Що робити бухгалтеру із заробітною платою, яку співробітники не отримали вчасно: хтось захворів, хтось був у відрядженні і т.п. Ми розповімо про всі кроки, які повинен зробити бухгалтер з сумами оплати за працю в такій ситуації, а також дамо поради, як уникнути негативних податкових наслідків.
Сім кроків для депонента
Чи не отриману працівниками заробітну плату необхідно депонувати. Депонування підлягає заробітна плата, нарахована, але не отримана працівником з незалежних від організації причин. Зверніть увагу: джерело видачі заробітної плати (готівкова виручка чи грошові кошти, зняті для цих цілей у банку) значення не має.
Крок другий: в кінці розрахунково-платіжної або платіжної відомості зробити запис про фактично виплачених і підлягають депонуванню сумах.
Крок третій: звірити зазначені суми з підсумковою сумою в розрахунково-платіжної або платіжної відомості.
Після видачі заробітної плати в реєстрі навпроти прізвища співробітника робиться відмітка про отримані суми із зазначенням дати розрахунків.
Як правило, реєстр депонованих сум відкривається на рік. Суми, що залишилися на кінець року неоплаченими, переносяться в новий реєстр, що відкривається на наступний рік. Також реєстр містить підсумкову суму, підпис касира з розшифровкою.
Крок п'ятий: після оформлення реєстру депонованих сум касир завіряє своїм підписом розрахунково-платіжну або платіжну відомість, реєстр депонованих сум і передає їх для звірки відповідності записів і підписання головному бухгалтеру або бухгалтеру, а при їх відсутності - керівнику.
Крок шостий: на фактично видані суми готівки по розрахунково-платіжної або платіжної відомості оформляється видатковий касовий ордер за формою № КО-2, затвердженої наказом Мінстату України від 18.08.98 № 88. Номер та дату цього документа касир проставляє на останній сторінці розрахунково платіжної або платіжної відомості.
Крок сьомий: депоновані суми заробітної плати необхідно перерахувати на розрахунковий рахунок організації.
На те, щоб отримати свою депонированную зарплату, у співробітника є три роки з моменту її нарахування. Якщо співробітник зажадає свою заробітну плату, то депоновані гроші в банку необхідно зняти і видати їх за видатковим касовим ордером. Дату і номер видаткового касового ордера потрібно вказати в реєстрі депонованої заробітної плати.
Відображення в бухобліку
У бухгалтерському обліку для обліку сум депонованої заробітної плати призначений окремо відкривається до рахунку 76 «Розрахунки з різними дебіторами і кредиторами» субрахунок 4 «Розрахунки за депонованих сум». При депонування зарплати робляться такі проводки:
Дебет 70 Кредит 76-4
- депонирована не отриманих співробітниками зарплата;
Дебет 51 Кредит 50
- зарахована сума депонованої зарплати на розрахунковий рахунок.
Видачу депонованої заробітної плати бухгалтер відобразить так:
Дебет 50 Кредит 51
- отримані гроші в банку на видачу депонованої заробітної плати;
Дебет 76-4 Кредит 50
- видана працівникові депоновану заробітну плату.
А як бути, якщо три роки минули, а працівник так і не зажадав свою заробітну плату? У цьому випадку бухгалтер зобов'язаний списати суми депонованої зарплати на фінансові результати, тобто показується дохід. Для цього потрібно підготувати акт інвентаризації, бухгалтерську довідку і наказ керівника організації (п. 78 Положення по веденню бухгалтерського обліку і бухгалтерської звітності в Російській Федерації, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 29.07.98 № 34н).
Незатребувані суми відображаються проводкою:
Дебет 76-4 Кредит 91-1
- незатребувана заробітна плата включена до складу інших доходів.
Наслідки для ПДФО та страхових внесків
При отриманні доходу у вигляді оплати праці датою фактичного отримання працівником доходу визнається останній день місяця, за який такий дохід нарахований (п. 2 ст. 223 НК РФ). Організація - податковий агент зобов'язана перерахувати до бюджету ПДФО не пізніше дня фактичного отримання у банку готівкових грошових коштів на виплату заробітної плати (п. 6 ст. 226 НК РФ). На цей момент компанія ще не знає, хто отримає зарплату, а хто ні. Тому податок потрібно перерахувати до бюджету в повній сумі. Надалі переплату можна буде зарахувати в рахунок майбутніх платежів.
Зверніть увагу: це правило не буде працювати, якщо організація видає заробітну плату з готівкової виручки. В цьому випадку у податкового агента виникає обов'язок по утриманню ПДФО в момент фактичної видачі заробітної плати (п. 4 ст. 226 НК РФ). Тому якщо джерелом виплати заробітної плати є готівкова виручка, то ПДФО з не отриманої працівником заробітної плати перераховувати до бюджету не треба.
У податковому обліку порядок списання депонованої зарплати залежить від того, яким методом організація розраховує податок на прибуток. При методі нарахування депонированную зарплату включають до складу витрат в тому місяці, в якому вона була нарахована (п. 1 і 4 ст. 272 НК РФ). У цьому випадку ніяких різниць між бухгалтерським і податковим обліком не буде.
При касовому методі сума депонованої заробітної плати потрапить до складу витрат тільки в момент її виплати співробітнику (п. 2 ст. 273 НК РФ). В цьому випадку в місяці, коли зарплата була нарахована, виникає тимчасова різниця (п. 11 ПБУ 18/02 «Облік розрахунків з податку на прибуток організацій»). Вона призводить до утворення відкладеного податкового активу, який списується, коли зарплата буде видана.
Компанія на спецрежим
Вище ми розглянули нюанси оподаткування депонованої заробітної плати для організацій, які застосовують загальний режим оподаткування. Але з ситуацією, коли працівники не отримали зарплату в відведений для цього термін, можуть зіткнутися і компанії, які застосовують спеціальні податкові режими. Розглянемо особливості оподаткування для них.
Організації, що вибрали об'єктом оподаткування «доходи мінус витрати», застосовують касовий метод обліку доходів і витрат. Тому вони відображають у податковому обліку витрати після їх фактичної оплати. Зокрема, витрати на оплату праці визнаються такими в момент погашення заборгованості перед працівниками шляхом видачі грошових коштів з каси (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Отже, на час здачі на зберігання заробітної плати ніякого витрати не буде. Він виникне в момент виплати депонента.
Після закінчення терміну позовної давності суму депонента необхідно включити до складу доходів. Справа в тому, що в «спрощенку» склад доходів, визначається за правилами глави 25 «Податок на прибуток організацій» НК РФ. Тобто враховуються як доходи від реалізації, так і позареалізаційні доходи (ст. 346.15 НК РФ). А як ми вже сказали вище, списання депонованої заробітної плати після закінчення терміну позовної давності утворює позареалізаційні доходи.
Для тих компаній, які обрали об'єкт оподаткування «доходи», складнощів взагалі не може бути, тому що в цьому випадку витрати при формуванні податкової бази не враховуються (п. 1 ст. 346.15 НК РФ).
Якщо діяльність організації переведена на ЕНВД, то сума депонованої зарплати ніяк не вплине на розрахунок єдиного податку. Це пов'язано з тим, що ЕНВД розраховується виходячи з поставлений дохід (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).
Поєднуємо загальний режим або «спрощенку» з ЕНВД
Якщо компанія поєднує систему оподаткування у вигляді ЕНВД з загальним режимом або «спрощеною», витрати по заробітній платі співробітників, зайнятих у видах діяльності, які підпадають під ці режими оподаткування, повинні розподілятися між загальною системою ( «спрощеною») і ЕНВД пропорційно частці доходів організації від діяльності, що відноситься до ЕНВД, в загальному доході організації з усіх видів діяльності (п. 9 ст. 274 і п. 8 ст. 346.18 НК РФ). Таким чином, при списанні депонованої заробітної плати, яка належить до загального режиму або ССО, будуть діяти правила, описані нами для цих режимів оподаткування.
Наведемо детальний приклад відображення депонованої зарплати в бухгалтерському і податковому обліку за умови, що для цілей оподаткування прибутку компанія використовує метод нарахування.
Менеджеру з продажу А.М. Кирилову була нарахована заробітна плата в розмірі 30 000 руб. Сума ПДФО з його заробітку - 3900 руб.
У встановлений термін А.М. Кирилов не з'явився за зарплатою (був хворий) і не отримав належну йому суму (26 100 руб.). Ця сума була депонована.
профзахворювань організація сплачує за тарифом 0,2%.
Дебет 20 Кредит 70
Дебет 20 Кредит 69
Дебет 20 Кредит 69
- 3200 руб. (1 600 000 руб. Х 0,2%) - нараховані внески на обов'язкове страхування від нещасних випадків на виробництві та профзахворювань;
Дебет 70 Кредит 68
Дебет 50 Кредит 51
Посилання - 1 392 000 руб. - отримані в касу гроші з розрахункового рахунку на виплату зарплати;
Дебет 68 Кредит 51
Дебет 69 Кредит 51
Дебет 70 Кредит 50
Посилання - 1 365 900 руб. (1 392 000 руб. - 26 100 руб.) - Відображено суму виплаченої зарплати.
Дебет 70 Кредит 76-4
- 26 100 руб. - депонирована сума неодержаного зарплати;
Дебет 51 Кредит 50
- 26 100 руб. - сума депонованої зарплати здана в банк.
Дебет 76-4 Кредит 50
А тепер розглянемо бухгалтерський облік депонування заробітної плати в тому випадку, коли компанія для цілей оподаткування прибутку використовує касовий метод.
Скористаємося умовами прикладу 1.
Дебет 09 Кредит 68
- 320 000 руб. (1 600 000 руб. Х 20%) - відображено відстрочений податковий актив в частині нарахованої заробітної плати (в тому числі ПДФО);
Дебет 09 Кредит 68
- 96 640 руб. (483 200 руб. Х 20%) - відображено відстрочений податковий актив в частині нарахованих страхових внесків.
Ці операції призведуть до часткового погашення відкладеного податкового активу, що відіб'ється такими проводками:
Дебет 68 Кредит 09
- 41 600 руб. - списано відкладений податковий актив у частині перерахованого до бюджету ПДФО;
Дебет 68 Кредит 09
- 96 640 руб. - списано відкладений податковий актив у частині перерахованих до позабюджетних фондів страхових внесків;
Дебет 68 Кредит 09
- 273 180 руб. - списано відкладений податковий актив у частині виплаченої вчасно зарплати.
Дебет 68 Кредит 09
- 5220 руб. - списано відкладений податковий актив у частині депонованої заробітної плати, виданої співробітнику.