Не знайшли те, що шукали?
Якщо вам потрібен індивідуальний підбір або робота на замовлення - скористайтеся цією формою.
Наступне питання "
Формуванням справ називається групування виконаних документів у справу згідно з паном
Складання та оформлення номенклатури справ
Для розробки індивідуальної номенклатури справ необхідно дуже уважно вивчити і проаналізувати документи організації для визначення кола питань, що виникають в процесі діяльності. Крім поточного діловодства, необхідно вивчити документацію минулих років. У номенклатуру справ повинні бути включені всі документи, створювані в даній організації, що надійшли в неї з інших організацій; всі реєстраційно-довідкові журнали і картотеки, електронні документи, бази даних, а також документи обчислювального центру, колегіальних і громадських органів, крім друкованих видань і технічних документів.
Індивідуальна номенклатура справ конкретної організації складається з розділів, що відповідають найменуванням структурних підрозділів, або (при відсутності структурних підрозділів) напрямками діяльності, або посад керівників і фахівців.
Документи громадських органів включаються в номенклатуру як самостійний розділ.
Послідовність розташування розділів номенклатури справ відповідає затвердженій структурі організації. При вказівці розділу обов'язково проставляється індекс.
Першим розділом вказують службу ДОУ (документаційне забезпечення управління), тому що саме в цьому підрозділі оформляється найбільш важлива організаційно-розпорядча документація, що характеризує діяльність організації в цілому (статут, положення, накази, постанови, протоколи, довідково-інформаційні документи і ін.). Наприклад: 01 - служба ДОУ, 02 - фінансовий відділ, 03 - плановий відділ, 04 - служба персоналу і т. Д.
Якщо в організації немає структурних підрозділів, то розділами номенклатури справ можуть бути напрямки діяльності організації.
Наприклад, для номенклатури справ навчального закладу можна передбачити такі розділи: 01 - дирекція, 02 - навчальна робота, 03 - навчально-виховна робота, 04 - виробнича практика, 05 - фізичне виховання і т. Д.
Розділами номенклатури справ можуть бути і посади керівників та спеціалістів.
Наприклад: 01 - генеральний директор, 02 - заступник генерального директора, 03 - комерційний директор і т. Д.
Складається номенклатура справ на загальному бланку організації за встановленою формою (приклад), яка приведена в Основних правилах роботи архівів організації.
У межах розділів заголовки справ розташовують відповідно до ступеня важливості документів та їх взаємозв'язком.
1. Спочатку систематизують документи вищестоящих організацій.
2. Потім справи з розпорядчими документами свого керівництва, колегіального органу і т. Д.
3. В останню чергу - довідково-інформаційні документи (листування, доповідні записки, довідки і т. Д.).
В кінці кожного розділу номенклатури залишають 2-3 вільних (резервних) номера для закладу раніше не передбачених справ.
Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У першій графі (індекс справи) проставляється індекс (номер) кожної справи, включеної до номенклатури, який закріплюється назавжди. Індекси справ позначаються арабськими цифрами.
Індекс (номер) конкретного справи складається з:
умовного позначення (індексу) структурного підрозділу;
порядкового номера справи в межах відділу або організації.
Наприклад: 04-07, де 04 - індекс відділу, 07 - порядковий номер справи в номенклатурі.
У номенклатурі справ рекомендується зберігати однакові індекси для однорідних справ різних структурних підрозділів (напрямів діяльності). Наприклад: «Накази по основній діяльності» (02-03, 03-03, 04-03 і т. Д.).
У другій графі (заголовок справи, тому, частини) вказуються заголовки справ.
Заголовок справи формулюється на основі елементів, наявних в наступній послідовності:
назва виду або різновиду документів (накази, акти, протоколи і т. д.);
кореспондент (назва організації, від якої отримано документи);
дати (період), до яких належать документи справи;
вказівка на копийность документів.
Це максимальний набір елементів, який потрібен не завжди.
Склад елементів заголовка визначається характером документів, поміщених в справу. Наприклад, дати вказуються тільки в заголовках справ, що містять планові або звітні бухгалтерські документи.
Заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування та оформлення справ.
Третя графа (кількість справ, томів, частин) заповнюється в кінці року, так як може виявитися, що під одним заголовком буде заведено не одне, а кілька справ - томів (обсяг справи не повинен перевищувати 250 аркушів).
У четвертій графі (термін зберігання справи, тому, частини і номери статей за переліком) проставляють терміни зберігання документів з посиланням на номер статті згідно з типовим або відомчим переліком документів. Якщо використовують більш ніж один перелік, то в графі «Примітки» потрібно вказати їх назви.
Але цього переліку не охоплює повний склад документів, що утворюються в усіх галузях (відомствах) країни. Тому в ряді галузей створені відомчі переліки, які містять заголовки справ, що відображають всі ділянки діяльності системи органів, що входять в дане відомство.
При включенні в номенклатуру заголовків документів, термін зберігання яких не передбачений типовими або відомчим переліками документів, термін їх зберігання встановлюється ЕПК відповідної архівної установи за поданням архіву і ЦЕК (ЕК) організації.
П'ята графа (примітки) заповнюється протягом року. У цій графі потрібно зробити позначки:
про назви переліків документів, використаних при визначенні строків зберігання справ;
про заклад справ;
про перехідні справи на наступний рік;
про передачу справ в інший структурний підрозділ або в іншу організацію;
про виділення справ до знищення;
про осіб, відповідальних за формування справ у структурних підрозділах, і т. п.
Схожі питання
знайдено схожих сторінок: 10