Управління документацією СМЯ документи исо

У цьому пункті Стандарту перераховано, яка документація повинна бути включена в СМК. Спробуємо перерахувати ці види документації в більш зрозумілому вигляді:

  1. Найважливіші, як вважається, документи: Політика в області якості (див. 5.3); Цілі в області якості (див. П. 5.4.1); Керівництво за якістю (див. П. 4.2.2).
  2. Так звані «обов'язкові процедури» - 6 процедур, і «обов'язкові записи» - 18 видів. Можна це ж назвати по-іншому. Повинні бути задокументовані 6 видів діяльності (управління документами, управління записами, управління невідповідною продукцією, управління внутрішніми аудитами, коригувальні дії, запобіжні дії). Спосіб документування може бути різним - всі ці теми можуть бути пописати в Посібнику з якості (РК) - і цього достатньо. Але частіше кожну з цих процедур «розбирають по частинах» і поміщають необхідні фрагменти в різні внутрішні документи підприємства. Ще необхідно фіксувати у вигляді записів інформацію, яка виникає по 18-ма приводів.
  3. Документи і записи, які не потрібні Стандартом, але необхідні для успішного управління підприємством і виготовлення продукції.

Дуже корисним документом є «Перелік документів». У ньому можна вказати назви документів, їх короткий код (там, де він є), хто кожен документ розробляє, погоджує, стверджує, місце зберігання оригіналу. Я називаю цей документ «Ключ до системи».

4.2.2 Настанова з якості

Керівництво за якістю (РК) - це дуже важливий документ, який методично правильно складати після створення всієї СМК або після створення певних елементів СМК. РК відображає те, як директор за якістю або менеджер за якістю розуміють сутність системи менеджменту.

Варіанти подання документа «Керівництво за якістю» ( «Quality manual»)

  • Один документ, структура якого прив'язана до структури Стандарту. У кожному розділі описують, як виконується конкретне вимоги стандарту в підрозділах Організації
  • Один документ, структура якого прив'язана до технологічному ланцюжку виробництва. У кожному розділі описують, на які вимоги Стандарту звертається особлива увага на різних етапах створення продукції.
  • Два документа різного ступеня подробиці і режиму доступу. Один - для загального доступу клієнтів і всіх зацікавлених осіб, інший - дуже докладний, аж до обмеження доступу.
  • Може включати в себе Політику в області якості (у відповідному розділі або в додатку), інші процедури, але частіше НЕ включає в себе Політику.

4.2.3 Управління документами

На це тему написано дуже багато. І все одно під час аудитів невідповідності, що стосуються управління документами, зустрічаються найчастіше.

З мого досвіду для середніх і великих за розміром підприємств зручно створити такі задокументовані методики з управління документами:

  1. «Главная» процедура «Управління документами». У ній добре б привести таблицю з перерахуванням всіх видів документів, що зустрічаються на підприємстві, і посилання на блок-схеми та інші документи, які описують управлінні цими видами документів. У цій же процедурі зручно об'єднати правила управління наступними видами документів:
    1. • Документи зовнішнього походження на паперових та електронних носіях: закони РФ і країн контрагентів, ГОСТи, ТУ, БНіП, РД і т.п.
    2. • Внутрішні документи підприємства - регламенти, процедури, методики, робочі інструкції тощо
    Цю процедуру нехай пропише менеджер за якістю.
  • Процедура управління договорами про господарську діяльність. В першу чергу, нас цікавлять договори поставки, тому що саме в них ми вказуємо власні зобов'язання перед клієнтами. Якщо підприємство надає послуги, то необхідно застосувати договір у формі публічної оферти і встановити правила управління цим договором. Заодно можна прописати і правила роботи з договорами закупівлі. Цю процедуру нехай складе юрист або керівник тієї служби, де зберігаються договору, або той, хто вважається ідеологом роботи з договорами. Правила управління трудовими договорами можна помістити в блоці правил, що регламентують роботу з персоналом.
  • Процедура управління конструкторської та проектно-кошторисною документацією, включаючи процедури ведення архіву. Цю процедуру зручніше написати керівникам відповідних відділів.
  • Є ще група документів, від складання правил управління якими часто відмахуються. А даремно. Мова йде про всілякі плани, які народжуються в надрах різних служб. Кожен план містить вимоги, значить це документ. Правила управління планами найзручніше описати в тих документованих виробничих процедурах, де вони народжуються.

    • Нижче наведено перелік можливих варіантів документування правил управління документами.

    • Процедура управління всіма (або зазначеними) видами документів в складі керівництва з Якості.
    • Процедура управління документацією (документи і записи).
    • Процедура управління всіма видами документів як єдиний документ.
    • Окремі процедури управління окремими видами документів: договорів, КД, ТД, ПКД, технологічних інструкцій, інструкцій з охорони праці, і т.п.
    • Інструкція з використання спеціалізованого програмного забезпечення для забезпечення документообігу.
    • Процедура управління планами - у складі документованих виробничих процедур.
    • Перелік документів, зареєстрованих в системі
    • Перелік робочих інструкції по підрозділах

    4.2.4 Контроль протоколів

    Організація повинна документувати у вигляді одного або декількох документів всіх правил, що стосуються управління всіма видами записів, створюваних в Організації. Нижче наведено перелік можливих варіантів документування правил управління записами.

    • Процедура управління всіма видами записів в складі керівництва з Якості
    • Процедура управління документацією (документи і записи)
    • Процедура управління всіма видами записів як єдиний документ
    • Інструкція з використання спеціалізованого програмного забезпечення (ПО) для забезпечення документообігу.
    • Інструкція з діловодства, документообігу (зазвичай стосується записів, які обслуговують і стосуються адміністративної діяльності)
    • Номенклатура справ.
    • Паспорт процесу (в табличному вигляді містить інформацію про встановлених параметрах управління записами, створеними в даному процесі).
    • Альбом бланків для записів
    • Додатки до процедур, що містять зразки бланків.
    • Положення про відділи, підрозділи (часто містять опис і структуру звітної документації).

    Додатки та корисні посилання

    Шановні гості сайту! Хочу порекомендувати вам дуже цікавий Інтернет-ресурс www.gramma.ru. Цей ресурс називається "Культура писемного мовлення". На головній сторінці справа вгорі є малопомітна кнопка "Питання довідковій службі". Це зовсім дивна служба, яка, за моїми спостереженнями, працює цілодобово. Ви можете задати питання, що стосується застосування правил російської мови, і вам протягом дуже короткого часу - іноді протягом 10 хвилин (!) - дадуть письмову відповідь. Користуючись нагодою, висловлюю захоплення і вдячність цій клієнтоорієнтованої службі!

    Схожі статті