Генеральний директор організації використовує особистий легковий автомобіль зі службовою метою щодня. Чи можна оформити використання автомобіля директором в рамках договору оренди з ним же самим (директором)? Який договір оренди потрібно застосувати - з або без екіпажу?
Чи можна приймати до обліку з метою оподаткування прибутку заправку ПММ, оплату парковок, тех. обслуговування, ремонт автомобіля?
Які документи необхідні, щоб приймати ці витрати до обліку?
Організація може орендувати автомобіль у директора.
Транспортний засіб можна орендувати як з екіпажем, так і без нього. У першому випадку співробітник, який надав роботодавцю свій автомобіль в оренду, сам керує ним і стежить за його технічним станом (ст. 632 ЦК РФ). Саме орендодавець протягом усього терміну дії договору оренди зобов'язаний підтримувати машину в належному стані, здійснювати її поточний і капітальний ремонт і надавати необхідне приладдя (ст. 634 ЦК України).
При передачі автомобіля в оренду без екіпажу управлінням і його технічною експлуатацією займається орендар, тобто роботодавець (ст. 642 ЦК України). Він же повинен проводити поточний та капітальний ремонт і підтримувати автомобіль у належному стані (ст. 644 ЦК України).
За замовчуванням витрати на покупку палива, мастильних та інших витратних матеріалів несе орендар. Це правило діє при оренді автомобіля як з екіпажем, так і без нього (ст. Ст. 636 і 646 ГК РФ).
Разом з тим витрати на придбання пально-мастильних матеріалів можуть бути покладені і на орендодавця. Така умова необхідно окремо передбачити в договорі оренди.
Податок на прибуток. Організація, що орендувала автомобіль працівника, має право визнати в податковому обліку орендну плату (пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), а також витрати на придбання ПММ та інших витратних матеріалів (пп. 5 п. 1 ст. 254 і пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Підставою для обліку витрат на ПММ є дорожні листи і документи про придбання палива і мастильних матеріалів: касові і товарні чеки, товарні накладні та ін.
Єдиний виняток - витрати на страхування. Організація-орендар має право їх врахувати, тільки якщо за умовами договору оренди зазначені витрати покладені саме на неї. Це випливає з положень ст. 637 ГК РФ і пп. 1 п. 1 ст. 263 НК РФ.
Припустимо, сторони уклали договір оренди без екіпажу. У цьому випадку організація-орендар зможе також визнати при розрахунку податку на прибуток такі витрати:
- на проведення поточного та капітального ремонту орендованого автомобіля (п. 2 ст. 260 НК РФ);
- технічне обслуговування, мийку, парковку, стоянку автомобіля (пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ);
- страхування автомобіля і автоцивільної відповідальності (п. 1 ст. 263 НК РФ);
- оплату праці водія, керуючого орендованим автомобілем (ст. 255 і пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Якщо за договором ви зобов'язані оплачувати працівнику витрати, пов'язані з експлуатацією автомобіля, то, крім «маршрутних» документів, вам знадобляться документи, що підтверджують всі витрати. Наприклад, чеки на оплату мийки, парковки або страховки автомобіля.