Ефективні комунікації - основа ефективної організації
Що таке ефективна організація діяльності. Це така організація роботи, яка дає конкретний позитивний результат - результат, як досягнення певної мети.
Комунікації - це можливість отримувати і відправляти інформацію. Причому інформація може бути в будь-якому вигляді. Усна інформація, текстова, на паперовому носії або в цифровому вигляді не настільки важливо. Хоча в сучасному суспільстві, з великою роллю інформаційних технологій електронний вигляд інформації використовується все частіше.
Ефективність організації роботи безпосередньо залежить від комунікацій. У компетенції керівника створити таку систему комунікацій, яка забезпечить ефективність роботи компанії. Причому мова йде не тільки про внутрішню комунікації між керівником і персоналом (вертикальна зв'язок). Важливі зв'язку між співробітниками (горизонтальні зв'язки) і зовнішні зв'язки (клієнти. Постачальники, державні органи і т.д.).
Чому комунікації впливають на ефективність роботи? Тому що інформація має цілком відчутними параметрами:
- швидкість. Цей показник впливає на оперативність прийняття рішень. Наприклад, постачальник змінив ціни. Важливо оперативно змінити ціни в своєму прайс-листі і попередити про це клієнтів. Інакше можна опинитися в незручному становищі;
- об'єктивність і повнота. Менеджер, який веде проект, неправильно зрозумів технічне завдання, він поставив свідомо некоректну задачу розробникам, що призвело до втрати часу, ресурсів;
- актуальність. Що толку, якщо ви дізналися про зниження цін конкурентами через тиждень? У вас буде небагато часу, щоб встигнути з ходом у відповідь. Тим часом, ринок може насититися на якийсь час, залишивши вас "за бортом".
Тому керівнику варто задуматися про інформаційних потоках і виборі засобів комунікацій.
Інформаційні потоки повинні відповідати бізнес-процесам. А також пов'язувати між собою виконавців, керівників і "зацікавлених" осіб. Наприклад, пропозиції клієнта зі зміни характеристик продукції, що виробляється можуть передаватися через відділ збуту, що знижує об'єктивність і оперативність інформації, а можуть безпосередньо йти до відділу розробки - компанія стає ближче до клієнта. Розробники зможуть опрацьовувати пропозиції і вносити потрібні зміни досить оперативно. За умови, що інформація від них буде швидко йти керівнику.
У деяких компаніях бізнес-процеси прямо шикуються по інформаційним потокам. Це ефективніше, так як дозволяє уникнути проблеми незабезпеченості процесу або рішення інформацією, наприклад, керівник приймає рішення збільшити обсяги продажів. Відділ збуту збільшує продажі, а відділ постачання не готовий надати потрібний обсяг товару, інформація про можливості постачальників або логістики не виявилося при прийнятті рішення. У підсумку, відділ збуту не зміг забезпечити поставки.
Ефективності роботи компанії сприяють і горизонтальні потоки інформації між співробітниками. Це особливо важливо, коли виконується колективна робота або потрібна узгодженість дій.
Таким чином, ефективна організація комунікацій і використання сучасних засобів зв'язку сприяють зростанню ефективності організації роботи компанії.