Згідно з пунктом 7 Порядку реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою у разі закінчення строку трудового договору або припинення його дії достроково, в трудовому договорі фізична особа робить запис про причини його припинення з посланням на відповідні статті КЗпП України, про що сторони повідомляють центр зайнятості, який зареєстрував трудовий договір.
З цього випливає, що з причини втрати примірника трудового договору витримати процедуру, передбачену п.п. 8-10 Порядку, реєстрації трудового договору між працівником і фізичною особою неможливо, на підставі досягнутої згоди і волевиявлення сторін щодо припинення трудового договору, обом сторонам трудового договору (фізичній особі-роботодавцю і найманому працівнику) необхідно відвідати центр зайнятості, в якому зареєстрований трудовий договір ; тій стороні, що втратила належить їй примірник трудового договору, в присутності відповідального працівника державної служби зайнятості необхідно подати обґрунтовану заяву про зняття трудового договору з реєстрації, вказавши при цьому обставини втрати примірника трудового договору, який, згідно із законодавством, зберігається у кожної із сторін трудових відносин .
На підставі вищевказаного, відповідальна особа центру зайнятості проводить дії щодо зняття трудового договору з реєстрації, в тому числі робить відповідні відмітки в книзі реєстрації трудових договорів та в наявних примірниках трудового договору (пункт 8 Порядку).
Після цього фізична особа-роботодавець отримує право на внесення до трудової книжки працівника запису про звільнення працівника з роботи (пункт 9 Порядку), а відповідальна особа центру зайнятості, згідно з пунктом 10 Порядку, підтверджує особистим підписом запис і засвідчує його печаткою.
Громадянину, який втратив належний йому примірник трудового договору, за його бажанням, центр зайнятості повинен видати засвідчену копію трудового договору.
Також звертаємо увагу на те, що, якщо роботодавець в порядку, встановленому законодавством, починаючи з моменту складання договору з найманим працівником, здійснював відповідні нарахування і перерахування внесків до Пенсійного Фонду України за працівника, працівник має можливість підтвердити період перебування з фізичною особою-роботодавцем в трудових відносинах шляхом отримання відповідних даних персоніфікованого обліку застрахованих осіб в системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування Пенси ного Фонду України.