1.1. Складання та оформлення документів
1.2. Прийом і реєстрація документів
1.3. Контроль за виконанням документів
1.4. Передача документів до архіву
Список використаних джерел
Документообіг - це рух документів від моменту їх складання або одержання від інших організацій до використання їх для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.
Тема організації роботи з документами в сучасних умовах має зараз більшої актуальності, так як від правильного вибору технології роботи залежить успіх будь-якої організації.
У сучасних умовах для підвищення ефективності управління потрібне вдосконалення роботи з документами, оскільки всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.
Організація роботи з документами впливає на якість роботи апарату управління, організацію та культуру праці управлінських працівників. Від того, наскільки професійно ведеться документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому.
Мета даної роботи полягає в тому, щоб дослідити основні етапи документообігу.
1. Основні етапи документообігу:
1.1.Составленіе і оформлення документів;
Щоб документи могли служити достовірним підставою для бухгалтерських записів і мати юридичну силу, до їх складу-лення пред'являються певні вимоги. Перш за все, не-обходимо, щоб документ був складений на бланку. Лише за відсутності бланків допускається складання документа на чистому аркуші паперу.
Бланки документів виготовляють на білому папері або на папері світлих тонів формату А4 (210х297 мм) і А5 (148х210мм). Допускається використання бланків формату А3 (420х297мм) і А6 (105х148мм).
Розмір полів бланка не менше мм:
Звідси випливає загальне правило складання до-ментів.
Для правильного складання документа необхідно:
1. Заповнювати документ на бланку (а при відсутності бланка на чистому аркуші паперу) чорнилом або хімічним олівцем, або на друкарській машинці;
2. Суворо дотримуватися встановленої форми й реквізити до-кумента;
4. Чітко і розбірливо писати текст і цифри;
5. Незаповнені прогалини в бланку документа прокреслювати;
6. Суму в грошових документах вказувати цифрами і про-писью;
7. Забезпечувати документ необхідними, розбірливо зробленими підписами із зазначенням посади підписала.
Документи необхідно складати своєчасно, тобто одночасним-аме з вчиненням операції або безпосередньо слідом за її здійсненням. Своєчасність складання документів є найважливішою умовою правильності відображення операцій в доку-ментів і своєчасності записів їх в облікових регістрах.
Деякі документи складаються в декількох примірниках (з копіями). Це виконується зазвичай автоматично одночасно із складанням документа шляхом відбитка через підкладену під нього копіювальний папір.
При складанні документів можуть бути допущені помилки.
Помилки в документах виправляють так. Під-лежать виправленню помилкові слова і числа (суми) зачер-киває акуратно тонкої рисою так, щоб можна було зачер-батіг прочитати. Над закресленим робиться правильний запис. При цьому якщо в числі (сумі) неправильна тільки одна цифра, то не можна обмежитися виправленням однієї цієї цифри, а треба виправити все число. Наприклад, замість 127 написано помилково 124. У цьому випадку не можна закреслити тільки цифру 4 і надписати над нею цифру 7, а необхідно закреслити все число 124 і надписати над ним 127.
Про проведене виправлення на вільному місці документа (внизу або на полях) робиться застереження, наприклад "виправлено 127", яка завіряється особами, які підписали документ.
У ряді документів (в касових ордерах, чеках та ін.) Виправлення помилок не допускається зовсім. Якщо в такому документі допущена помилка, він виписується заново на іншому бланку.
Так як документи мають велике значення не тільки в обліку, а й у всій господарської діяльності, то щодо якості документів, особливо своєчасності та правильності їх склад-лення і оформлення, існує суворий порядок.
За порушення порядку складання документів відповідають, перш за все, ті особи, які їх складають і оформляють своїми під-пісямі. Ще більша відповідальність лягає на апарат бух-Галтера, який одержує ці документи, всебічно перевіряючий їх і робить на їх підставі облікові записи. Особлива відпові-ності покладається на головного чи старшого бухгалтера як керівника обліку. Старший бухгалтер несе матеріальну, дис-ціплінарную або кримінальну відповідальність за неправильне або недбале складання та оформлення документів, втрату або псування їх, за оформлення документів на відпуск матеріальних цінностей з порушенням встановленого порядку і т.п. [1]