Якщо управлінська діяльність повністю або частково вирішує поставлене завдання, втілюється в очікуваний результат, причому забезпечує його досягнення за рахунок оптимального використання наявних ресурсів, то вважається ефективною. У першому випадку мова йде про зовнішню ефективності; у другому - про внутрішню.
Зовнішня ефективність по-іншому називається вигідністю, а внутрішня - економічністю, яка б показала ієну, яку довелося заплатити за отриманий результат (для цього він співвідноситься з величиною витрат). Чим більшою мірою результат перевищує витрати, тим економічніше діяльність.
Однак часто головним буває не те, у скільки разів результат більше витрат, а наскільки він є цінним, значущим для організації.
Потрібно відзначити, що між економічністю і вигідністю немає однозначної відповідності. Високоекономічне управління може бути малорезультативним з точки зору досягнення самої мети, відводити від неї в сторону, а результативне - неекономічним, якщо мета буде досягатися надто дорогою ціною.
Тому на практиці між двома цими підходами завжди повинен досягатися певний компроміс, що враховує вимоги конкретної ситуації.
Зміна в більш сприятливу сторону співвідношення між отриманими результатами і пов'язаними з ними витратами називається економізацією діяльності. На практиці вона можлива далеко не завжди, і нерідко має місце її стабілізація і навіть зворотний процес.
Сама економізація управління досягається декількома способами: зниженням витрат при тих же результатах; збільшенням результату при меншому зростанні витрат; збільшенням результату при скороченні витрат (найсприятливіший варіант); зменшенням результату при ще більшому зменшенні витрат.
Таким чином, економізація управління далеко не завжди пов'язана зі збільшенням вигідності, оскільки абсолютний результат може навіть скорочуватися, Тому критерій вигідності може братися до уваги тільки при оцінці досягнення конкретної управлінської мети поза зв'язком з іншими завданнями.
Ефективність управління буває тактичної і стратегічної, причому вони суперечать один одному. Наприклад, орієнтація керівництва фірми на отримання поточного прибутку не залишає ресурсів для розвитку її в майбутньому.
Про ефективність управління можна також говорити, як про потенційну або реальну. Потенційна ефективність оцінюється попередньо; реальна ж визначається ступенем досягнення самих цілей, отриманими на практиці результатами.
Оскільки в управлінні застосовуються різні методи, правомірно оцінювати також і їх ефективність.
Ефективність управління можна визначити в загальному вигляді або у відносних величинах, наприклад як співвідношення мети і кінцевого результату (ступінь реалізації мети), кінцевого результату і ресурсів, що використовувалися для його отримання, економічного ефекту і витрат, потреби і її задоволення; або в абсолютних величинах, скажімо, в масі прибутку.
Ефективне управління відповідає цілям і стратегії організації.
Ефективна управлінська діяльність повинна бути своєчасною, що вимагає вибору найбільш вдалого моменту для її початку, оптимальної послідовності окремих етапів, виключення невиправданих перерв і втрат часу. Важливість обліку цих обставин в умовах постійного ускладнення господарських процесів важко переоцінити.
Розглянемо основні риси ефективного управління:
• простота і раціональність організації та технологій;
• надійність і високу якість всіх процесів і їх результату;
• відповідність цілям і стратегіям організації;
• підприємливість, висока активність, старанність, працьовитість, наполегливість учасників управлінського процесу.
Ефективне управління сьогодні неможливо без свободи маневру, яка запобігає можливість попадання в тупикову ситуацію. Якщо така свобода відсутня, то щоб уникнути неприємностей іноді доводиться вичікувати, що може привести до втрати вигідного моменту для початку дій.
Свобода маневру для організації забезпечується постійною готовністю до нього, наявністю резервів, створенням умов для повного використання надаються можливостей.
Ефективне управління вимагає формування та підтримки в організації високої культури поведінки і керівництва. Зараз культура вважається фактором номер один в конкурентній боротьбі.
Однією з умов ефективності управління сьогодні є використання новітніх інформаційних технологій: максимальна автоматизація та комп'ютеризація ділових процесів. Вони дозволяють звільнити людину не тільки від важкої фізичної роботи, а й від виконання рутинних операцій, що сковують його творчі можливості.
Висока ефективність управління забезпечується також професіоналізмом персоналу і керівників.
Виконавці сьогодні повинні бути освіченими, володіти декількома професіями, що дозволяє надавати їм більшу самостійність.
Від менеджерів потрібна наявність не менше двох утворень, по можливості, вчених ступенів і звань, постійна самостійна робота над підвищенням кваліфікації, розширенням кругозору.
Значне зростання ефективності управлінської діяльності досягається в тому випадку, коли члени організації ототожнюють її цілі з власними, активно беруть участь в управлінні. А це можливо лише на вищому щаблі зрілості як кожного окремо, так і колективу в цілому.
Ефективне управління вимагає формування надійних комунікацій, що дозволяють своєчасно забезпечувати всіх учасників управлінського процесу необхідною інформацією, підтримувати належний рівень обміну нею, сприятливий морально-психологічний клімат.
Нарешті, ефективне управління неможливе без зацікавленості всіх учасників управлінського процесу в його результатах. Цьому сприяє надання працівникам права участі в управлінні, доходи, власність.
Сьогодні поряд з ефективністю правомірно ставити питання і про якість управління як здатності задовольняти на суспільно-нормальному рівні потреби організації, її партнерів і клієнтів.
Якість управління формують:
• якість праці управлінців;
• якість процесу управління (наприклад, організація);
• якість структури управління (раціональність, відповідність сучасним вимогам);
• якість методів управління (економічність та ін.);
• якість управлінської інформації.
Показниками якості процесу управління є:
• надійність, здатність відновлювати збої;
• точність (ступінь наближення реального процесу до необхідного);
• оперативність (прийняття рішення в момент, коли цього вимагає обстановка);
• мінімум збоїв, порушень, затримок у прийнятті рішень;
• постійна готовність до будь-яких несподіванок і змін.
Шляхами підвищення якості управління є поліпшення методів обробки інформації та прийняття рішень (прискорення розробки, вдосконалення порядку доведення, контролю за їх виконанням тощо.).
Висока ефективність і якість управління дозволяють фірмі створювати і підтримувати конкурентні переваги.
Управління має свої межі. Деякі породжуються його природою. Інші - особливістю самого процесу і учасників. Наприклад, перешкодами успішному управлінню є:
• егоїзм і пасивність керівників, їх бажання піти від відповідальності;
• консервативність, відданість традиціям і старих методів;
• ігнорування чужої думки;
• боязнь широких контактів, обміну інформацією.
Ознаками незадовільного управління є черги з людей, Документів, порушення інструкцій і повторний розгляд проблем.
1. Поясніть для чого потрібно управління.
3. Проаналізуйте управлінські процеси, з якими ви стикаєтеся в житті, з точки зору їх простих моментів.
4. Висловіть свою думку про те, чи можна вважати роботу викладача управлінською діяльністю.
5. Порівняйте між собою управлінські технології, спробуйте визначити їхні переваги і недоліки і ті випадки, в яких кожну з них слід використовувати, спробуйте проілюструвати їх прикладами з навколишньої дійсності.
6. Зіставте працю управлінця, винахідника, робітника; покажіть їх загальні моменти і відмінності.
7. Розкрийте суть управлінського впливу.
8. Розкрийте суть поняття "ефективність управління" і запропонуйте своє розуміння факторів, які її зумовлюють.