Організація документів у діловодстві являє собою сукупність видів робіт, що забезпечують збереження, облік, систематизацію документів (номенклатура справ), формування і оформлення справ у діловодстві та їх передачу в архів відповідно до вимог, встановлених державними стандартами, а також відповідними нормативно-методичними документами по архівної справи та Інструкцією.
Реєстрація документів це фіксування факту надходження документа шляхом проставлення в правій частині нижнього поля першого аркуша реєстраційного штампа із зазначенням дати реєстрації документа і його порядкового номера. Реєстрація документів проводиться шляхом програми «1С Документообіг». Допускається реєстрація вручну в журналі реєстрації вхідних документів.
Реєстрація документів здійснюється в день надходження або в перший робочий день при надходженні документів у неробочий час, вихідні - в день підписання.
Реєстрація відправлених документів здійснюється в день їх затвердження (підписання) або не пізніше наступного робочого дня. Реєстраційний номер і дата реєстрації документів, що відправляються проставляються на оригіналі документа в реквізитах бланка і на копії.
Функції відділу економічного розвитку по Південному округу
моніторинг основних фінансово-економічних показників бюджетоутворюючих організації;
- моніторинг стану кризових організацій;
- формування інформаційної бази по організаціях-банкрутам.
2. Організація роботи щодо забезпечення виконання щомісячних планових завдань щодо мобілізації доходів до бюджету міста спільно з ІМНС, фінансовим управлінням округу і службою судових приставів.
3. Розробка пропозицій по системі місцевих податків, зборів і інших доходних джерелах, застосування економічних стимулів і санкцій; організація роботи з організаціями та підприємцями по погашенню недоїмки по податках і зборах до бюджету міста.
4. Експертиза документів і обстеження організацій з питання консервації основних засобів, підготовка проектів рішень міської комісії, контроль за дотриманням умов і термінів консервації.
5. Участь в реалізації міської цільової програми «Розвиток та підтримка малого підприємництва в м Хабаровську», сприяння і надання практичної допомоги організаціям малого та середнього бізнесу, організація роботи Ради з підприємництва в окрузі.
6. Контроль і надання сприяння комітету з управління округом в роботі з розміщення та виконання державного замовлення.
7. Участь в розробці нормативно-розпорядчих документів.
8. Організація роботи комісії із забезпечення доходів і скорочення заборгованості по податках.
10. Підготовка пропозицій та зауважень до проектів рішень міської Думи і розпорядчих документів Мера міста з питань своєї компетенції.
11. Робота із засобами масової інформації з метою висвітлення діяльності Відділу.
12. Взаємодія з комітетом з управління округом з питань:
- мобілізації доходів до бюджету міста;
- ефективного використання фінансових ресурсів бюджету міста;
- надання додаткових послуг.
Функції розписані в розпорядженні Мера міста Хабаровська «Про затвердження положення про відділ економічного розвитку по округу м Хабаровська» (Додаток Б)