договір аутсорсингу
У російському законодавстві такої правової інститут, як "аутсорсинг", не представлений. Однак, оскільки одним з основоположних принципів цивільного права є свобода договору, тобто право укладати договір, не передбачений ЦК РФ, ця обставина не є перешкодою для його використання. Відсутність спеціального правового регулювання даного інституту означає, що договір аутсорсингу повинен бути детально опрацьовані сторонами з точки зору податкових, адміністративних і цивільно-правових наслідків. В іншому випадку компанія може зіткнутися з низкою неприємних несподіванок.
Роз'яснимо суть деяких загальних положень, які мають велике практичне значення, коли укладається договір.
Тому відповідальність і контроль повинні стати основними принципами при розробці та виконанні договору з аутсорсером і наданим їм персоналом.
Аутсорсингові послуги нерідко використовуються з метою звільнення штатних співробітників від рутинної роботи і використання їх професійних можливостей на більш важливих стратегічних ділянках. Для того щоб поставлена мета була досягнута, слід заздалегідь якомога конкретніше окреслити коло переданих залученому персоналу обов'язків, обговорити їх з компанією-провайдером і передбачити певний перехідний період для передачі документів і введення в курс справи. Буде незайвим призначити відповідальним за зазначені заходи кого-небудь зі штатних співробітників, передавши відповідальній особі також і повноваження по координації усіх дій.
Забезпечення конфіденційності, тобто дотримання комерційної та службової таємниці замовника, а також нерозголошення персональних даних його, співробітників і клієнтів, які можуть стати відомі залученому співробітнику, є неодмінною умовою договору аутсорсингу, в якому повинна бути визначена відповідальність за його порушення. Тут визначальне значення має як підбір сумлінного провайдера (з яким укладається договір аутсорсингу) і закріплення відповідних гарантій в договорі, так і ознайомлення з процедурою доступу і роботи з конфіденційною інформацією, встановленої в компанії-замовника.
Неодмінний контроль і виставлення відповідних вимог, що стосуються кваліфікації та професійного досвіду персоналу, що привертається, є необхідними умовами, які повинні бути відображені в договорі.
З метою зменшення податкових ризиків рекомендується включити в договір аутсорсингу всі істотні умови, передбачені чинним законодавством, а саме предмет договору, порядок виконання послуг і оплати. Предмет договору повинен бути сформульований максимально конкретно. У тексті договору слід дослівно використовувати термінологію НК РФ. Якщо діяльність аутсорсера ліцензується, то необхідно перевірити наявність ліцензії та внести її реквізити в текст договору. Операції з надання аутсорсингових послуг повинні бути правильно оформлені і підтверджені документами (договір (при необхідності - копія ліцензії), рахунок-фактура, акт про надання послуг, підписаний обома сторонами договору).
Особливу увагу слід приділити заходам відповідальності. Залучений співробітник за якість виконаної роботи, а також за дотримання трудової дисципліни відповідає перед аутсорсером - своїм роботодавцем - в рамках трудових відносин. Тому замовник повинен передбачити в договорі компенсацію аутсорсером своїх можливих втрат, яких вони зазнали внаслідок неякісної роботи залученого персоналу, або порушення ним трудової дисципліни. Відповідальність може бути передбачена як у вигляді відшкодування збитків (включаючи упущену вигоду), так і у вигляді штрафів (наприклад, при порушенні трудової дисципліни).
Передача бухгалтерського обліку спеціалізованої організації повинна бути зафіксована в наказі про облікову політику на відповідний фінансовий рік. Якщо укладається договір аутсорсингу на ведення обліку і складання звітності, то необхідно визначити конкретний перелік операцій, які виконуватиме стороння організація, розробити і затвердити графік документообігу і встановити терміни виконання зобов'язань. На нашу думку, договір аутсорсингу повинен складатися з участю головного бухгалтера підприємства як фахівця, краще за всіх володіє ситуацією.
Коли укладається договір особливу увагу варто приділити відповідальності компанії - аутсорсера за недоліки, допущені при веденні обліку або складанні звітності. Як ми вже говорили, компанія, довірила свій облік сторонній фірмі, відповідно до НК РФ продовжує нести за нього відповідальність. Сказане означає, що в разі порушень саме їй доведеться платити недоїмки, штрафи і пені. Тому в договір аутсорсингу повинен закріпити положення про те, що та організація, бухгалтери якої зробили помилку, і відшкодує суми санкцій. Однак не варто забувати, що кримінальну та адміністративну відповідальність за подібні порушення несуть керівник і головний бухгалтер підприємства, яке найняло сторонніх фахівців.
Існує один нюанс, на який слід звернути увагу при оформленні договору про співпрацю зі сторонньою організацією. Пункт 2 ст.9 Федерального закону "Про бухгалтерський облік" встановлює обов'язкові реквізити для первинних документів, один з яких - підписи посадових осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і її оформлення. Перелік осіб, які мають право такого підпису, стверджує керівник підприємства за погодженням з головним бухгалтером. Таким чином, в договорі, а також у додатку до облікової політики доцільно вказати певних співробітників, які можуть підписувати первинні документи.
У разі якщо бухгалтерський облік здійснює спеціалізована компанія, то бухгалтерська звітність підписується керівниками обох організацій. Все перераховане можна віднести і до ведення податкового обліку.
Перерахуємо функції, виконувані аутсорсером, які договір аутсорсингу повинен нести в собі:
- повний комплекс робіт з ведення бухгалтерського та податкового обліку;
- складання первинних документів;
- організація і ведення всього документообігу компанії-клієнта;
- ведення договірної роботи;
- взаємодія з банками;
- складання оперативних звітів по фінансово-господарської діяльності підприємства;
- складання оперативних звітів по певних аспектів господарської та (або) фінансової діяльності підприємства;
- перевірка правильності складання первинних документів (відповідність застосовуваних форм, повнота і правильність заповнення всіх реквізитів документів);
- складання первинної документації на підставі даних, наданих клієнтом (платіжні доручення, рахунки, рахунки-фактури та ін.);
- подання звітності до податкових органів, позабюджетних фондів, органи статистики;
- представлення інтересів клієнта в податкових органах, позабюджетних фондах, інших органах і установах, пов'язаних з виконанням обов'язків по веденню бухгалтерського та податкового обліку (дача пояснень з приводу бухгалтерської та податкової звітності, в тому числі під час виїзних податкових перевірок, проведення звірок, отримання довідок та пр.)
- ведення архіву документів (систематизація та підшивка документів в тому, складання описів);
- зберігання архіву документів клієнта, в тому числі після закінчення податкового періоду або після припинення терміну дії договору, надання інформації за запитами клієнта;
- та ін.
Читайте також в цьому розділі:
Типовий договір аутсорсингу зразок
Типовий договір аутсорсингу (зразок) має ряд специфічних особливостей, про які слід пам'ятати, при укладенні договору. Оскільки договір аутсорсингу зазвичай полягає в формі договору за безкоштовне надання послуг, всі істотні умови договору, що укладається, передбачені в Цивільному Кодексі Російської Федерації, повинні бути включені в договір аутсорсингу. Одним з найважливіших умов є предмет договору. Все, що входить до переліку послуг аутсорсингової компанії, має бути дуже детально відображено в договорі. Оскільки відсутність в договорі будь-які дії має дуже чіткі правові наслідки, оскільки аутсорсингова компанія не зобов'язана буде їх виконувати. Наявність розпливчастого вказівки послуг може призвести до різноманітного трактування їх внутрішнього змісту.
Типовий договір бухгалтерського аутсорсингу зразок
Представлений типовий договір бухгалтерського аутсорсингу. Зразок договору може бути прийнятий за основу.В обов'язковому порядку договір бухгалтерського аутсорсингу повинен включати в себе повний комплекс робіт з ведення бухгалтерського та податкового обліку,
перевірку і складання первинних документів, організацію та ведення всього документообігу компанії-клієнта, ведення документації за договорами, робота з банками, складання всіх необхідних оперативних звітів підприємства в області його фінансово-господарської діяльності тощо
Договір аутсорсингу персоналу - зразок
З метою правового врегулювання взаємодії сторін укладається договір аутсорсингу персоналу. Зразок договору відображає основні положення, які повинні бути присутніми в обов'язковому порядку в тексті договору аутсорсингу персоналу. Дозвіл всіх неоднозначних моментів, які, вообщем то, можуть з'явитися в процесі виконання завдання або при здачі-приймання виконаних робіт, або при виконанні оплати послуг, має грунтуватися на нормах укладеного договору аутсорсингу персоналу.
Всьому голова - договір
Оскільки договір аутсорсингу зазвичай полягає в формі договору возмездного надання послуг, всі важливі і значні умови цього договору, передбачені в Цивільному Кодексі РФ, обов'язково повинні бути включені в договір аутсорсингу. Одним з найважливіших умов є власне те, про що домовляються, тобто предмет договору. Що конкретно має увійти до переліку послуг аутсорсингової компанії, в обов'язковому порядку повинно бути завіксіровано в договорі і детально розписано. У зв'язку з тим, що відсутність в договорі будь-якого положення має дуже чіткі і конкретні правові наслідки, оскільки аутсорсингова компанія не зобов'язана буде їх виконувати. Розпливчасте вказівку послуг також може привести до різного тлумачення їх внутрішнього змісту як аутсорсером, так і компанією - замовником.
Договір аутсорсингу сертифікації
Представлений договір аутсорсингу сертифікації. Аутсорсинг сертифікації має на меті підвищення ефективності виробництва і зростання конкурентоспроможності продукції вітчизняного виробника або імпортера шляхом економії фінансових ресурсів організації на проведення обов'язкової сертифікації продукції та забезпечення необхідної дозвільної документації для виробництва імпорту або експорту.
Податковий і бухгалтерський аспект
Можливість визнання витрат у податковому обліку, які пов'язані із залученням сторонньої організації-аутсорсера, дуже сильно залежить від тих послуг, які ця організація надає. Основна умова - ці витрати повинні відповідати вимогам ст. 252 НК РФ, іншими словами витрати повинні бути підтверджені документально, обґрунтовані економічно і бути пов'язаними з отриманням доходу. Звичайна судова практика підтверджує, що підприємство має право зменшити свої доходи на використання організації-аутсорсера лише в цьому випадку, коли такі витрати економічно виправдані, іншими словами. якщо використання аутсорсера приведе до фактичного скорочення витрат виробництва або підвищення прибутку платника податків.