Найзручніше, коли назвами розділів номенклатури справ є назви структурних підрозділів за штатним розкладом (актуально особливо для великих організацій). При цьому допускається додатково ділити на підрозділи за функціональними обов'язками, для невеликих фірм спочатку можна складати тільки за функціональним типом ( «секретаріат», «кадрове забезпечення», «правове забезпечення» і т.д.).
Індекс справи (графа 1) складається з прийнятого в організації цифрового позначення підрозділу і порядкового номера назви заголовка справи в межах кожного підрозділу. Наприклад, 01-12 (де, 01 - секретаріат, 12 - будь-який номер справи в секретаріаті), 04-25 (де, 04 - юридичний відділ, 25 - будь-який номер справи в юридичному відділі) і т.д.
Як правильно скласти заголовок
З назви заголовка (графа 2) будь-яка прочитала його людина повинна отримати уявлення про основний зміст і склад документів у справі. Користуйтеся простими формулювання без складних оборотів і вступних слів.
Уникайте заголовків «ні про що», неконкретних описів. Невдалі приклади: «Вихідні листи», «Документи для службового користування», «Різні матеріали» і ін.
Елементи заголовку документів справи прийнято розташовувати в такій послідовності:
Вважається, що треба прагнути по можливості використовувати більшу кількість елементів для формулювання заголовків. Нижче кілька типових прикладів.
«Журнал обліку руху подорожніх листів»