Незважаючи на гадану простоту, надання працівникам податкових відрахувань може доставити бухгалтеру чимало проблем. Якщо відрахування надати не в повному розмірі, працівники будуть пред'являти претензії і скаржитися начальству. Якщо ж «відняти» довше, ніж передбачалося, питання з'являться вже у податківців. На наш погляд, вирішити проблему бухгалтеру допоможе алгоритм перевірки відрахувань, що включає в себе три складових: документи, сума, порядок застосування. Кожній із зазначених складових ми плануємо присвятити окремий матеріал. В рамках цієї статті ми розглянемо першу складову - документи, що дають право податковому агенту застосувати відрахування.
Як писати заяву
Згідно з пунктом 3 статті 218 Податкового кодексу, стандартні податкові відрахування надаються платнику податку одним з податкових агентів, є джерелом виплати доходу, за вибором платника податку на підставі його письмової заяви та документів, що підтверджують право на такі податкові вирахування.
Як бачимо, документом, без якого не можна надавати відрахування, навіть якщо бухгалтерія знає про наявність дітей у працівника, є заява платника податків. Здавалося б, нічого складного немає - треба всього лише попросити працівника написати на ім'я керівника таку заяву. Але як бути, якщо мова не про рядових співробітників, а про керівника? На чиє ім'я він повинен оформляти заяву? Писати його самому собі? Або головному бухгалтеру? А що робити, якщо крім керівника в організації взагалі більше немає працівників?
Виходить, що за правилами НК РФ заяву на надання вирахувань має подаватися не конкретному фізичній особі-представнику організації, а безпосередньо в організацію, яка виконує роль податкового агента. У зв'язку з цим в «шапці» заяви припустимі наступні формулювання:
- «У Товариство з обмеженою відповідальністю« Останній герой "»
- «До бухгалтерії Товариства з обмеженою відповідальністю« Останній герой "»
- «У ТОВ" Останній герой "»
- «До бухгалтерії ТОВ" Останній герой "».
Причому, це стосується не тільки заяви, який оформлюється керівником. За цим шаблоном можна (і потрібно) оформляти заяви всім працівникам організації або ІП. Тоді у бухгалтера навіть не виникатиме запитань про те, чи потрібно переписувати заяви при зміні керівника фірми.
Якщо відомості не підтверджуються документами
Після того, як заяву отримано, його потрібно перевірити на коректність містяться в ньому відомостей, а також на їх відповідність поданих документів. Як же бути, якщо при перевірці з'ясується, що в заяві містяться відомості, не підтверджені документами? Наприклад, співробітник просить надати йому вирахування на другу дитину, але надає тільки одне свідоцтво про народження?
У такій ситуації, на наш погляд, податковий агент взагалі не має права надавати співробітникові якої б то не було відрахування, оскільки відсутні документи, що підтверджують факти, зазначені в заяві. А надати відрахування без заяви організація не має права в силу абзацу 13 підпункту 4 пункту 1 статті 218 НК РФ.
Тому можна рекомендувати письмово повідомити працівника про відсутність підтверджуючих документів, запропонувавши йому надати свідоцтво про народження другої дитини або змінити заяву, прибравши з заяви згадка про нього.
П'ять умов для вирахування
Серед документів, що підтверджують право на відрахування, - паперу, які доводять, що платник податків виконав всі умови для зменшення податкової бази. Таких умов всього п'ять і всі вони (хоч і в неявній формі) перераховані в підпункті 4 пункту 1 статті 218 НК РФ. Перерахуємо їх.
Перша умова - платник податків в принципі є особою, яка має право претендувати на відрахування. Тобто батьком, чоловіком батька, усиновителем, опікуном, піклувальником, прийомним батьком або чоловіком прийомного батька. Друга умова - перебування дитини на забезпеченні платника податків. Третє - вік дитини, який не повинен перевищувати 18 років (або 24 за умови, що він є учнем очної форми навчання, аспірантом, ординатором, інтерном, студентом). Четверта умова необхідно дотримати тільки в разі, коли відрахування надається не на першу дитину. Це наявність документів, що підтверджують порядок народження дітей в сім'ї. І, нарешті, п'ята умова - дохід платника податків, обчислений наростаючим підсумком з початку податкового періоду податковим агентом, що надає даний стандартний податкові відрахування, не перевищив 350 000 рублів.
Залежно від конкретної життєвої ситуації зазначені вище обставини (крім розміру доходу, який бухгалтерії і так відомий) можуть підтверджуватися різними документами. Детально це питання розглянуто в статті-шпаргалці «« Дитячі »відрахування з ПДФО: про що потрібно знати бухгалтеру».
А в рамках сьогоднішньої статті ми розглянемо нестандартні ситуації.
різні прізвища
Припустимо, що батько дитини претендує на відрахування щодо дитини, народженої в шлюбі, але при цьому прізвище дитини відрізняється від прізвища батька. Чи потрібно в цьому випадку вимагати якийсь додатковий документ?
Відповідь знаходимо в Сімейному кодексі і законі № 143-ФЗ «Про актах громадянського стану». Згідно з пунктом 2 статті 48 СК РФ батьками дітей, народжених у шлюбі, визнаються подружжя. Батьківство чоловіка матері дитини засвідчується записом про їхній шлюб.
При цьому та обставина, що дитина носить прізвище матері, на факт батьківства ніяк не впливає, оскільки при державній реєстрації народження прізвище дитини при різних прізвищах його батьків записується за згодою батьків (п. 1 ст. 18 Закону № 143-ФЗ). Так що в цій ситуації досить стандартного набору документів, зазначених в статті-шпаргалці «« Дитячі »відрахування з ПДФО: про що потрібно знати бухгалтеру».
Батько не перебуває в шлюбі з матір'ю дитини
Наступна ситуація - підтвердження вирахування, який надається батьку на дитину, народженої поза шлюбом. У такому випадку за правилами цивільного законодавства батьківство може встановлюватися шляхом подачі до органу реєстрації актів цивільного стану спільної заяви батьком і матір'ю дитини (п. 3 ст. 48 СК РФ). При цьому відповідні відомості можуть бути внесені до Свідоцтва про народження дитини, якщо батьківство встановлюється одночасно з державною реєстрацією народження (п. 3 ст. 17 Закону № 143-ФЗ).
Відповідно, тут у бухгалтера вже з'являються варіанти: якщо запис про батька у свідоцтві про народження є, то додаткових документів вимагати не потрібно. Але потрібно підтвердження того, що дитина знаходиться на забезпеченні батька. І тут теж можливі варіанти, про які ми поговоримо трохи нижче.
Якщо ж в Свідоцтві про народження дитини графа про батька не заповнена, то ситуація ускладнюється. З одного боку, згідно зі статтею 49 Сімейного кодексу, в разі народження дитини у батьків, які не перебувають у шлюбі між собою і при відсутності спільної заяви батьків або заяви батька дитини, походження дитини від конкретної особи (батьківство) встановлюється в судовому порядку за заявою одного з батьків, опікуна (піклувальника) дитини або за заявою особи, на утриманні якого перебуває дитина, а також за заявою самої дитини після досягнення нею повноліття.
Адже факт встановлення судом особі аліментів на користь неповнолітньої дитини, автоматично, в силу статті 80 СК РФ, означає також і що дана особа визнано батьком даної дитини, і що воно несе витрати на його утримання. Відповідно, таке судове рішення (наказ, виконавчий лист) буде підтверджувати як факт батьківства, так і факт перебування дитини на утриманні цього батька.
Якщо ж такого судового рішення немає, то доведеться зажадати у працівника окремий документ, що фіксує факт батьківства. Таким документом є спеціальне Свідоцтво про встановлення батьківства, яке видається органом реєстрації актів цивільного стану батькам (одному з батьків) на їхнє прохання (п. 2 ст. 56 Закону 143-ФЗ, листи Мінфіну Росії від 30.05.11 № 03-04-06 / 1-125 та від 15.04.11 № 03-04-06 / 7-95).
Підтверджуємо, що дитина знаходиться на забезпеченні батьків
Повернемося до питання про те, якими документами можна підтвердити факту перебування дитини на забезпеченні батьків.
Даний факт може визначатися місцем проживання дитини. При цьому спільне проживання означає знаходження дитини на забезпеченні батька, з яким дитина проживає (листа Мінфіну Росії від 15.04.11 № 03-04-06 / 7-95. Від 02.04.12 № 03-04-05 / 8-401. Від 30.07.09 № 03-04-06-01 / 199). А спільне проживання зазвичай вимагають підтвердити довідкою житлово-комунальної служби.
Однак таку довідку далеко не завжди можна отримати як з об'єктивних (наприклад, при проживанні в приватному будинку), так і з суб'єктивних (відмова у видачі) причин. Тому бухгалтеру потрібно знати, що факт спільного проживання може підтверджуватися та іншими документами. Наприклад, дані про реєстрацію за місцем проживання (свідченням або випискою з будинкової книги), або судовим рішенням, яким визначено з яким батьком проживає дитина. Причому, в останньому випадку спільне проживання презюмируется незалежно від місця реєстрації дитини за місцем проживання.
Це, до речі, може бути застосовано і щодо матері, яка претендує на відрахування щодо дитини в разі, якщо вона не перебуває в шлюбі з батьком цієї дитини. Тобто, якщо при розлученні (або пізніше) судом було визначено, що дитина проживає з матір'ю, то цього досить для вирахування, навіть якщо «прописаний» дитина в квартирі батька, або, наприклад, у бабусі.
Цитата (Ромеро): Здравствуйте. А якщо працівник приніс копію свідоцтва про народження та заяву - на цій підставі не передбачений відрахування? Тобто підприємство не знає, чи перебуває він у шлюбі з матір'ю дитини, це критично? Чи зобов'язаний працівник повідомляти свій сімейний стан роботодавцю?
Добридень! У цій темі обговорюється публікація. А для свого питання створіть, будь ласка, нову тему на нашому форумі. Для цього на будь-якій сторінці форуму натисніть зелену кнопку "Задати питання". Ознайомтеся, будь ласка, з правилами форуму.
Повідомлення-питання видалено модератором. Задайте, будь ласка, це питання в НОВОЇ темі.