У свою чергу адекватні керівники все ж відносяться до особистих помічникам, як до цієї опорі і підтримки, як до своєї правій руці в прямому сенсі цього слова. Для того, щоб виправдовувати очікування керівника, необхідно володіти чималою кількістю професійних якостей, що відповідають вимогам компанії і, в першу чергу, першої особи.
Помічник керівника за родом своєї діяльності повинен багато спілкуватися з різними людьми: керівниками, клієнтами, співробітниками, діловими партнерами. З причини даної комунікації він стикається з тим, що люди по-різному сприймають інформацію, приймають рішення, мотивуються, реагують на ті чи інші обставини. І це пов'язано з їх особистими особливостями і перевагами. Як визначати ці особливості і як враховувати їх в діловому і повсякденному спілкуванні? Як оцінити власні якості характеру? Що таке сумісність людей в колективі і як її досягти? Як вести переговори і ділове листування з урахуванням особистих якостей вашого партнера? Ці та багато інших питань моментально стають на перший план перед помічником керівника.
Помічник керівника, як і будь-яка людина, має право на особисте життя. Але, на жаль, зберегти баланс між роботою та особистим життям мало кому вдається. Рішення задач, поставлених керівником, забирає неймовірну кількість сил і часу, а тим часом коло своїх знайомих істотно звужується через постійну зайнятість. У результаті часто відбувається переоцінка цінностей: а чи треба мені все це і чи варто моя повна віддача того, щоб позбавляти себе звичайних людських радощів?
Керівники, що підбирають собі помічника, звичайно ж, в першу чергу шукають грамотного і професійного співробітника, по можливості відданого. Але разом з тим для цієї професії важлива презентабельна зовнішність, тому наявність в резюме фото - часте вимога для шукачів даної вакансії. І все ж сумнівно, що керівника може влаштувати людина неенергійним і не зацікавлений в роботі з перспективою росту і не розраховує на довготривалу співпрацю. Бізнесмени ратують за бізнес, і пріоритети розставляють, як і годиться: на першому місці - успішна робота і конкретні результати. Тому претендентам на вакансію особистого помічника після попереднього відбору з фото і резюме доводиться також проходити співбесіду, що включає обговорення резюме, професійних навичок, умов роботи і рівня зарплати, потім заповнення загальноприйнятою анкети кандидата, проходження психологічних тестів і т.д.
Часто на помічників покладається безліч обов'язків, абсолютно не пов'язаних з посадовою інструкцією. Виконання «розширених обов'язків» змушує референтів проводити з керівниками необмежену кількість часу, вирішуючи їхні справи, в тому числі особисті. Все б нічого, якби не одне «але». Зайва заглибленість в справи керівника створює у помічника ілюзію особливої довіри, а у керівника формує комплекс особистої зацікавленості в помічника як у вкрай необхідній людині. Це призводить до того, що при переході з одного місця роботи на інше керівник намагається «забрати» з попереднього місця найдорожче - особистого помічника. Керівник дійсно може потрапити в залежність від свого помічника і навіть постраждати від цього. Нерідко саме від помічника залежить морально-психологічний клімат всього колективу. В першу чергу це стосується референта, тісно пов'язаного з керівником не тільки діловими, але і неформальними відносинами. Відомі випадки, коли всі контакти з керівником замикалися на його помічника, і тоді, не маючи хороших відносин з помічником, неможливо нічого добитися - ні зустрічі з керівником, ні його позитивних або швидких рішень, вкрай необхідних в бізнесі. Керівник виявляється заручником настроїв помічника, і це вирішальним чином відбивається на всіх працівників. У такій обстановці порушується психологічна рівновага колективу. Співробітники через острах потрапити під гарячу руку помічника, а потім і керівника намагаються приховати справжній стан справ в компанії, змушені спотворювати факти, що негативно позначається на результатах роботи компанії в цілому. Але і у цій ситуації є зворотна сторона медалі - іноді співробітники намагаються всіма можливими способами впливати особистого помічника з метою дізнатися настрій боса, його наміри і так далі. Як підсумок - робота особистого помічника зав'язана на постійному стресі.
Від того, якими діловими і особистісними якостями володіє особистий помічник, залежить не тільки ефективність роботи керівника, але і мікроклімат в самій організації. Більшість керівників потребують сьогодні не тільки в послугах секретаря, який відповідає на дзвінки і займається діловодством, але в особистому помічнику, здатному за всім стежити і все запам'ятати, вчасно підготувати потрібну інформацію, організувати ділові зустрічі. Вимоги, що пред'являються до особистого помічника керівника, істотно відрізняються від тих, яким повинен відповідати секретар.
До ділових якостей, які керівники хочуть бачити в своєму помічнику, перш за все відносяться професійні навички секретарської роботи (вміння працювати з офісними програмами і технікою, володіти навичками діловодства і т.д.);
досвід організаторської роботи (високий рівень самоорганізації, вміння організовувати щодня повторювані конторські операції, забезпечувати їх надійність і постійне досягнення високих результатів); передбачливість (вміння попередити бажання свого керівника економить час і в значній мірі звільняє його від необхідності детально планувати свою роботу).
Взагалі призначення позиції особистого помічника укладено в самій назві: допомагати своєму босові. На питання, як саме допомагати, з одного боку, немає однозначної відповіді. Адже головним критерієм вибору помічника в кінцевому підсумку є особистість керівника, його стиль управління і робочі переваги. На цій основі складаються конкретні посадові інструкції і вимоги до кандидата. З іншого боку, існує правило на всі часи: головне в посадовій інструкції помічника - допомагати керівнику, виконувати ЙОГО посадову інструкцію.
Діяльність керівника багатогранна і складна. Вона включає стратегічне планування, формування корпоративної культури, управління персоналом, ведення переговорів, функції організації і контролю і багато іншого. Помічник повинен забезпечувати адміністративну підтримку всіх напрямків і бізнес-процесів, в яких бере участь керівник, а значить, бути багатофункціональним і багатопрофільним співробітником.
Керівник і його помічник - це теж міні-організація, стрижень якої - комунікація. Якість взаємодії визначає якість взаємовідносин «керівник - помічник» і якість спільної роботи. Ефективна взаємодія не означає цілковитої згоди. Воно означає взаєморозуміння.
Ефективна взаємодія не означає, що помічник повинен тільки слухати керівника і кивати у відповідь. Подібна пасивна позиція, з одного боку, звичайно, безпечна, проте майже повністю виключає можливості для професійного розвитку. І, як показує сучасний досвід, далеко не всіх керівників задовольнить просте підпорядкування. Навпаки, все частіше боси очікують від своїх асистентів активного ставлення до роботи, вміння вносити і аргументувати пропозиції, висловлювати свою точку зору. Такий стиль роботи вимагає від помічника певної впевненості в собі, інакше як спонукати керівника слухати вас і серйозно сприймати вашу думку?
Ще одним особливим якістю просто зобов'язаний володіти особистий помічник - це адекватна реакція на повідомлення керівника, що є важливим елементом процесу сприйняття. Особистий помічник повинен на 100% відчувати свого керівника, відповідно здраво оцінювати будь-яка поведінка свого боса, в тому числі і критику.
Якщо критика справедлива і її причина - дійсні помилки, то єдино правильною лінією поведінки буде:
1. Визнати таким, що обгрунтованість критики.
2.Сказать, що ви маєте намір робити для виправлення ситуації.
3. Засвідчити керівника, що в подальшому не допустите повторення подібної ситуації.
Керівник і помічник - це «команда двох», успіх роботи якої залежить від обох сторін. У той же час в цій команді ролі чітко розділені: керівник - провідний, а помічник - ведений. Це означає, що помічник підлаштовується під керівника, а не навпаки. Тому не поспішайте «перевиховувати» свого начальника, якщо щось не ладиться в процесі спілкування. Способи впливу на керівника дійсно існують, однак вони вимагають підготовки, спеціальних навичок і, крім того, пов'язані з певним ризиком.
Особисто мені можу сказати пощастило з особистим помічником. Ми з нею практично на 100% розуміємо один одного. Керівник завжди повинен залишати за собою якийсь 1-1,5% для того, щоб мати управління над асистентом. Але краще, ніж вона сама, ніхто не зможе розповісти про нашу роботу.
І як в продовження цієї історії: необхідно було підшити рукава на купленому костюмі. Записала нас з нею в ательє, але в призначений час вона не змогла приїхати, і мені треба було підшити їй костюм самостійно, тому що часу на завтра не було. Довелося прикинути на себе, представивши себе на її місці. Підсумок - рукава були підшиті ідеально.
Але і на цьому «критична» ситуація з одягом в цей день для мене не закінчилася. За 3 години до заходу в період найжахливіших московських пробок, коли до місця проведення необхідно було їхати 2-2,5 години, не дзвонить Ніна і повідомляє, що другий костюм необхідно підшити під її сестру-близнюка. Коли я прийшла в ательє з проханням мені це зробити тут і зараз, майстер подивився на мене і повідомив, що раніше, ніж через добу костюм готовий не буде. Довелося докласти всі свої комунікативні навички, щоб умовити його. Підсумок: через 20 хвилин і другий костюм був готовий.
Що стосується професійних якостей, якими повинен володіти особистий помічник - це в першу чергу вміти і могти відчувати іншу людину, бути з ним абсолютно сумісним. Також помічник повинен бути гнучким і стресостійким, тому що він повинен бути готовий до того, що всі негативні емоції і гарний настрій керівника будуть в першу чергу спрямовані на нього, але в той же час і все дороге буде також відноситися в першу чергу до асистента. Робота особистим помічником - це не виконання службових обов'язків, це покликання ».