У графі 1 проставляються в валовому порядку індекси (номери справ). включених до номенклатури. Індекс справи складається з цифрового позначення (коду) розділу (структурного підрозділу) і порядкового номера заголовка справи в межах даного розділу. Індекси позначаються парами арабських цифр, оформлених через дефіс.
01-01, де 01 - код структурного підрозділу (наприклад, секретаріат) і 01 - номер заголовка справи в даному розділі (в секретаріаті).
В кінці кожного розділу номенклатури справ залишаються резервні номери (не більше 3) для відбиття справ, які можуть бути заведені знову в діловодних році. Рекомендується по можливості (але необов'язково) зберігати однакові індекси для однорідних справ в межах різних розділах номенклатури справ, а для перехідних справ (тобто діловодство за документами, що містяться в них, не закінчене) індекс зберігається.
У графу 2 номенклатури справ з систематизованих карток або бази даних переносяться заголовки справ (томів, частин). Протягом року заголовки справ можуть уточнюватися в процесі формування документів справи.
Графа 3 в момент оформлення номенклатури справ як планового документа не заповнюється, вона заповнюється за підсумками календарного / діловодного року. У ній арабськими цифрами поруч з заголовками справ проставляється фактична кількість томів, частин з документами даної справи, заведених у діловодстві.
З систематизованих карток з заголовками справ в графу 4 переносяться терміни зберігання документів, номери статей за конкретним переліком або посилання на статті, пункти та підпункти законодавчих актів та інших нормативних правових документів, на підставі яких встановлено термін зберігання документів даної справи.
У графі 5 «Примітка» зазначаються назва переліку документів, за яким встановлюються терміни зберігання документів справи, проставляються відмітки «В електронному вигляді», «Перехідний». позначки про осіб, відповідальних за формування справи і забезпечення його сохраннояті і т.п.
Підписує зведену номенклатуру справ керівник служби діловодства. На документі оформляються:
- віза керівника архіву організації або особи, відповідальної за архівне зберігання документів;
- гриф согласованіяс експертною комісією організації (якщо вона утворена);
- гриф погодження з архівною установою (зазвичай узгодження оформляється протоколом засідання ЕПК архівної установи), якщо організація здає документи в державний чи муніципальний архів і є джерелом їх комплектування.
Процедура погодження номенклатури справ з архівною установою проводиться не рідше одного разу на 5 років і здійснюється в обов'язковому порядку при докорінній зміні структури, напрямків діяльності та функцій організації, коли обов'язкової стає розробка нової номенклатури справ.
Номенклатура справ оформляється в державних органах і муніципальних установах в чотирьох примірниках. в недержавних - в трьох.
Перший примірник зберігається в службі діловодства.
Другий примірник передається до державного або муніципальних архів, з ЕПК якого узгоджувалася номенклатура справ.
Третій примірник зберігається в архіві організації або у особи, відповідальної за архівне зберігання.
Четвертий є робочим екземпляром, який після затвердження номенклатури справ служба діловодства направляє в структурні підрозділи у вигляді копії / виписок відповідних розділів в якості обов'язкового плану формування справ в наступному календарному / діловодних році.
Зведена номенклатура справ стверджується керівником організації (грифом затвердження керівником в федеральних органах виконавчої влади або наказом керівника недержавної організації) і реєструється в загальному потоці організаційних або розпорядчих документів.
Після закінчення року заповнюється графа 3 номенклатури справ і оформляється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів, частин). Підсумкові записи до номенклатури справ кожного структурного підрозділу передаються відповідальними за діловодство в підрозділах в службу діловодства. Підсумковий запис до зведеної номенклатурі справ організації, тобто кількісні характеристики документального фонду, спрямовуються в обов'язковому порядку службою діловодства в державний чи муніципальний архів (якщо документи організації передаються на відповідне зберігання) або в архів організації (особи, відповідальної за архів), якщо документи не передаються в державний чи муніципальний архів. Підсумковий запис до номенклатури справ підписується керівником служби діловодства, а відмітка про передачу підсумкових відомостей в архів підписується співробітником, який передав відомості, із зазначенням посади, розшифровки підпису і дати передачі. наприклад:
товаристві з обмеженою відповідальністю «ХХХ»