Діловодство колегій. Колегії складалися з присутності і канцелярії.
Присутність утворювали президент, віце-президент, чотири-п'ять радників і чотири асесора (помощ¬ніка). Встановлювався принцип колегіальності управлін. Канцелярія колегії очолювалася секретарем, у веденні якого нахо¬ділся її штат: нотаріус або протоколіст, що вів протоколи засідань; регі¬стратор, складав списки вхідних і вихідних документів; актуаріус - хранитель документів; перекладач і численні переписувачі і копіїсти.
Секретар доповідав справи присутності. Члени присутності заявляли свої думки по черзі, починаючи з молодших, не повторюючись ( «знизу, не впадаючи боку один одного, мова»). Справи вирішувалися «по множайшему числу голосів»; при равенст¬ве голосів перевага давало думка президента. Протокол і рішення подпісива¬лісь усіма членами присутності. Вхідні документи колегій були чотирьох типів-формулярів: «указ» від вищестоящих установ або царя; «Промеморія» від рівнозначного даній колегії установи; «Доношение» від нижчестоящого органу і, нарешті, «челобіт¬ная» від приватної особи. Генеральний регламент встановлював, що вхідний документ приймає секретар колегії, який робив на ньому посліду - «запис». Сенс послід наступний: вхідний документ отриманий такого-то числа, внесений до книги обліку надходжень входять паперів певного типу і, згідно з проставленим на ньому номером, «запущений» в діловодство.
По¬мета «Виписати» означала наказ секретаря одному з піддячих почати складати виписку з необхідних документів для підготовки справи до доповіді в раді.
Вона часто представляла собою копію (або, як тоді говорили, «список слово в слово») вхідного документа, до якої додавалися копії або короткі вичавки зібраних по дан¬ному справі документів (відповіді на запити з інших установ, довідки за матеріалами архіву колегії, копії або виписки з за¬конодательства). Готову виписку на засіданні ради зачитував разом з вхідним документом секретар відповідно до описаної вище процедурою.
Протокол був важливий насамперед тому, що був основою для створення вихідних документів колегії.
Зате у великій кількості збереглися так звані «відпустки» ісходя¬щіх документів - чернетки, забезпечені позначками про вихідному документі. Таким чином, типове «справу» колегії складалося з таких документів: вхідний документ з відмітками про отримання та от¬правленіі його в діловодство колегії; ведення з протоко¬ла; вирок (указ, репорт, доношение); відпустку з позначкою про відправлення справжнього вироку. При складанні вихідних документів на¬іболее уважно підходили до доношених, що йшов царю або в Сенат. Укази вимагали, щоб доношения готувалися за всіма пра¬вілам, т. Е. Колегії були зобов'язані «всі підстави і обставини написати і думка своє про ту справу наостанок докласти, без чого в Сенаті секретарю не брати і докладати не дерзати». Запре¬щалось подавати доношених в Сенат, якщо на цю справу вже суще¬ствовалі «точні укази», за якими потрібно було його вирішити без звернення до Сенату. І тільки «на що указом не матимуть і потім рішення вчинити неможна, то про те доносити зі думкою в Сенат». Рух «справи», що проходить через бюрократичну машину колегії і обростає все новими і новими паперами, було лише однією з частин діловодства як процесу.
Крім цього, були і інші частини: різноманітний облік руху паперів та їх зберігання.
Різні форми обліку в Генеральному регламенті називалися об¬щім терміном «реєстратура». Термін «реєстратура» застосовувався і до регіст¬раціонной книзі ( «юрналу»), в якій фіксувалися різні документи.
Основна мета реєстрації була визначена як охорона до¬кументов. Одночасно реєстраційні журнали служили для довідкової роботи і для контролю за виконанням доку¬ментов.
Колезька система діловодства передбачала реєстрацію документів не тільки протягом усього процесу виробництва справи, але і після - в архіві.
Якщо в наказах на які поступили документах дяк проставляв дату надходження, то в колегіях поряд з датою з'являється і реєстраційний номер, що відповідав номеру запису в реєстраційній книзі.
Книга А використовувалася для запису короткого змісту всіх документів - реляцій і доповідей, відправлених з колегії на ім'я царя або в Сенат; книга В - для запису короткого змісту документів, на¬правленних іншим установам і особам; книга З містила рас¬положенние в хронологічній послідовності короткі випіс¬кі з указів і рапортів, отриманих протягом року від царя і Сена¬та, із зазначенням номера надісланої паперу і номера, присвоєного їй в колегії, а також реєстр до них. Все це по завершенні року перепліталося і набувало форму книги.
Книга D містила крат¬кіе виписки з усіх отриманих від колегій, губерній та інших установ і осіб документів, які групувалися по терріто¬ріальному і хронологічним принципам і по завершенні року вме¬сте з реєстром перепліталися.
У багатьох колегіях існували реєстраційні книги обліку доку¬ментов по галузях відомства даної колегії, окремо велася реєстрація секретної кореспонденції. Крім реєстраційних книг різного типу, існували сбор¬ние книги, які зшивалися з паперів, що надійшли в колегію або виникли в ході бюрократичної роботи. Їх було чрезвичай¬но багато, і їх типи закон не регламентував, хоча з Генерального регламенту слід, що обов'язково потрібно мати в колегіях книги-збірки, що складаються зі справжніх указів царя, Сенату, дру¬гіх установ, чинного законодавства, завершених справ, до яким приплітати відпустки та додані додаткові документи по даній справі. Досить скоро в колегіях постала проблема зберігання многочіс¬ленних паперів і книг. У Генеральному регламенті архіву приділена глава 44. У ній встановлювалося, що всі доку¬менти, крім законодавчих і довідкових, мають трирічний термін зберігання, після чого вони переносяться в архів, де передаються під розписку архіваріуса.
Крім цього пропонувалося створити архіви при Колегії іноземних справ і при ревізійної служби колегії.
У пер¬вом зберігалися «особливі статути, регламенти і всі документи» з державного управління, у другому - фінансові до¬кументи колегій. Генеральний регламент встановив терміни виконання доку¬ментов. Укази слід виконувати протягом одного тижня, «якщо швидше не можна». Якщо потрібні якісь справоч¬ние матеріали з губернії, на їх доставку відводився місяць і час, необхідний на дорогу.
При необхідності будь-яких уточнень дозволялося збільшити термін ще на два тижні. Кол¬легія після отримання необхідних відомостей повинна була прийняти рішення і оформити його протягом тижня, інакше існувала загроза «покаранням смертним або засланням на галери і позбавлення всього маєтку по силі справи або провини». Крім присутності і канцелярії в колегіях для ведення «рахункових справ» були створені контори.
Тут велося діловодство по фінансовій діяльності колегій. Після проведення губернської реформи в 1775 р коли були ліквідовані колегії (за винятком Військової, Морський і Закордонних справ), а їх функції передані місцевим учрежде¬ніям (губернським правлінням, казенним і судовим палатам, нижнім земським судам, повітовим казначействам), зберігся колегіальний принцип прийняття управлінських рішень. Тому у новостворених установах в основному сохрані¬лісь структура колегій, склад чиновників, їх посадові обов'язки, організація роботи з документами.
Всі рішення приймалися в загальному присутності, а технологічний процес обробки документів здійснювався в канцелярії. 3.