Міжнародна практика проведення експортних операцій передбачає здійснення певних видів комерційної діяльності. Вона складається з окремих етапів і стадій, на кожній з яких вирішуються конкретні завдання і виконуються формальності, пов'язані з оформленням, пересиланням і обробкою необхідної документації.
Проведення експортної операції передбачає подисканіе іноземного контрагента, встановлення з ним контакту, проведення переговорів про укладення угоди, правове оформлення угоди, її виконання шляхом проведення операцій, що забезпечують доставку товару і його передачу контрагенту у власність або в цілях подальшої реалізації в залежності від застосовуваних експортером методів торгівлі .
Процедура і техніка експортних угод
Техніка проведення прямих експортних операцій розбивається на кілька етапів: підготовка до укладання контрактів купівлі-продажу; заключення контрактів; виконання контрактів. Кожен етап розбивається на кілька послідовних стадій.
Підготовка до укладання контрактів купівлі-продажу
Вибір контрагента - питання дуже важливий і складний. Він залежить від характеру і предмета угоди, країни укладення та виконання контракту, ємності ринку, кон'юнктури на даному ринку. При виборі контрагента виникає питання: на якому ринку (т. Е. В якій країні) краще продати товар, з яким іноземним покупцем краще укласти угоду? У період підготовки до укладення угоди проводиться вибір і встановлення контактів з передбачуваним контрагентом.
При виборі контрагента враховуються численні фактори: наявність міжурядових торгових угод або протоколів про взаємні поставки протягом певного періоду часу; ступінь монополізації ринку великими фірмами і можливість проникнення на ринок; тривалість торгових відносин з тією чи іншою фірмою (перевага надається фірмі, добре зарекомендувала себе в минулому); характер діяльності фірми (т. е. є фірма споживачем даного товару або виступає в якості торгового посередника). Визначивши можливих контрагентів, експортер приступає до встановлення контактів з ними.
Підготовка експортної угоди
У процесі підготовки експортної угоди на основі прямих зв'язків між контрагентами продавець може використовувати різні способи встановлення контактів з потенційними покупцями:
- направити пропозицію (оферту) безпосередньо одному або декільком можливим іноземним покупцям;
- прийняти і підтвердити замовлення покупця;
- направити покупцеві пропозицію у відповідь на його запит із зазначенням конкретних умов майбутнього контракту або проформой контракту;
- взяти участь в торгах шляхом надання тендера організаторам торгів;
- взяти участь в торгово-промислових виставках і ярмарках, як міжнародних, так і національних;
- направити можливому покупцеві комерційне лист з інформацією про наміри вступити в переговори з приводу укладення конкретної угоди;
Коли ініціатива вступу в переговори виходить від продавця, він може направити передбачуваному покупцеві оферту. Оферта, містить всі основні умови майбутньої угоди: найменування товару, кількість, якість, ціна, умова поставки, термін поставки, умови платежу, характер тари і упаковки, порядок приймання-здачі, загальні умови поставки.
У міжнародній торговельній практиці розрізняють два види оферти: тверду і вільну. Про вигляді оферти на ній повинна бути зроблена відповідна напис.
Участь експортера в торгово-промислових виставках і ярмарках має на меті не тільки показати досягнення фірми по продукції, що випускається, а й укласти комерційні контракти. Основний вид контрактів, що укладаються на виставках і ярмарках, - це угоди за виставленими зразками (а також моделям, кресленнями, каталогами) з наступною поставкою товару. Інший вид угод - продаж самих експонатів: машин і устаткування, предметів тривалого користування і деяких видів товарів широкого вжитку. При укладанні таких угод зазвичай обмовляється, що покупець забирає куплений товар після закриття ярмарку або виставки. В окремих випадках продавець (експонент) може взяти на себе доставку товару покупцеві.
Залежно від загальних правил, встановлених на даній виставці або ярмарку, або від міжурядових угод експонент може завезти на територію ярмарку або виставки і продати на ній кілька товарів в межах встановлених контингентів. Розмір контингентів встановлюється в сумі, що дозволяє експоненту покрити його витрати в місцевій валюті на оплату зайнятої під стендами площі, по транспортним витратам і перебуванню його представників.
Коли ініціатива укладення угоди виходить від імпортера, він може використовувати такі способи встановлення контактів з потенційним продавцем-експортером:
- направити потенційному або вже відомому продавцю замовлення;
- направити запит виробнику цікавлять імпортера товарів;
- оголосити торги з запрошенням до участі фірм, які можуть прийняти і виконати умови організаторів торгів;
- направити потенційному експортеру комерційне лист про наміри вступити в переговори у відповідь на його пропозицію.
Широко поширений спосіб підготовки експортної угоди - вивчення умов замовлення, отриманого від покупця, і або підтвердження його і прийняття до виконання, або відхилення, можливе без пояснення причин.
Практикується видача замовлень постійним контрагентам. Тому в замовленнях в багатьох випадках вказуються тільки найменування товару, його кількість, термін поставки, а в разі потреби і деякі специфічні умови, притаманні даному конкретному замовленню (наприклад, місце здачі товару). У всьому іншому сторони можуть керуватися загальними умовами договору, укладеного між ними (якщо такий є), або умовами раніше виданого замовлення або контракту, на підставі яких імпортер перейшов потім до практики замовлень (з посиланням на його номер і дату).
У запиті вказується точне найменування потрібного товару, його якість, сорт, кількість. При запиті пропозицій на машини і обладнання вказуються необхідні відомості для їх виготовлення або бажані орієнтовні техніко-економічні параметри (наприклад, потужність, продуктивність, кількість оборотів, швидкість, витрата палива, ККД; вага, габарити і ін.).
Ціна, за якою імпортер готовий купити даний товар, в запитах не вказується, а обумовлюється лише спосіб фіксації ціни, бажаний покупцеві. У запитах на складні машини і устаткування імпортер зазвичай просить вказати в оферті ціну по кожній позиції окремо. Якщо покупець був ознайомлений з прейскурантом експортера і цінами на його продукцію, він може запросити згоду експортера на надання знижки з ціни і навіть запропонувати срой вид і розмір знижки.
У ряді випадків імпортер запитує про те, які додаткові послуги будуть надані йому експортером, і вказує найбільш прийнятні для нього умови платежу. Важливим елементом запиту є вказівка про бажаний для покупця термін поставки. У запиті може бути сказано, до якої дати покупець буде чекати пропозицію.
Визначивши за відповідними джерелами інформації споживачів своєї продукції, експортер може направити їм комерційні листи з пропозицією провести переговори з приводу можливої угоди, а також направити проформу свого контракту з загальними умовами поставки.
Використання прямих контактів імпортера з передбачуваним постачальником-експортером шляхом направлення йому комерційного листи з пропозицією провести переговори і укласти контракт представляється можливим і доцільним в таких випадках:
- коли необхідно термінове виконання поставки на невелику суму;
- коли угода носить конфіденційний характер;
- коли поставка товару може бути здійснена на належному техніко-економічному рівні саме цим постачальником, що володіє відповідними патентами або виступаючим монополістом на світовому ринку;
- коли така поставка передбачена в міжурядовій угоді.
Проведення попередніх переговорів
Найбільшого поширення в комерційній практиці отримали переговори, що проводяться шляхом листування. Спосіб листування використовується при укладанні угод на основі замовлень, запитів. Основні переваги укладення експортної угоди шляхом видачі замовлення - оперативність (замовлення передаються по телеграфу або телетайпу) і економічність (скорочується листування, витрати на поїздки для особистих переговорів і ін.).
Особисті переговори широко використовуються для встановлення контактів з передбачуваними контрагентами на виставках і ярмарках, при укладанні контрактів на великі партії товарів або товарообмінних операцій при узгодженні кооперованих поставок і т. П. Вони зазвичай мають велике, а часто і вирішальне значення для прискорення або виходу з глухого кута тривалі переговори за допомогою листування. Іноді листування щодо укладення контракту триває 3-4 місяці і більше, а в результаті особистих зустрічей він підписується в 2-3 дня. Практика показує, що в ділових відносинах постійного успіху досягають ті фірми, які систематично підтримують особисті контакти зі своїми основними контрагентами.
У переддоговірних період зазвичай складається проект договору купівлі-продажу, в якому враховується фактична домовленість, досягнута сторонами. Проект контракту складається однією зі сторін і ретельно вивчається інший. Узгодження умов ведеться до тих пір, поки не буде досягнута домовленість по всім умовам контракту. Після цього виробляється остаточний текст контракту.
Укладання контрактів на машини і обладнання передує тривалий період розробки і узгодження сторонами техніко-економічних умов, які згодом включаються в якості невід'ємної складової частини контракту. Досить часто ці умови розробляє покупець (за допомогою інженерно-консультаційних фірм) і пропонує їх продавцю. Переговори про комерційні умови контракту (комерційні переговори) починаються тільки після закінчення технічних переговорів.