Касовий чек являє собою первинний обліковий документ, надрукований контрольно-касової технікою на паперовому носії, що підтверджує факт здійснення між продавцем і покупцем готівкового грошового розрахунку, який містить відомості про ці розрахунки, зареєстрованих програмно-апаратними засобами контрольно-касової техніки, що забезпечують належний облік грошових коштів при проведенні розрахунків.
На виданому покупцям касовому чеку повинні відображатися такі обов'язкові реквізити:
- ідентифікаційний номер організації-платника податків;
- заводський номер контрольно-касової машини;
- порядковий номер касового чека;
- дата і час покупки (надання послуги);
- ознака фіскального режиму.
Власне зовнішній вигляд касового чека і розташування на ньому перерахованих вище реквізитів безпосередньо залежить від марки конкретної контрольно-касової машини.
- найменування документа, шестизначний номер і серія;
- найменування та організаційно-правова форма або прізвище, ім'я, по батькові - для індивідуального підприємця, ІПН;
- ідентифікаційний номер платника податків, присвоєний організації (індивідуальному підприємцю), що видала документ;
- вид послуги та її вартість;
- дата здійснення розрахунку;
- посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, відповідальної за здійснення операції і правильність її оформлення, його особистий підпис, печатка;
- інші реквізити, що характеризують специфіку наданої послуги.
Бланк документа виготовляється, як правило, друкарським способом. Повноваженнями за твердженням форм бланків суворої звітності наділені федеральні органи виконавчої влади.
Інший спосіб формування бланків суворої звітності досить проблематичний, так при цьому потрібно, поряд з іншим, генерувати серію і номер документа. Для забезпечення цієї вимоги комп'ютерна програма повинна мати захист від несанкціонованого доступу, ідентифікувати, фіксувати і зберігати всі операції з бланком документа протягом не менше 5-ти років і зберігати унікальний номер і серію кожного бланка.
Застосування контрольно-касової техніки в практичному плані пов'язане з необхідністю оформляти результати функціонування цієї техніки.
Акт про переведення на лічильниках на нулі і реєстрації контрольних лічильників контрольно-касової машини - форма N КМ-1 застосовується для оформлення перекладу показникам на лічильниках і реєстрації контрольних лічильників (звіту фіскальної пам'яті) до і після їх перекладу на нулі:
- при введенні в експлуатацію нової контрольно-касової машини;
- при інвентаризації в організаціях.
Акт оформляється в двох примірниках членами комісії з обов'язковою участю представника контролюючої організації (податкового інспектора). Один примірник акта як контрольний передається в організацію, яка обслуговує і контролюючу контрольно-касові машини, другий - залишається в даній організації.
Акт фіксує показання наступних лічильників:
- контрольних лічильників (звіту фіскальної пам'яті), які реєструють кількість перекладів показникам лічильників на нулі;
- головного підсумовує лічильника;
- секційних лічильниках.
Акт підписується відповідальними особами комісії в складі представника контролюючої організації, керівника, головного бухгалтера, старшого касира і касира організації.
Акт про зняття показань контрольних і підсумкових грошових лічильників при здачі (відправлення) контрольно-касової машини в ремонт і при поверненні її в організацію - форма N КМ-2 застосовується для оформлення зняття показань лічильників при ремонті контрольно-касової машини фахівцем центру технічного обслуговування контрольно- касових машин або при передачі для роботи в іншу організацію.
Акт складається і підписується членами комісії з обов'язковою участю представника контролюючої організації (податкового інспектора), керівника, старшого касира, касира організації та спеціаліста центру технічного обслуговування контрольно-касових машин.
Акт з накладної, оформленої на передачу контрольно-касових машин в іншу організацію або в центр технічного обслуговування контрольно-касових машин для ремонту, здаються в бухгалтерію організації не пізніше наступного дня. Відповідні відмітки про це робляться в Журналі касира-операціоніста (форма N КМ-4) в кінці записів за робочий день.
Акт про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків (в тому числі по помилково пробитим касовими чеками) - форма N КМ-3 застосовується в організаціях для оформлення повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків, в тому числі по помилково пробитим касовими чеками. В акті повинні бути перераховані номер і сума кожного чека.
Акт складається в одному примірнику членами комісії і разом з погашеними чеками, наклеєними на аркуш паперу, здаються в бухгалтерію організації та зберігаються в документах за дане число. На суму грошей за повернутих покупцями (клієнтами) чеками зменшується виручка каси і заноситься в Журнал касира-операціоніста (форма N КМ-4).
Акт підписується відповідальними особами комісії в складі керівника, завідувача відділом (секцією), старшого касира і касира-операціоніста організації.
Журнал касира-операціоніста - форма N КМ-4 застосовується для обліку операцій по приходу і витраті готівки (виручки) по кожній контрольно-касовій машині організації, а також є контрольно-реєстраційним документом показань лічильників.
Журнал повинен бути прошнурований, пронумерований та скріплений підписами податкового інспектора, керівника і головного (старшого) бухгалтера організації та печаткою.
Всі записи в журналі ведуться касиром-операціоністом щодня в хронологічному порядку чорнилом або кульковою ручкою без помарок. Якщо в журнал вносяться виправлення, то вони повинні обумовлюватися і завірятися підписами касира-операціоніста, керівника і головного (старшого) бухгалтера організації.
При збігу показань заносять їх в журнал за поточний день (зміну) на початок роботи, і ці дані завіряються підписами касира і чергового адміністратора (графи 7, 8).
У графу 15 журналу записуються суми, виписані за повернутих покупцями (клієнтами) чеками, на підставі даних "Акта про повернення грошових сум покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків" (форма N КМ-3), а також кількість надрукованих за робочий день ( зміну) нульових чеків.
В кінці робочого дня (зміни) касир складає касовий звіт і разом з ним здає виручку за прибутковим касовим ордером старшому касиру.
Після зняття показань лічильників, перевірки фактичної суми виручки робиться запис у Журналі касира-операціоніста та підтверджується підписами касира, старшого касира та адміністратора організації.
При розбіжності результатів сум на контрольній стрічці з виручкою з'ясовується причина розбіжності, а виявлені недостачі або надлишки заносяться у відповідні графи Журналу касира-операціоніста.
Розглянемо на прикладі порядок заповнення Журналу касира-операціоніста.
У магазині продовольчих товарів касиром Климової І.А. за три дні роботи була отримана згідно з показаннями лічильниках виручка в сумі 12 590 рублів, зокрема:
При передачі виручки в касу торгового підприємства в Журналі касира-операціоніста були зроблені такі записи:
Ліва сторона Журналу касира-операціоніста
Журнал реєстрації показань підсумкових грошових і контрольних підсумкових лічильників контрольно-касових машин, що працюють без касира-операціоніста - форма N КМ-5 застосовується в організаціях, що працюють без касира-операціоніста у випадку встановлення контрольно-касових машин на прилавках магазинів або для роботи офіціанта. Даний обліковий реєстр призначений для обліку операцій по приходу готівки (виручки) по кожній контрольно-касовій машині, а також є контрольно-реєстраційним документом показань лічильників.
Журнал повинен бути прошнурований, пронумерований та скріплений підписами податкового інспектора, керівника і головного (старшого) бухгалтера організації та печаткою.
Всі записи в журналі ведуться фахівцем, що працює на контрольно-касових машинах, щодня в хронологічному порядку чорнилом або кульковою ручкою без помарок. Якщо в журнал вносяться виправлення, то вони повинні обумовлюватися і завірятися підписами касира, контролера-касира, продавця або офіціанта, керівника і головного бухгалтера організації.
Записи в журналі ведуться після закінчення робочого дня (зміни) із зазначенням показань контрольних і підсумкових грошових лічильників і виручки.
При розбіжності результатів сум на контрольній стрічці і фактичною виручкою з'ясовуються причини розбіжності, а виявлені недостачі або надлишки заносяться у відповідні графи журналу.
Довідка-звіт касира-операціоніста - форма N КМ-6 застосовується для складання звіту касира-операціоніста про показання лічильників контрольно-касової машини і виручці за робочий день (зміну).
Звіт складає в одному примірнику щодня касир-операціоніст, підписує його і разом з виручкою здає його за прибутковим ордером старшому (головному) касиру або керівнику організації. У невеликих організаціях касами касир-операціоніст здає гроші безпосередньо інкасатору банку.
Здача грошей в банк відображається у звіті. Виручка за робочий день (зміну) визначається за показаннями лічильниках на початок і кінець робочого дня (зміни) за вирахуванням суми грошей, повернених покупцям (клієнтам) по невикористаних касових чеків, і підтверджується відповідними підписами завідувачів відділами. Приймання та оприбуткування грошей по касі в звіті оформляються підписами старшого касира і керівника організації.
Надалі Звіт служить підставою для складання зведеного звіту "Відомості про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації" (форма N КМ-7).
Відомості про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації - форма N КМ-7 застосовується для складання зведеного звіту про показання лічильників контрольно-касових машин і виручці організації за поточний робочий день і є додатком до Довідки-звіту касира-операціоніста за поточну дату.
Даний документ складається в одному примірнику старшим касиром щодня і разом з актами, довідками-звітами касирів-операціоністів, прибутковими та видатковими ордерами передається в бухгалтерію організації до початку роботи наступної зміни.
У формі відповідно до показань лічильників на початок і на кінець роботи по кожній контрольно-касовій машині розраховується виручка, в тому числі з розподілом її по відділах, що підтверджується підписами відповідних завідуючих відділами (секціями). В кінці таблиці підводяться підсумки показань лічильників всіх контрольно-касових машин і підсумкова виручка організації з розподілом її по відділах (секціях).
Згідно з актами вказується підсумкова сума грошей, виданих покупцям (клієнтам) за повернутих ними касових чеків, на яку зменшується загальна виручка організації. Відомості підписуються керівником і старшим касиром організації.
Журнал обліку викликів технічних фахівців і реєстрації виконаних робіт - форма N КМ-8 застосовується в організаціях в наступних випадках:
- проведення фахівцем центру технічного обслуговування планових технічних оглядів, що включають перевірку стану механізмів електронних і програмних частин контрольно-касової машини, усунення дрібних несправностей.
Журнал ведеться фахівцем технічного центру, який робить записи про проведені роботи, і знаходиться у керівника організації або його заступника.
У журналі робиться запис про опломбування та утриманні відбитка клейма.
У разі необхідності ремонту грошових контрольних лічильників або електронної частини контрольно-касової машини робиться відповідний запис і вказується керівництву організації про необхідність направлення контрольно-касової машини в ремонт до сервісного центру. Відповідний запис підтверджується підписами спеціаліста центру технічного обслуговування і відповідальної особи організації про приймання робіт по ремонту контрольно-касових машин.
Акт про перевірку готівкових грошових коштів каси - форма N КМ-9 застосовується для відображення результатів раптової перевірки фактичної наявності грошових коштів, що знаходяться в касі організації торгівлі (підприємця-фізичної особи, яка провадить підприємницьку діяльність без створення юридичної особи).
Перевірка готівкових коштів проводиться відповідно до встановленого порядку. Результати перевірки оформляються представниками контролюючої організації і особою, відповідальною за збереження грошових коштів, і доводяться до відома керівника об'єкта аудиту.
Один примірник акта передається в контролюючу організацію, другий - в бухгалтерію аудиту, третій - залишається у матеріально-відповідальної особи, яка прийняла грошові кошти на відповідальне зберігання.