діловодство колегій
Вхідні документи колегій були чотирьох типів-формулярів:
1. «Указ» від вищестоящих установ або царя;
2. «Промеморія» від рівнозначного даній колегії установи;
3. «Доношение» від нижчестоящого органу;
4. «чолобитною» від приватної особи.
Генеральний регламент встановлював, що вхідний документ приймає секретар колегії, який робив на ньому посліду - «запис». Сенс послід розкривається просто: вхідний документ отриманий такого-то числа, внесений до книги обліку надходжень входять паперів певного типу і, згідно з проставленим на ньому номером, «запущений» в діловодство. Посліду «Виписати» означала наказ секретаря одному з піддячих почати складати виписку з необхідних документів для підготовки справи до доповіді в раді. Вона часто представляла собою копію (або, як тоді говорили, «список слово в слово») вхідного документа, до якої додавалися копії або короткі вичавки зібраних по даній справі документів (відповіді на запити з інших установ, довідки за матеріалами архіву колегії копії або виписки з законодавства). Готову виписку на засіданні ради зачитував разом з вхідним документом секретар відповідно до описаної вище процедурою.
Таким чином, типове «справу» колегії складалося з таких документів: 1. Що входить документ з відмітками про отримання та відправлення його в діловодство колегії; 2. Ведення з протоколу; 3. Вирок (указ, репорт, доношение); 4. Відпустка з позначкою про відправлення справжнього вироку. При складанні вихідних найбільш уважно підходили до доношених, що йшов царю або в Сенат. Укази вимагали, щоб доношения готувалися за всіма правилами, т. Е колегії були зобов'язані «всі підстави і обставини написати і думка своє про ту справу наостанок докласти, без чого в Сенаті секретарю не брати і докладати не дерзати». Заборонялося подавати доношених в Сенат, якщо на цю справу вже існували «точні укази», за якими потрібно було його вирішити без звернення до Сенату. І тільки «на що указом не матимуть і потім рішення вчинити неможна, то про те доносити зі думкою в Сенат» Мітяєв К.Г. Указ. Соч. С. 124.
Рух «справи», що проходить через бюрократичну машину колегії і обростає все новими і новими паперами, було лише однією з частин діловодства як процесу. Крім цього, були і інші частини: різноманітний облік руху паперів та їх зберігання. Різні форми обліку в Генеральному регламенті називалися загальним терміном «реєстратура», що перекладається на старий наказовій мову як «записка». Термін «реєстратура» застосовувався і до реєстраційній книзі ( «юрналу»), в якій фіксувалися різні документи Литвак Б.Г. Нариси джерелознавства масової документації XIX - початку XX ст. М. 1979. С. 115 ..
книгу, в яку слід було записувати про справи, «які завершені і дійством виконані», т. е пройшли весь круг діловодства, а також спеціальну розпис, яку потрібно було «тримати на столі» або прибитої до стіни, «щоб невпинно в пам'яті було - ті справи, які не завершені або і завершені, а дійством не виконані ».
«Отримані в колегію укази, промеморіі, доношений і чолобитні», «учинені в колегії вироки», «Відпущені ис колегії доношених, репорти, промеморіі, укази», «Надіслані репорти про отримання указів» Історія діловодства в СРСР. Навч. допомога. Під ред. Лівшиця Я. 3. Нікуліна В. А. М. 1974.С. 123. Реєстраційні книги мали пагінацію і «реєстри» змісту.
Генеральний регламент не дуже чітко говорить про особливості реєстратури і типах реєстраційних документів. Бюрократична практика виробила як мінімум 8 типів книг, загальних для всіх колегій:
1. Реєстрація рапортів і доношених в вищестоящі установи;
2. Реєстрація указів в нижчестоящі установи;
3. Облік надісланих промеморій;
4. Облік надісланих від царя, Сенату і Вишнього суду указів;
5. Телефон реєструє пропущені промеморій;
6. Запис надісланих челобітен;
7. «Пропозиції прокурорські»;
8. Протокольні записи.
У багатьох колегіях існували реєстраційні книги обліку документів по галузях відомства даної колегії, окремо велася і реєстрація секретної та несекретной кореспонденції.
Крім реєстраційних книг різного типу, існували збірні книги, які зшивалися з паперів, що надійшли в колегію або виникли в ході бюрократичної роботи. Їх було надзвичайно багато, і їх типи закон не регламентував, хоча з Генерального регламенту слід, що обов'язково потрібно мати в колегіях книги-збірки, що складаються зі справжніх указів царя, Сенату, інших установ, чинного законодавства, завершених справ, до яких приплітати відпустки і прикладені додаткові документи по даній справі.
Отже, перед нами - типове центральна установа, яка підтримувала велике листування з місцевими та іншими підпорядкованими установами, рапортував в Сенат і отримувало з нього основну масу указів, що призводять в дію весь механізм центрального управління. Звертає на себе увагу те колосальну кількість паперів, яке пройшло через канцелярію колегії. За рік їх було майже 4.5 тис. Одиниць. Чисельність службовців Комерц-колегії в 1723 р Була відносно невелика - 131 чоловік. У Військової колегії значилося 353 людини, в Адміралтейській --233, а в Камер-колегії - 228 осіб. Якщо припустимо, що між чисельністю службовців і обсягом канцелярської роботи існувала пряма зв'язок, а співвідношення паперів і службовців Комерц-колегії визнаємо репрезентативним, то виявиться, що 1.5 тис. Службовців всіх колегій обробляли як мінімум 207 тис. Паперів. Відповідно, за перші п'ять років роботи колегій число вхідних і вихідних повинне було перевищити 1 мільйон! Якщо врахувати, що в країні було близько 10 млн. Жителів, то цифра ця здається вражаючою.
Перейти до завантаження файлу