оформляються всі факти господарського життя підприємства.
Первинними документами є:
- РКО (видатковий касовий ордер),
- ПКО (прибутковий касовий ордер),
- платіжне доручення,
- акт виконаних робіт,
- накладна на відвантаження товару.
Рахунок-фактура не є первинним документів і служить тільки для цілей обчислення податку на додану вартість.
Законодавець визначив термін, протягом якого рахунок-фактура повинен бути виставлений - 5 календарних днів з моменту відвантаження. Таким чином, може скластися ситуація, при якій відвантаження відбулося в одному місяці (в останніх числах місяця), а рахунок-фактура виставлений в іншому місяці, і при цьому 5-ти денний термін дотриманий.
За загальним правилом дата рахунку-фактури та дата документів на відвантаження збігаються. Так зручніше перевіряти правильність складання декларації з ПДВ.
Сенс перевірки в наступному: ПДВ, нарахований до бюджету з вартості відвантаження (з Кт 90 рахунку) звіряємо з регістром податкового обліку "ПДВ нарахований з реалізації". Якщо ж дата рахунку-фактури та дата документа на відвантаження не збігаються, необхідно пам'ятати про розбіжності в бухгалтерському регістрі і податковому регістрі.
Іноді сама можливість виписувати рахунок-фактуру не в день відвантаження, а протягом 5-ти днів після відвантаження, на руку компаніям. У випадках, коли сума ПДВ, обчисленого до сплати в бюджет за своїм значенням наближається до суми відрахувань, бухгалтер із задоволенням прийме до обліку рахунок-фактуру, виставлений протягом 5-ти днів з моменту відвантаження.
Таким чином можна "вбити двох зайців":
- сума витрат по такому документу буде прийнята до обліку і відображена у витратах,
- сума ПДВ буде прийнята до відрахування в наступному податковому періоді, що дозволить компанії уникнути камеральної податкової перевірки по ПДВ.
Необхідно звернути увагу ще на один момент. Якщо рахунок-фактура буде виписаний до моменту відвантаження, тобто дата рахунку-фактури буде раніше, ніж дата документа на відвантаження, перевіряючі не приймуть відрахування по такому рахунку-фактурі.