Диспетчер листів доступний через пункт меню Ящик -> Диспетчер листів. Необхідно вибрати один з двох варіантів - Тільки для нових листів (комбінація клавіш Ctrl + F2) або Для всіх листів (комбінація клавіш Shift + Ctrl + F2).
При великій кількості листів їх обробка може зайняти деякий час. Після отримання список листів буде відображений в окремому вікні з додаванням кількох колонок з перемикачами.
Отримати - лист буде позначено для подальшого завантаження з сервера.
Видалити - лист буде видалено з сервера без завантаження в програму.
Відкрити - негайно відкрити лист в програмі (при цьому галочка Отримати також повинна бути встановлена).
Якщо встановити галочки так, як показано в прикладі, перший лист буде видалено з сервера, друге буде завантажено і відразу ж відкрито, третє залишиться на сервері, але не потрапить в The Bat. а четверте буде завантажено програмою в звичайному режимі.
Галочки можна розставляти курсором миші або за допомогою гарячих клавіш, описаних в розділах меню Лист і Обраний. Якщо якусь галочку потрібно встановити для всіх листів, можна скористатися розділом меню Глобальні.
На панелі інструментів доступні інші кнопки, за допомогою яких можна зробити дії з листом, не завантажуючи його з сервера - відкрити. відповісти. переслати. Коли все перемикачі будуть встановлені в необхідне положення, потрібно натиснути кнопку Почати передачу - (гаряча клавіша F2). Диспетчер листів буде закритий, а програма зробить необхідні дії і завантажить нову пошту.
Щоб отримати нові листи, необхідно перевірити поштові скриньки. Якщо в них є нові листи, The Bat! завантажить їх і обробить відповідно до встановлених правил сортування - розкладе по заданих папок і зробить інші призначені дії.
Перевірку поштової скриньки можна здійснити через пункт меню Ящик -> Отримати нову пошту (гаряча клавіша F2) або натиснути кнопку на головній панелі інструментів. При цьому The Bat! перевірить тільки той поштову скриньку, який активний в даний момент. Провести перевірку всіх ящиків можна через пункт меню Інструменти -> Отримати пошту (всі ящики) (комбінація клавіш Alt + F2) або натиснувши на стрілку вищевказаної кнопки і вибравши відповідний пункт. При необхідності можна виключити окремі ящики із загальної перевірки, встановивши через меню Властивості поштової скриньки -> Параметри галочку Ігнорувати команду перевірки всіх ящиків.
У програмі The Bat! можна налаштувати поєднану доставку пошти при якій отримання і відправлення листів будуть відбуватися одночасно. Також можна встановити параметри автоматичної перевірки поштової скриньки - через встановлені інтервали часу програма буде сама перевіряти ящик на наявність нових листів.